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MANDAT GÉNÉRAL DU POSTE 

Relevant du Gestionnaire du développement d’affaires internationales et en étroite collaboration avec les Associés gestionnaires et les Directeurs sectoriels, la personne titulaire du poste est responsable de l’édition des documents relatifs aux offres de services et aux projets en opération, ainsi que de la production de matériel d’information et de communication du cabinet.

RESPONSABILITÉS

Éditique et graphisme

• Éditer les documents produits par le cabinet : utilisation de logiciels d’édition, de documents-modèles, de la mise-en-page, du graphisme, etc.
• Maintenir à jour les documents-modèles de la firme, pour les composantes des manifestations d’intérêt et des offres de services.
• Assembler toutes les composantes des manifestations d’intérêt, des offres de services ainsi que la logistique des dossiers de développement des affaires.
• Assurer la maintenance et la mise-à-jour périodique des bases de données relatives aux projets réalisés et aux profils du personnel.
• Contribuer à la veille quotidienne des opportunités d’affaires selon les critères établis par la direction.
• Assurer le suivi quotidien des progrès des opportunités d’affaires et, plus spécifiquement, des manifestations d’intérêt et offres de services, avec une grande attention aux détails.
• Documenter les meilleures pratiques afin d’améliorer la qualité et l’efficacité des processus et contribuer à la normalisation des outils existants.

Communications et administration générale

• Contribuer à la visibilité et au rayonnement de la firme en préparant du matériel promotionnel innovant (ex. habillage graphique élémentaire, capsules vidéo, etc.).
• Assurer la coordination, la production et la mise à jour de brochures informatives.
• Contribuer au développement et à la mise en œuvre d’un plan de communication.
• Alimenter le site web et les réseaux sociaux avec des nouvelles et des annonces.
• Assurer le soutien informatique des employés en interaction avec les services informatiques externes.
• Gérer l’équipement et l’inventaire des fournitures ainsi que la logistique administrative quotidienne du cabinet.
• Gérer la réservation et l’émission des billets d’avions et visas de voyage des équipes de projets.
• Placer et suivre les livraisons par messager ainsi que les commandes de consommables.

Employeur : C2D Services Inc.

Nature du poste : Poste à temps plein, contrat à durée indéterminée

Entrée en fonction : L’entrée en fonction est prévue en octobre 2018

Lieu de travail : C2D Services (1111, rue Saint-Urbain, bureau 210, Montréal)

PROFIL PROFESSIONNEL RECHERCHÉ :

• Expérience professionnelle d’au moins cinq ans en appui administratif ou éditique au sein d’une organisation de services professionnels mettant en œuvre des projets, dont au moins deux ans en montage d’offre de services.
• Diplôme d’études collégiales dans le domaine de la bureautique, de l’éditique, du design graphique, ou dans tout autre domaine connexe.
• Maitrise des technologies de l’information, des logiciels de la suite MS Office notamment EXCEL et de logiciels d’édition comme Adobe InDesign, Scribus, QuarkXpress, MS Publisher, Visio.
• Bilinguisme : maîtrise du français et de l’anglais, parlé et écrit. La connaissance d’une troisième langue est un atout.
• Expérience dans le domaine du développement international ou formations complémentaires en assurance qualité ou en commercialisation/développement des affaires considérées comme un atout.
• Maitrise de logiciels de gestion de la relation client (CRM) ou de suivi du développement des affaires (e.g. Salesforce) considérée comme un atout.
• Connaissances souhaitées dans le domaine des appels d’offres des gouvernements des pays en développement, des agences des Nations Unies, des agences bilatérales, des banques régionales, de la Banque mondiale, d’Affaires mondiales Canada, de l’Union Européenne.
• Autonomie, esprit d’initiative, sens de l’organisation, fiabilité, grande disponibilité.
• Sens du service à la clientèle, ouverture et entregent, souci du détail et de la qualité.
• Capacité à travailler sous pression avec des échéances serrées, simultanément sur plusieurs dossiers, et flexibilité dans les horaires de travail.

