Numéro d'affichage: 19-20/087

Catégorie d'emploi: Technique

Statut de l'emploi: Remplacement - 6 mois

Classe / Salaire: 25,33 à 38,56 $ (Classe 8)

Service: Bureau du recrutement étudiant et de la coordination internationale

Durée et Horaire: 35 heures par semaine, du lundi au vendredi

Début du mandat: Dès que possible

Date limite pour postuler: 8 septembre 2019, 17 h

Appellation interne: Technicienne ou Technicien en information

QUI SOMMES-NOUS?

L’École de technologie supérieure, un établissement de l’Université du Québec, offre des programmes de baccalauréat, maîtrise et doctorat en génie. Situé dans Griffintown, à la jonction du Vieux-Montréal et du centre-ville, à distance de marche du métro et des gares Lucien-L'Allier et Bonaventure, l’ÉTS offre, outre un salaire compétitif, des assurances et un fond de pension généreux, plusieurs avantages dont : 

• Assurances collectives;
• Jusqu'à 21 jours de vacances par an;
• Horaire de 4 jours l’été;
• Accès privilégié à son centre sportif situé sur le campus ou sur place;
• Programme incitatif de transport en commun (rabais équivalent à 3 mois sur l'abonnement annuel);
• Stationnement pour auto et vélo à prix compétitif;
• Accès aux différentes ententes corporatives de l’École;
• CPE sur place, et bien d'autres avantages.

PLUS DE DÉTAILS SUR VOTRE RÔLE

Le Bureau du recrutement étudiant et de la coordination internationale a pour mission d’attirer des étudiants de qualité provenant du Québec ou d’ailleurs dans le monde, pour tous les programmes de l’École, des premiers cycles aux doctorats.

La ou le spécialiste recueille, prépare et diffuse de l’information relative à divers programmes, services et activités offerts; traite et analyse certains dossiers et assure le suivi auprès des usagères, usagers et intervenantes, intervenants concernés.

À ce titre, la ou le titulaire:

• Recueille et analyse de la documentation, en effectue une synthèse et rédige, à partir d’un cadre ou de directives établis, des documents d’informations, des courriels, des notes, des guides destinés à renseigner les usagères, usagers et les intervenantes, intervenants concernés ou à promouvoir certains programmes, services et activités.
• Reçoit des documents, les vérifie, les analyse et en effectue la synthèse, applique les règles et les procédures qui s’y rapportent et fait les suivis qui relèvent de sa responsabilité, par exemple : mise à jour de données concernant les étudiantes, étudiants, des institutions partenaires, les professeures, professeurs, etc.
• Communique avec des intervenantes, intervenants afin de colliger, vérifier, transmettre des renseignements et de répondre, dans la mesure de ses connaissances, afin d’assurer le suivi relatif à ses activités.
• Tient à jour des règles et des procédures relatifs à des programmes, des services et des activités; fait une analyse préliminaire des cas particuliers, assure un suivi auprès des intervenantes, intervenants et des usagères, usagers et réfère les cas complexes à son supérieur.
• Informe les étudiantes, les étudiants des procédures et des règles de nature administrative ou légale (par ex. : exigences en matière d’immigration, lors d’un séjour dans le cadre d’un programme d’échange aux fins d’études ou de recherche).
• Accueille à leur arrivée, les étudiantes, étudiants internationaux en provenance d’un programme d’échange, ainsi que les étudiantes, étudiants de l’ÉTS qui participent à un programme d’échange, sur une base individuelle, afin de les aider dans la préparation de leur dossier, de les renseigner sur les conditions nécessaires à l’obtention de bourses de mobilité ou relativement à toute question reliée à leur séjour au pays ou à l’étranger.
• Peut communiquer avec des intervenantes, intervenants d’établissements d’enseignement partenaires, sur des objets déterminés, concernant les processus et les règles s’appliquant aux programmes, aux services et aux activités en vigueur.
• Communique avec les usagères, usagers internes ainsi qu’avec des intervenantes, intervenants d’organismes gouvernementaux ou institutionnels afin de recueillir des renseignements pertinents concernant ses activités.
• Tient à jour dans les systèmes d’information, des données relatives à ses activités; compile et prépare des rapports statistiques relativement aux programmes, aux services et aux activités; produit des indicateurs, et ce, sur une base régulière, afin d’établir des analyses comparatives.
• Collabore à l’organisation et au déroulement d’activités telles que rencontres d’information, de recrutement, d’accueil d’étudiantes, étudiants, de visites, de délégations ou d’autres événements spéciaux.

Plus spécifiquement, il est attendu que la ou le spécialiste, affaires internationales:

• Effectue les tâches administratives en lien avec les programmes internationaux de financement et ententes inter-universitaires, en concertation avec le Service des finances.
• Tient à jour les outils de promotion, la documentation papier, les formulaires Web et les pages de tombée pour le recrutement et les échanges internationaux, à destination des futurs étudiants et des partenaires internationaux, en collaboration avec le Service des communications de l’ÉTS et des prestataires externes.
• Administre les campagnes de recrutement pour les clientèles cibles.
• Coordonne le processus d’accueil des stagiaires en laboratoire ainsi que le programme d’ambassadeurs pour les activités de promotion et de recrutement du BRÉCI à l’international.
• Soutient la logistique reliée à l’accueil de délégations étrangères à l’ÉTS et aux activités de représentation et de recrutement du BRÉCI à l’international.
• Répond aux diverses demandes d’information (partenaires, prospects, futurs étudiants, professeurs de l’ÉTS) et oriente au besoin.

Avez-vous ce qu'il faut pour relever le défi ?

• Diplôme d’études collégiales (DEC) dans une discipline appropriée.
• Minimum de deux (2) ans d’expérience technique pertinente dans un contexte interculturel, notamment en mobilité, en recrutement et/ou en relations internationales.
• Aptitude à travailler en équipe et bon sens de l’organisation (gestion des priorités et respect des échéanciers);
• Excellent sens du service à la clientèle;
• Souci du détail;
• Connaissance des politiques et règlements d’immigration, notamment en lien avec les étudiants étrangers et les stagiaires de recherche, un atout;
• Connaissance de la langue anglaise à l’oral et à l’écrit (niveau intermédiaire exigé).

Prendre note que les candidat(e)s retenu(e)s seront invité(e)s à passer un test linguistique.