Sous la supervision de la gestionnaire, centre de conférences et événements, le ou la titulaire aura la responsabilité de supporter l’organisation d’événements (commandites et partenariats) ainsi que les opérations des réservations de salles et de la facturation du centre de conférences.  L’horaire de travail est de 7 h 30 à 15 h 30 du lundi au vendredi.

RÔLE ET RESPONSABILITÉS

Centre de conférences

• Assister la gestionnaire, centre de conférences et événements dans les tâches administratives reliées au centre de conférences et aux événements telles qu’effectuer la facturation (traiteurs, fournitures, personnel, etc.) du centre de conférences;
• Accueillir les visiteurs et les diriger vers la salle d’attente de la réception;
• Communiquer avec le membre approprié du cabinet pour annoncer l’arrivée du visiteur;
• Assurer le fonctionnement du standard téléphonique, répondre aux appels entrants au cabinet et les transférer à la bonne personne. Donner les renseignements généraux sur le cabinet selon les besoins des personnes qui appellent;
• Coordonner l’horaire des salles de conférence en utilisant la base de données de réservation des salles de conférence du cabinet (Rendez Vous). Répondre rapidement aux demandes de réservation de salles de conférence que les membres du cabinet peuvent faire par téléphone ou par courriel et faire les suivis quotidiens des réservations / confirmations de salles.

Événements

• Coordonner la logistique (réservation et aménagement des salles, location des équipements audiovisuels, production des présentations, réalisation des invitations et du matériel imprimé, choix alimentaires) liée à la tenue des événements;
• Préparer des échéanciers et des budgets pour les événements et les activités de commandites;
• En collaboration avec la designer graphique, gérer la conception et la production du matériel graphique lié aux événements ou aux commandites;
• Connaître et utiliser le logiciel de base de données des contacts/clients du cabinet;
• Sélectionner des outils de visibilité du cabinet;
• Coordonner, sur les lieux le jour de l’événement, toute la logistique (de l’accueil à la conclusion);
• Assister les spécialistes, événements marketing lors d’événements si besoin.

PROFIL RECHERCHÉ

• Technique en administration ou diplôme collégial (préférence en relations publiques, en marketing, en communication ou un domaine connexe) ou la combinaison équivalente d’études et d’expérience;
• Détenir au moins trois années d’expérience pertinente dans l’organisation d’événements corporatifs;
• Bilinguisme oral et écrit;
• Maîtrise des logiciels Word, Excel et PowerPoint;
• Entregent et excellent sens du service à la clientèle;
• Excellent sens de l’organisation;
• Capacité de gérer plusieurs dossiers simultanément;
• Autonome, motive(e) et capable de travailler en équipe;
• Capacité de gérer les priorités et de travailler des heures prolongées;
• Capacité de travailler sous pression et de respecter de courts échéanciers;
• Se comporter de façon professionnelle et avec enthousiasme en tout temps.

À PROPOS DE FASKEN

Fasken est un cabinet d’avocats chef de file à l’échelle internationale et qui compte plus de 700 avocats répartis dans neuf bureaux sur quatre continents. Les clients font appel à nous pour se prévaloir de conseils juridiques pratiques, innovateurs et économiques. Nous trouvons des solutions aux problèmes commerciaux les plus complexes, offrons une valeur exceptionnelle et plaçons le client au cœur de toutes nos activités.

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N.B. L’usage du genre masculin a été utilisé afin d’alléger le texte.