POSITION SUMMARY

Atmosphere Event Communications is looking for an awesome Events Coordinator! This person will play a key role in supporting our Event Managers with planning, organizing and executing live event campaigns for B2B and B2C customers in Canada and abroad. 

The candidate will be involved in both the creative process and logistical planning, using their strong analytical and creative skills-set to support the planning and delivery of the event and ultimately, contributing to a memorable and flawlessly executed experience for attendees and stakeholders.

We are looking for someone that is extremely passionate about all facets involved in the events delivery process!! Someone that has an eye for the smallest of details. Someone that is always looking for a better way, to improve, redefine and raise the bar!!

The individual possesses exceptional collaborative and interpersonal skills; can take direction as well as be proactive in moving things forward and is a dynamic team player who thrives under the buzz of being busy.

Note that this is a position that can/will evolve, grow and change based on the capabilities, learning curve and experience of the candidate selected.  The candidate can impact the direction of the position’s job description and evolve into something more!!  An attentive on-boarding process and a professional development plan tailored to your needs and aspirations is a key part of our approach when you join our team.

MAIN RESPONSIBILITIES

·         Assist event managers in the daily activities and support by coordinating face to face meeting requirements involving sending invitations, creating agendas, preparing video conference meetings, preparing debriefs and meeting summary notes and communicating information to both the planning team and with clients.

·         Support in the creation of intricate conceptual proposals designed to communicate ideas for event campaigns and have the ability and vision to link creative and logistic details and bring them together in a cohesive and consistent presentation.

·         Develop and update operations documentation for budgets, critical paths, timelines, scheduling, suppliers, event manuals, etc.

·         Assist event managers in the sourcing, preparation and coordination of event services such as audiovisual, production, attendee registration, accommodation, catering, décor, graphic design, video and venue setup; etc…

·         Coordinate with different suppliers for the event, confirming service details, delivery and agreed timelines; surveying the invoicing and payment process of suppliers.

·         Provide on-site logistics support in the lead up to-during and after event, including set-up and dismantle and troubleshooting on the day of the event to ensure that all runs smoothly;

·         Coordinate the post-event evaluation process, gather feedback and collate information to be presented in an organized and structured manner.

QUALIFICATION AND EXPERIENCE REQUIRED

·         At least three years of relevant experience working directly in an event management, communications/marketing agency.

·         First-hand experience in developing and updating PowerPoint presentations, floor plans and Excel spreadsheets.

·         Perfectly bilingual (French/English), with strong English speaking and writing skills;

·         Available for travel in Canada and abroad;

PERSONAL COMPETENCIES REQUIRED

·         Ability to work in a fast-paced, growing entrepreneurial and dynamic environment;

·         Meticulous attention to detail;

·         Ability to prioritize under pressure;

·         Problem-solving skills and diplomacy;

·         Creativity, curious and “artistic eye”;

·         Seeking an opportunity to evolve professionally within the company

·         Quick learner, with a flexible and proactive approach;

·         Self-motivation and enthusiasm;

·         Team player who can work autonomously;

·         Extremely Customer Focused

TOOLS AND IT SKILLS REQUIRED

·         Excellent skills using the Microsoft 365 with emphasis on PowerPoint and Excel 

·         Strong background in the use of graphic design software is an asset

·         Savvy with social media

·         Strong interest in new technologies

·         Other collaborative software are valuable assets.

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SOMMAIRE

Atmosphere Event Communications est à la recherche d'un super coordinateur/trice d'événements! Cette personne jouera un rôle clé en aidant les gestionnaires d’événements à planifier, organiser et exécuter des campagnes d’événements en direct pour les clients B2B et B2C au Canada et à l’étranger.

Le candidat participera à la fois au processus de création et à la planification logistique. Utilisant leurs compétences analytiques et créatives pour soutenir la planification et la réalisation de l'événement et ultimement, contribuer à une expérience mémorable et parfaitement exécutée pour les participants et les intervenants.

