Sommaire du poste

Sous la responsabilité du chef au développement philanthropique offre assistance et soutien dans la réalisation des dossiers techniques, matériels et organisationnels qui lui sont délégués, notamment en contribuant de façon significative aux activités de la direction du développement philanthropique de la Fondation.

Il fournit un soutien administratif en lien avec les activités de la Fondation de même que participe et collabore aux activités de soutien de la direction des services.

Il participe à la vie associative de l’organisation et au maintien d’un climat de collaboration avec la direction et ses collègues. Il effectue toutes autres tâches connexes demandées par son supérieur immédiat, le tout en accord avec les procédures et règles internes de la Fondation.

Soutien à la réalisation des activités de financement de la Fondation et gestion de la base de données ProDon (70 %)

Appui au développement philanthropique / financement

• Soutient le chef du développement philanthropique dans la préparation des dossiers de sollicitation pour des donateurs potentiels, incluant : recherche d’informations, préparation de matériel de vente, production, envoi et réception des lettres, formulaires et tous autres documents requis.
• Agit à titre de responsable des données de ProDon, de l’entrée jusqu’à la production de rapports. Est la première responsable de la tenue à jour, de l’évolution et de l’utilisation optimale du logiciel (ProDon) en fonction des besoins de la Fondation. Fait la formation des utilisateurs, à la demande de son supérieur.
• Effectue la mise à jour du dossier et des fiches des donateurs et partenaires en veillant à l’intégrité des données (dossier physique et informatisé (ProDon)). Assure tous les suivis qui y sont reliés, selon les directives établies.
• Assiste le chef du développement philanthropique et le directeur général dans le suivi des comptes clients :
  • Effectue le traitement des dons (réception, saisie, émission des reçus, rapport de transactions, rappel de paiement) et  la transmission des documents de communication associés, selon les directives établies ;
  • Assure la compilation des factures et des dépôts afin de les transmettre au responsable de la tenue de livres après l’approbation de la direction générale.
  • Produit les rapports de gestion en lien avec la collecte de fonds.
• Collabore à la mise en œuvre des programmes de reconnaissance.
• Collabore à la préparation et à la transmission des communications externes, selon les directives des membres de l’équipe de la Fondation.
• Collabore et participe aux activités de sollicitation proposées et autorisées par son supérieur concernant la collecte de livre et le financement du programme La lecture en cadeau en faisant des appels de sollicitation auprès de donateurs.
• Maintient un service à la clientèle de qualité supérieure auprès des donateurs, bénévoles et partenaires en répondant à leurs demandes et préoccupations. Dirige les demandes au membre compétent de l’équipe.

Soutien à la réalisation des événements bénéfices

• Prend en charge le développement et suivi des événements, sous la supervision du Chef (préparation de listes de prospection et de matériel de vente, réception et traitement de bons de commandes, suivi de ventes, appui sur place lors des événements, etc.).
• Offre un soutien administratif dans la coordination des événements, tel que la prise en charge du suivi de ventes de billets et assure à la demande de son supérieur, une présence lors des événements, au besoin.
• Identifie et coordonne le matériel et l’équipement requis lors des activités bénéfices en appui au chargé aux communications et événements.
• Produit les bilans des résultats et tableaux selon les besoins et les transmets aux personnes concernées.

Soutien aux services (15%)

• Participe, en collaboration avec le chef des services, au développement de projets en lien avec les services notamment : les bourses et autres projets qui peuvent être développés dont la direction autorise préalablement.
• Participe à la saisie de données et produit les statistiques requises notamment le nombre d’organismes, de participants, etc.
• Au besoin, assure la relève du soutien téléphonique aux lignes Info-Alpha et Info Apprendre selon les standards de qualité qui lui sont demandés (fiches d’appels, recherches, …).

Soutien administratif de la Fondation (15 %)

• Agit comme première répondante à l’accueil de la Fondation, au téléphone et en personne, selon les normes de qualité en vigueur.
• Est responsable de la réception, de l’estampillage et du tri du courrier de l’administration.
• Est responsable de l’inventaire des fournitures de bureau.
• Planifie et coordonne l’agenda des rencontres du conseil d’administration.
• Exécute toutes autres demandes du Chef au développement philanthropique et du directeur général.