Rémunération : La rémunération s’établira selon le profil d’expérience et de compétences de la personne choisie ainsi que la politique salariale du cabinet.

Démarche de soumission de la candidature : les personnes candidates transmettent leur curriculum vitae et une lettre de motivation à l’attention du service des ressources humaines avant le 28 septembre 2018 en indiquant le titre du poste en objet du courriel. Les candidatures seront traitées au fur à mesure de leur réception. Aucun renseignement ne sera donné par téléphone ni par courriel.

Nous remercions toutes les personnes candidates qui soumettent une demande d’emploi, cependant nous ne communiquerons qu’avec les personnes retenues.

GENERAL MANDATE OF THE POSITION

Reporting to the Business Development Manager and in close collaboration with the Managing Partners and the Sectorial Directors, the incumbent is responsible for editing documents relating to service offerings and projects in operation, as well as the production of corporate information and communication material.

RESPONSIBILITIES

Editing and Graphics

• Edit documents produced by the firm: use of editing software, template documents, layout, graphics, etc.
• Maintain corporate templates for expressions of interest and service offerings.
• Assemble all components of expressions of interest, service offerings, as well as the logistics of business development files.
• Maintain and periodically update the database of completed projects and staff profiles.
• Contribute to day-to-day monitoring of business opportunities according to criteria established by management.
• Ensure daily monitoring of progress of business opportunities and, more specifically, expressions of interest and service offers, with great attention to detail.
• Document best practices to improve the quality and efficiency of processes and contribute to the standardization of existing tools.

Communication and General Administration:

• Contribute to the visibility and influence of the firm by preparing innovative promotional material (e.g. basic graphic editing, short videos, etc.).
• Coordinate, produce and update informative leaflets.
• Contribute to the development and implementation of a communication plan.
• Feed the website and social networks with news and announcements.
• Provide IT support for employees interacting with external IT services.
• Manage equipment and inventory of supplies as well as the daily administrative logistics of the firm.
• Manage booking and issuance of airline tickets and travel visas for project teams.
• Place and track messenger deliveries as well as orders for consumables.

Position Title:   Assistant to Editing and Communication

Employer: C2D Services Inc.

Nature of the position: Full-time position, permanent contract

Entry into office: The starting date is scheduled for October 2018

Place of work: C2D Services (1111, rue Saint-Urbain, suite 210, Montreal)

PROFESSIONAL PROFILE SOUGHT:

• Professional experience of at least five years in administrative or publishing support within a professional services organization implementing projects, including at least two years of service offer set up.
• College diploma in the field of editing, desktop publishing, graphic design, or any other related field.
• Proficiency with information technologies, MS Office suite software including EXCEL and editing software such as Adobe InDesign, Scribus, QuarkXPress, MS Publisher, Visio.
• Bilingualism: fluency in English and French, spoken and written. Knowledge of a third language is an asset.
• Experiences degree in the field of international development, or complementary training in quality assurance or marketing / business development considered as an asset.
• Proficiency with Customer Relationship Management (CRM) or Business Development Tracking Software (e.g. Salesforce) considered an asset.
• Wanted knowledge of tenders from developing country governments, UN agencies, bilateral agencies, regional banks, the World Bank, Global Affairs Canada, the European Union.
• Autonomy, initiative, sense of organization, reliability, high availability.
• Sense of customer service, openness and interpersonal skills, attention to detail and quality.
• Ability to work under pressure with tight deadlines, simultaneously on several files, and flexibility in working hours.

Compensation: The compensation will be based on the profile of experience and skills of the chosen person as well as the salary policy of the firm.

Application procedure: Candidates submit their curriculum vitae and a cover letter to the Human Resources department  by September 28, 2018, indicating the title of the post in the subject line of the email. Applications will be processed as received. No information will be given by phone or email.

We thank all applicants who submit a job application, however we will only contact those selected.