Nous recherchons quelqu'un qui est extrêmement passionné par toutes les facettes impliquées dans le processus de livraison d'événements! Quelqu'un qui a l'œil pour le moindre détail. Quelqu'un qui est toujours à la recherche d'un meilleur moyen d'améliorer, de redéfinir et d'élever la barre !

L'individu possède des compétences exceptionnelles en matière de collaboration et de relations interpersonnelles, peut prendre la direction et être proactif pour faire avancer les choses. C'est un joueur d'équipe dynamique qui prospère malgré d'être dans le jus et le chaos.

Notez qu'il s'agit d'une position qui peut / va évoluer, grandir et changer en fonction des capacités, de la courbe d'apprentissage et de l'expérience du candidat sélectionné. Le candidat peut influer sur l’orientation de la description de poste et évoluer vers quelque chose de plus grandiose ! Un processus d'intégration attentif et un plan de développement professionnel adapté à vos besoins et à vos aspirations, constituent un élément clé de notre approche lorsque vous devenez un membre de notre équipe, sans parler des avantages intéressants de bureau!

RESPONSABILITÉS PRINCIPALES

• Assister les gestionnaires d'événements dans leurs activités quotidiennes et leur apporter son soutien en coordonnant les réunions en face à face y compris l’envoi d'invitations, création d'agendas, préparation de réunions par vidéoconférence, préparation de comptes rendus et de notes de synthèse de réunion et communication d'informations à la fois à l'équipe de planification et aux clients.

• Aider à la création de propositions conceptuelles complexes conçues pour communiquer les idées des campagnes événementielles at avoir la capacité et la vision de relier les détails créatifs et logistiques dans le but de produire une présentation constante et cohérente.

• Développer et mettre à jour la documentation des opérations pour les budgets, les échéanciers critiques, les calendriers, la planification, les fournisseurs, les manuels d'événements, etc.

• Assister les gestionnaires d'événements dans la recherche, la préparation et la coordination de services tels que l'audiovisuel, la production, l'enregistrement des participants, l'hébergement, la restauration, la décoration, la conception graphique, la vidéo et la configuration du lieu; etc…

• Coordonner avec différents fournisseurs pour l'événement, en confirmant les détails de service, la livraison et les délais convenus; surveillance du processus de facturation et de paiement des fournisseurs.

• Fournir un soutien logistique sur place pendant et après l'événement, y compris l'installation, le démontage et le dépannage le jour de l'événement pour assurer le bon déroulement de l'événement;

• Coordonner le processus d'évaluation post-événement, recueillir du feedback et rassembler les informations à présenter de manière organisée et structurée.

QUALIFICATIONS ET EXPERIENCE REQUISES

• Au moins trois années d’expérience pertinente dans une agence de gestion d’événements, de communication / marketing.

• Expérience pratique de l’élaboration et de la mise à jour de présentations PowerPoint, de plans de site et de feuilles de calcul Excel.

• Parfaitement bilingue (français / anglais), avec de fortes compétences en anglais orale et écrite;

• Disponible pour voyager au Canada et à l'étranger;

COMPÉTENCES  REQUISES

·         Capacité à travailler dans un environnement entrepreneurial, dynamique et en pleine croissance;

·         Excellentes compétences organisationnelles, méticuleuses et une attention particulière portée aux détails;

·         Capacité à prioriser sous pression;

·         Compétences en résolution de problèmes et diplomatie;

·         Créativité, œil curieux et “artistique”;

·         Recherche une opportunité d'évoluer de manière professionnelle au sein de l'entreprise

·         Apprend rapidement, avec une approche flexible et proactive;

·         Motivation personnelle et enthousiasme;

·         Joueur d'équipe capable de travailler de manière autonome;

·         Extrêmement axé sur le client

OUTILS ET CAPACITÉS REQUISES

·         Excellente connaissance de la suite Microsoft Office, notamment PowerPoint, Excel, Adobe, Illustrator et Photoshop.

·         Fortes connaissances en utilisation des outils Web et compétences en médias sociaux;

·         Fort intérêt pour les nouvelles technologie

·         Autres logiciels collaboratifs sont des atouts précieux.