We are experiencing major growth and looking to add key members to our highly skilled events management team! With the addition of a Director of Operations spearheading our growth transition, our focus has not only been about acquiring talent but also providing our Team with the tools, skills and environment needed to successfully deliver our high profile, live campaigns and professional events. This is a very exciting time and opportunity to join Atmosphere!!

POSITION SUMMARY

Currently, we are seeking an Events Coordinator to play a major role in assisting Event Managers with planning, organizing and executing live event campaigns for B2B and B2C customers in Canada and abroad.  As an integral part of the team, the position holder will have a duo-role – to ensure the day to day administration of the office AND to provide logistical and creative support in the delivery of events.

This position allows you to experience many different areas of events management, from overseeing the daily functioning of our operations to working directly on-site during events.  You will be part of the planning and creative process, using your strong skills in creating and manipulating presentation decks, contributing to the delivery of event requirements in the lead-up to and day of the event, and ultimately, contributing to a memorable and flawlessly executed experience for the attendees and stakeholders.

The individual possesses exceptional collaborative and interpersonal skills; is a dynamic team player who enjoys the buzz of being busy and has strong computer skills, excellent organization and administration skills and a real eye for detail. This is a full-time position located at the Montreal headquarters with occasional travel required.

Note that this is a position that can/will evolve, grow and change based on the capabilities, learning curve and experience of the candidate selected.  The candidate can impact the direction of the position’s job description and evolve into something more!!  An attentive on-boarding process and a professional development plan tailored to your needs and aspirations is a key part of our approach when you join our team, not to mention relevant office perks!!

MAIN RESPONSIBILITIES

 Office Coordination: (25% of workload)

• General oversight of office procedures and ensuring the office operates smoothly and efficiently.
• Assist in developing and overseeing budgets, organizing a calendar of events and onboarding of new staff.

Event Coordination: (75% of Workload)

• Contribute in preparing conceptual proposals and creative editing of presentation decks using PowerPoint.
• Prepare events documentation needed for the project using Microsoft Office 365, particularly Excel and PowerPoint.
• Assist Event Managers in the planning and preparation of event logistics such as audiovisual, production, attendee registration, accommodation, catering, décor, graphic design, video and venue setup; etc…
• Coordinate and follow up with different suppliers for the event, confirming the service will be delivered with quality and within the timeline agreed;
• Assist in contacting clients throughout the event preparation process and handle their queries;
• Be on-site in the lead up to-during and after event to coordinate logistics, assembly, and dismantling of the event and troubleshoot on the day of the event to ensure that all runs smoothly;
• Assist in the management of invoice payments and updating various office documentation;
• Participate in the post-event evaluation and propose improvements for future events.

QUALIFICATIONS AND EXPERIENCE REQUIRED

• At least three years of relevant experience working in a professional office setting, ideally in an event management, communications/marketing agency, or start-up environment;
• Actual working experience in coordinating the day to day functions of an office.
• Creating and editing material for PowerPoint presentations and Excel (budgets).
• Background in communications, event management, and marketing are assets but not required.
• Perfectly bilingual (French/English), effective written and verbal communication and presentation skills;
• Available for travel in Canada and abroad;

PERSONAL COMPETENCIES REQUIRED

• Quick learner, with a flexible and proactive approach to handle a variety of tasks given;
• Ability to work in a fast-paced, growing entrepreneurial and dynamic environment;
• Excellent organizational skills, meticulous with outstanding attention to detail;
• Ability to prioritize under pressure;
• Problem-solving skills and diplomacy;
• Creativity, curious and “artistic eye”;
• Seeking an opportunity to evolve professionally within the company
• Self-motivation and enthusiasm;
• Team player who can work autonomously;
• Extremely Customer Focused

TOOLS AND IT SKILLS REQUIRED

• Excellent knowledge of the Microsoft Office Suite with emphasis on PowerPoint, Excel - with Adobe, Illustrator and Photoshop as bonus assets.
• Excellent Web tools and social media skills;
• Strong interest in new technologies
• Other collaborative software are valuable assets

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Nous connaissons une croissance importante et à la recherche de membres clés pour ajouter à notre équipe exceptionnelle de gestion d'événements! Avec l’ajout récente de notre directeur des opérations qui mène la charge de notre transition de croissance, notre objectif n’est pas seulement d’acquérir du talent mais également d’équiper notre équipe avec les outils, les compétences et l’environnement nécessaires pour bien réussir et livrer nos campagnes de grande envergure et nos événements professionnels. C'est une période très excitante et une belle opportunité de se joindre à l’équipe Atmosphère !!

SOMMAIRE DU POSTE

Nous recherchons actuellement un coordonnateur d'événements qui joue un rôle majeur en aidant les gestionnaires d'événements à planifier, organiser et exécuter des campagnes d'événements en direct pour les clients B2B et B2C au Canada et à l'étranger. En tant que partie intégrante de l’équipe, le titulaire de ce poste aura un double rôle: assurer l’administration quotidienne du bureau ET offrir un soutien logistique et créatif lors de la réalisation d’événements.

