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COVID-19
Compte tenu du contexte exceptionnel que nous vivons en ce moment, des mesures ont été mises en place afin de prévenir la propagation de la COVID-19. Notamment, s'il y a lieu, les entrevues se feront par vidéoconférence ou par téléphone.
L’arrondissement de Pierrefonds-Roxboro, situé au nord-ouest de l’île, s’étend sur 27 km le long de la rivière des Prairies. Il est caractérisé par la qualité de ses milieux de vie, son dynamisme et sa volonté d’innover. Ses nombreux parcs et espaces verts permettent à la population de vivre dans un environnement de choix ainsi que dans des quartiers tranquilles.
VOS DÉFIS
Vous effectuez des tâches de secrétariat de nature variée, afin d'apporter un soutien administratif à la Division de la culture, des bibliothèques et du développement social. Une expérience dans ces domaines est souhaitable. Vous devez démontrer une habileté à communiquer aisément avec la clientèle interne et externe ainsi qu'avoir la capacité à transiger avec plus d'un gestionnaire en même temps. Vous devez également vous familiariser avec une variété de pratiques et de procédures, faire les suivis des achats matériels pour la division ainsi que les suivis des dossiers décisionnels.
VOS PRINCIPALES RESPONSABILITÉS
- Tenir l'agenda de son supérieur; rédiger de la correspondance d'ordre courant.
- Recevoir et transmettre les appels téléphoniques.
- Recevoir le courrier, en prendre connaissance, et l'acheminer au bon destinataire.
- Vérifier la correspondance à expédier et s'assurer qu'elle ne contient pas d'erreur.
- Exercer un suivi sur le cheminement des documents et sur les échéances; effectuer les rappels nécessaires auprès des personnes concernées.
- Organiser les déplacements de son supérieur (transport, hébergement, avance de fonds, compte rendu de dépenses, etc.).
- Effectuer la préparation matérielle des réunions, procéder aux convocations, prendre des notes lors de ces dernières et rédiger des comptes rendus ou projets de procès-verbaux.
Scolarité
Détenir un diplôme d'études professionnelles (DEP), programme d'étude et secteur appropriés tel qu'un DEP en secrétariat ou une attestation d'études collégiales (AEC) en bureautique option adjoint de direction.
Expérience
Posséder deux (2) années d'expérience dans un travail permettant de se familiariser avec la nature de l'emploi. L'expérience doit comprendre des tâches en secrétariat et du support administratif.
Autre exigence
Connaissance de la langue anglaise parlée et écrite (niveau élevé).
Note additionnelle
La connaissance des logiciels de la suite Microsoft Office et de la suite Google ainsi que des applications SIMON, gestion des dossiers décisionnels (GDD) et Kronos est souhaitable.
Horaire : 35 heures par semaine - de jour, du lundi au jeudi de 8 h à 16 h 45 et le vendredi de 8 h à 12 h
Lieu : 13555, boulevard de Pierrefonds, Pierrefonds
Cet affichage pourrait donner lieu à une qualification.
Vous devez fournir votre diplôme ou équivalence lors de la postulation en ligne sans quoi, le dossier sera considéré incomplet.
Précision pour les employé(e)s qui sont nommé(e)s dans un poste de promotion ou en vue de la permanence :
Les fonctionnaires qui n'ont pas complété leur période d'essai dans un poste de promotion ou en vue de la permanence ne peuvent soumettre leur candidature dans le cadre du présent affichage, à moins de joindre l'autorisation écrite de leur supérieur(e) immédiat(e).
La Ville de Montréal applique un programme d'accès à l'égalité en emploi et invite les femmes, les autochtones, les minorités visibles, les minorités ethniques et les personnes handicapées à soumettre leur candidature.
Veuillez nous faire part de tout handicap qui nécessiterait des arrangements spéciaux adaptés à votre situation advenant que vous soyez invité(e) à un processus d'évaluation. Soyez assuré(e) que nous traiterons cette information en toute confidentialité.
