Relevant de la directrice du bureau des offres, l’adjoint au bureau des offres est en charge d’effectuer un ensemble de tâches reliées à la production et au suivi des propositions pour tous les services de l’organisation, de supporter les membres de la direction pour divers besoins ainsi que d’agir en soutien aux opérations du bureau de Montréal. Il sera notamment impliqué dans l’ensemble du processus de réponse aux appels d’offres, principalement pour le volet administratif. Plus précisément, il soutient la coordination de la préparation des offres et propositions. Il exécute également une gamme de tâches variées : gestion des agendas, accueil de clients au besoin et autres tâches administratives. Travaillant en étroite collaboration avec la Directrice il sera appelé à interagir avec les équipes de vente, opérations et les conseillers de l’organisation.

RESPONSABILITÉS DU POSTE

Bureau d’offres :

• Effectuer des recherches d’appels d’offres sur SE@O, Merx et autres sites afin de repérer les offres potentielles et les occasions d’affaires pour les différents centres d’expertise d’Edgenda;
• Préparer des synthèses des exigences et clauses spécifiques des appels d’offres
• Coordonner l’aspect logistique de la préparation des offres de services : organiser la réunion de démarrage et les rencontres de suivi; préparer les documents administratifs et formulaires nécessaires; gérer l’impression, le packaging et l’envoi des propositions.
• Participer à la mise en forme des documents en s’assurant de répondre à toutes les exigences des appels d’offres et selon les normes de qualité et gabarits de l’entreprise;

• Faire des recherches et compiler des renseignements pertinents sur le client, le contexte et l’historique du projet afin d'aider à l’établissement de stratégies gagnantes;
• Mettre à jour l’ensemble des informations sur les opportunités liées aux appels d’offres dans le CRM de l’entreprise;
• Fournir du soutien pour la conception d’éléments graphiques et de tout autre matériel promotionnel utilisé dans les offres de services;
• Assurer le suivi des échéanciers auprès des parties prenantes;
• Assurer l’archivage numérique de tous les documents relatifs aux offres de services et participer à la maintenance et à la mise à jour de la bibliothèque de contenus;
• Tenir à jour une base de données des curriculum vitae des employés et collaborateurs de l’organisation;
• Autres tâches connexes.

Soutien aux opérations du bureau de Montréal :

• Au besoin, recevoir et accueillir les clients du centre de formation de Montréal;
• Effectuer ponctuellement des tâches administratives et logistiques en support à l’équipe des opérations (préparation d’envois, réservations, préparation de salles, commandes de matériel, etc.).

Soutien à la direction :

• Assister le chef des opérations (COO) et d’autres membres de la direction dans la gestion des agendas et la planification des rendez-vous;
• Effectuer les réservations de déplacements et la logistique qui s'en suit;
• Coordonner les réunions et évènements internes (invitations, réservation de salles, etc.);
• Effectuer la préparation des ordres du jour et des procès-verbaux;
• Rédiger des documents, lettres, présentations, courriels, etc.;
• En cas de besoin, soutenir l’équipe de service à la clientèle du centre de formation;
• Effectuer toute autre tâche administrative afin de supporter l’équipe de direction.

PROFIL RECHERCHÉ

• Diplôme (DEP/DEC minimum) ou certificat en secrétariat, administration, communication, marketing ou toute autre discipline pertinente;
• Minimum un (1) an d’expérience pertinente;
• Très bonnes habiletés rédactionnelles, grandes aptitudes en coordination et souci du détail;
• Excellente maîtrise des outils Microsoft Office (PowerPoint, Excel, Word) et connaissance d’Office 365 et de ses applications (Teams notamment);
• Bon sens du service à la clientèle externe et interne;
• Bilinguisme (français et anglais);
• Atouts : Connaissance du processus d’appel d’offres et du secteur des services professionnels.