Ce poste vous permet de vivre l'expérience de nombreux domaines différents de la gestion d'événements, allant de la coordination du fonctionnement quotidien de nos opérations jusqu’à travaillant direct sur site pendant les événements. Vous ferez partie du processus de planification et de création en utilisant vos compétences pour la création et la manipulation de présentations, en contribuant à la livraison des besoins de l’événement avant et durant l’événement, tout dans le but de présenter un événement mémorable et sans faille.

L'individu possède des compétences exceptionnelles en matière de collaboration et de relations interpersonnelles. C’est un joueur d’équipe dynamique qui aime être occupé et qui possède de solides compétences en informatique, d’excellentes compétences en organisation et en administration et un réel souci du détail. Il s’agit d’un poste à temps plein situé au siège social de Montréal avec des déplacements occasionnels.

Notez qu'il s'agit d'une position qui peut / va évoluer, grandir et changer en fonction des capacités, de la courbe d'apprentissage et de l'expérience du candidat sélectionné. Le candidat peut influer sur l’orientation de la description de poste et évoluer vers quelque chose de plus grandiose !! Un processus d'intégration attentif et un plan de développement professionnel adapté aux besoins et aspirations de nos employés, constituent un élément clé de notre approche lorsque vous devenez un membre de notre équipe, sans parler des avantages intéressants de bureau!!

RESPONSIBILITÉS PRINCIPALES

 Coordination du bureau: (25% de la charge de travail)

• Coordination générale des procédures de bureau et veiller à ce que le bureau fonctionne efficacement;

• Participer à l’élaboration et à la supervision des budgets, à l’organisation d’un calendrier des événements et à l’accueil de nouveaux employés.

Coordination des événements: (75% de la charge de travail)

• Contribuer à la préparation de propositions conceptuelles et à l'édition créative de présentations en utilisant PowerPoint.

• Préparez la documentation des événements nécessaire pour le projet à l'aide de Microsoft Office 365, en particulier Excel et PowerPoint.

• Assister les responsables d'événements dans la planification et la préparation de la logistique des événements, tels que l'audiovisuel, la production, l'enregistrement des participants, l'hébergement, la restauration, la décoration, la conception graphique, la vidéo et la configuration des lieux; etc…

• Coordonner et faire le suivi avec différents fournisseurs pour l'événement, en confirmant que le service sera fourni avec qualité et dans les délais convenus;

• Contacter les clients tout au long du processus de préparation de l'événement et répondre à leurs questions;

• Être sur le terrain, pendant et après l'événement, pour coordonner la logistique, l'assemblage et le démantèlement de l'événement, ainsi que gérer les imprévus le jour de l'événement pour s'assurer que tout se déroule bien;

• Aider à la gestion des paiements de factures et à la mise à jour de divers documents de bureau;

• Participer à l'évaluation post-événement et proposer des améliorations pour des événements futurs

QUALIFICATIONS ET EXPERIENCE REQUIS

·         Au moins trois années d'expérience pertinente dans un bureau professionnel, idéalement dans un environnement de gestion d'événements, une agence de communication / marketing ou de start-up;

·         Expérience professionnelle réelle dans la coordination des tâches quotidiennes d'un bureau.

·         Création et édition de matériel pour les présentations PowerPoint et Excel.

·         Les antécédents en matière de communication, de gestion d'événements et de marketing sont des atouts, mais ils ne sont pas obligatoires.

·         Parfaitement bilingue (français / anglais), compétences efficaces en communication écrite et orale et en présentation;

·         Disponible pour voyager au Canada et à l'étranger;

COMPÉTENCES REQUIS

·         Apprend rapidement, avec une approche flexible et proactive pour gérer une variété de tâches;

·         Capacité à travailler dans un environnement entrepreneurial, dynamique et en pleine croissance;

·         Excellentes compétences organisationnelles, méticuleuses et une attention particulière portée aux détails;

·         Capacité à prioriser sous pression;

·         Compétences en résolution de problèmes et diplomatie;

·         Créativité, œil curieux et “artistique”;

·         Recherche une opportunité d'évoluer de manière professionnelle au sein de l'entreprise

·         Motivation personnelle et enthousiasme;

·         Joueur d'équipe capable de travailler de manière autonome;

·         Extrêmement axé sur le client

OUTILS ET CAPACITÉS IT REQUIS

·         Excellente connaissance de la suite Microsoft Office avec forte accent sur PowerPoint et Excel - l'ajout de Adobe, Illustrator et Photoshop est un plus!!

·         Fortes connaissances en utilisation des outils Web et compétences en médias sociaux;

·         Fort intérêt pour les nouvelles technologie

·         Autres logiciels collaboratifs sont des atouts précieux.