Relevant du (de la) Chef de l’exploitation, l’Adjoint(e) au Chef de l’exploitation offre un support technique et administratif au (à la) Chef de l’exploitation pour assurer le bon déroulement des opérations de l’OSM. Il (elle) est appelé à établir des liens fonctionnels avec les intervenants impliqués dans le suivi des dossiers et des mandats du (de la) Chef de l’exploitation. Il (elle) réalise en outre ses activités courantes dans le respect des valeurs et attitudes souhaitées.

RÔLES ET RESPONSABILITÉS

• Organiser les rencontres des divers comités, rédiger les ordres du jour et les procès-verbaux, préparer les dossiers requis pour ces rencontres, développer des outils de suivis et de rapports pour les différents comités, colliger l’information et réaliser l’assemblage de documents, coordonner et assurer les suivis, au besoin;
• Fournir du soutien administratif au (à la) Chef de l’exploitation (téléphone, coordonner et tenir l’agenda, courriel, suivis administratifs, etc.);
• Rédiger différentes correspondances;
• Effectuer toutes tâches techniques et administratives (bon de commande, mise à jour de certains budgets, mise à jour des dossiers et outils administratifs, allocations de dépenses, téléconférence, etc.);
• Réaliser des documents de présentation PowerPoint;
• Participer activement à la gestion du comité de direction;
• Assurer un soutien lors de la rédaction de contrats de partenariats;
• Peut être appelé à assister le directeur des tournées et opérations artistiques dans certaines tâches administratives (rédaction de certains documents, suivis, mise à jour de dossiers, etc.);
• Effectuer le classement, l’archivage et la destruction de documents selon la politique de l’organisation;
• Confirmer/rappeler les rendez-vous ainsi que les priorités quotidiennes et hebdomadaires et préparer les dossiers requis;
• Élaborer des systèmes administratifs et des protocoles concernant, entre autres, l’exploitation et la mise à jour de la base de données, etc.;
• Effectuer des recherches selon les demandes;
• Effectuer toute autre tâche connexe.

EXIGENCES DU POSTE

• Diplôme d’études universitaires de 1er cycle dans une discipline appropriée ou l’équivalent;
• Expérience pertinente d'au moins 3 ans dans une fonction similaire;
• Bonne connaissance de la musique classique;
• Très bonne maitrise de la Suite Office (PowerPoint, Excel);
• Bonne connaissance du milieu culturel national et international, un atout;
• Excellente maitrise des techniques rédactionnelles (français et anglais);

COMPÉTENCES ET ATTITUDES ORGANISATIONNELLES REQUISES

• Approche client (respect des engagements, proactivité et réactivité);
• Attitude professionnelle (Éthique, habillement, etc.);
• Autonomie;
• Communication verbale et écrite efficiente;
• Créativité et innovation;
• Disponibilité et flexibilité;
• Esprit d’analyse et de synthèse;
• Gestion des priorités / Temps;
• Habileté à travailler en équipe;
• Habileté à travailler en multidossiers;
• Habiletés à maintenir des relations privilégiées;
• Loyauté et engagement envers les clients et l’OSM;
• Maitrise des techniques rédactionnelles;
• Ouverture au changement;
• Résolution de problème;
• Respect des personnes;
• Sens de la confidentialité et de la discrétion;
• Sens de la planification et de l'organisation;
• Sens de l'action (faire preuve de leadership, initiative à l'égard de situations exigeant une action);
• Souci élevé de la qualité du travail.