Sous la supervision du directeur Grand Quai, le titulaire du poste coordonne la logistique des activités reliées au Grand Quai et aux terminaux de croisières. Prend en charge la planification, la coordination et la gestion administrative des différentes activités. Assure un soutien relié à la gestion et au développement des opérations courantes du Grand Quai et des terminaux de croisières.

• Les responsabilités-clés de ce poste seront de coordonner la logistique dans le processus locatif, collaborer à l’opération locative et assurer le suivi opérationnel et administratif en s’acquittant des tâches suivantes:
• Préparer et rédiger l’offre de service et les contrats de location. Assurer le suivi auprès des clients ou des fournisseurs. Établir les paramètres des évènements selon les besoins spécifiques des clients. Assurer le suivi des signatures de la plupart des documents contractuels ou locatifs à court terme;
• Agir comme responsable de première ligne avec tous les intervenants impliqués en prévoyant la logistique nécessaire à la réalisation des évènements;
• Coordonner l’accueil des clients sur place et coordonner l’ensemble du déroulement des activités au Grand Quai et aux terminaux de croisières;
• Coordonner la liaison entre les collaborateurs internes et externes dans l’organisation des activités (événements, croisières, activités du Port) et assurer le suivi nécessaire auprès des intervenants internes (électriciens, techniciens informatique, gestion immobilière) et fournisseurs de services;
• Effectuer le suivi des évènements et rédiger les comptes rendus (post-mortem) d’évènements, compiler les statistiques de base et formuler des recommandations pour les évènements à venir (reconduction, amélioration continue, expérience client);
• Accueillir et communiquer avec les visiteurs internes ou externes. Planifier et coordonner les visites logistiques auprès des clients et fournisseurs;
• Effectuer les suivis de sollicitation, de rappels d’engagement et/ou d’actions selon les demandes locatives;
• Participer à la réalisation d’outils nécessaires à la promotion du Grand Quai;
• Préparer et rédiger des demandes d’approbation, des notes de service et autres documents administratifs pour les besoins de la direction, du comité exécutif et du conseil d’administration;
• Coordonner les actions à prendre avec les opérations, la direction de la sûreté et de la prévention des incendies et autres services concernés;
• Supporter l’équipe du Grand Quai au niveau des ventes, de l’administration et du suivi budgétaire.

QUALIFICATIONS

• Diplôme universitaire en gestion de projets, en événementiel ou dans un domaine connexe, un atout;
• Minimum de 5 ans d’expérience pertinente dans le domaine des ventes, événementiels, congrès, attraits récréotouristiques, ou hôtellerie;
• Expérience en gestion et logistique d'événements essentielle;
• Excellentes aptitudes à la communication orale et écrite, français, anglais;
• Tact et diplomatie pour traiter avec les différentes clientèles internes et externes;
• Sens de l’organisation développé et capacité de travailler efficacement sur plusieurs dossiers en même temps avec des délais serrés;
• Permis de conduire valide;
• Flexibilité à travailler le jour, le soir et la fin de semaine, dépendamment des contraintes logistiques et opérationnelles.

Nous remercions les candidats de leur intérêt, toutefois, nous ne communiquerons qu’avec les personnes retenues pour une entrevue.