Poste : Adjoint(e) administratif(ive)  

Temps plein, 37,5 h semaine

Lieu : Pointe-Claire

Créée en 1990 par les marchands Canadian Tire du Québec, la Fondation Bon départ du Québec assure le bien-être des enfants et des familles québécoises dans le besoin. Tournée vers l’épanouissement des plus vulnérables de notre société, sa réussite repose sur l’engagement des marchands Canadian Tire, des marchands retraités, des milliers d’employés, des clients des magasins, des partenaires et des donateurs. Chaque année, la Fondation Bon départ du Québec offre 1 000 séjours de répit et de camps de vacances gratuits à sa Base de plein air Bon départ en plus de verser près de 1 million de dollars pour soutenir des organismes de charité.

fondationbondepart.ca - bpabondepart.ca

CHAMP DE RESPONSABILITÉS

• Service à la clientèle
• Administration
• Comptabilité
• Activités-bénéfices

DESCRIPTION DU POSTE

Relevant de la directrice générale, la personne occupant ce poste offre un excellent service à la clientèle et coordonne l'ensemble du travail administratif et clérical. Elle assure le suivi des opérations administratives de la Fondation plus particulièrement, la mise à jour de la base de données, la gestion des appels, des courriels et du courrier, la facturation, la loterie hebdomadaire et le soutien à l’organisation des activités-bénéfices. 

RESPONSABILITÉS DU POSTE

• Secteur service à la clientèle
  • Assure un excellent service à la clientèle en répondant aux questions et aux préoccupations de manière rapide et professionnelle
  • Répond au téléphone, assure le suivi et dirige les appels aux bonnes personnes
  • Assure la réception et la gestion de la boîte courriel générale de la Fondation

• Secteur administratif et clérical
  • Reçoit, prépare et envoie le courrier
  • Rédige des lettres et des courriels selon les consignes
  • Assure la mise en page de différents documents, fusion de lettres et envois
  • Mets à jour la documentation
  • Responsable de la facturation et de son suivi
  • Prépare et expédie les différents envois Purolator de la Fondation (p. ex. les chèques géants aux magasins et aux organismes)
  • Prépare et envoie les reçus de charité
  • Assure la mise à jour de la base de données dans ProDon et des outils informatiques
  • Responsable des achats de papeterie et entretien d’équipements
  • Coordonne le bureau : classement, archivage des dossiers
  • Maintient à jour l’inventaire des produits promotionnels (tentes, chèques, bannières, polos, etc.)
  • Effectue la saisie de données dans ProDon 
  • Accomplis au besoin toutes autres tâches connexes

• Secteur comptabilité
  • Responsable de la réception des factures et du classement approprié
  • Prépare et comptabilise tous les dépôts dans ProDon; dont les charges Flex à la Société Canadian Tire et aux magasins (cotisations annuelles, loto 1000, charges activités-bénéfices)
  • Prépare les documents nécessaires pour la comptable
  • Assure le suivi des signatures des chèques et de leur envoi

• Secteur activités-bénéfices
  • Responsable des demandes de licence auprès de la RACJ et des suivis nécessaires
  • Responsable de l’attribution des billets et des gagnants de la loterie hebdomadaire (loto 1000)
  • Responsable de la mise à jour des listes de sollicitation et d’invitation
  • Responsable de l’attribution, de la distribution, du suivi et de la réception des 235 000 billets du tirage annuel 3$ pour un Bon départ
  • Responsable de l’envoi des invitations des activités telles que le tournoi de golf
  • Responsable de la compilation des bons de commande, résultats des sondages, etc.
  • Responsable de l’ensemble des entrées de données dans ProDon (inscription des participants, lots des encans, dons monétaires, commandites)
  • Participe aux différents comités en place
  • Rédige les comptes-rendus des rencontres des comités
  • Soutien l’équipe de la permanence
  • Est disponible pour aider pendant les événements

PROFIL RECHERCHÉ

• Possède un minimum de 2 ans d’expérience dans un poste similaire ou toute autre expérience jugée pertinente
• Diplôme collégial en bureautique, administration ou dans un domaine pertinent
• Excellente maîtrise de la langue française (à l’oral et à l’écrit) et de l’anglais (à l’oral et à l’écrit)
• Maîtrise des logiciels de la suite Office (Word, Excel, PowerPoint) et de ProDon (un atout)
• Expérience de travail en organisation d’événements et au sein d’organismes sans but lucratif est un atout

• Aime travailler en équipe
• Être orienté(e) vers le service à la clientèle
• Faire preuve d’initiative et de débrouillardise
• Sens aigu de l’organisation
• Hauts standards de qualité
• Entregent
• Honnêteté
• Polyvalence et capacité de gérer plusieurs dossiers à fois
• Bonne tolérance au stress
• Capacité de se faire connaître et respecter rapidement par un groupe

Période de travail : de jour

Statut d’employé(e) : poste à temps plein

Salaire selon l’échelle salariale en vigueur et bonne gamme d’avantages sociaux

Lieu du travail : bureau de la Fondation situé au 189, boul. Hymus, bureau 601, Pointe-Claire, H9R 1E9.

Les personnes intéressées doivent faire parvenir leur candidature accompagnée d’une lettre de présentation et de leur curriculum vitae au plus tard le vendredi 10 mai 2019, 16h, a/s de Justine Gauvin-Marchessault.

Seules les personnes retenues pour une entrevue recevront une réponse.