OFFRE D'EMPLOI
Nº00001004
Affichage interne et externe
11 mai 2018 au 25 mai 2018

COORDONNATEUR, COORDONNATRICE DE PROJETS (Poste temporaire - mandat de 3 ans) SERVICE DU RECRUTEMENT

Supérieur immédiat  
Directrice du Service du recrutement
Sophie Larivée

Lieu de travail  
Pavillon principal (Montréal, Québec)

SOMMAIRE DE LA FONCTION

Polytechnique Montréal est l'un des plus importants établissements d'enseignement et de recherche en génie au Canada et compte plus de 8 000 étudiants et plus de 1 000 personnes à son emploi. Reconnue comme une École d'ingénierie de classe mondiale et un partenaire actif dans le développement technologique, économique et social, Polytechnique est devenue ce qu'elle est aujourd'hui grâce à l'investissement de tout son personnel. Cet apport consiste en des idées, une vision, de l'énergie et un objectif commun : celui de faire progresser Polytechnique et de l'amener plus loin encore.

« Les filles et les sciences, un duo électrisant! » nommé ci-après « duo », est un organisme à but non lucratif qui propose aux jeunes filles de secondaire 2 et 3 d'explorer, de façon amusante, l'univers des sciences et de la technologie. L'événement, tenu en alternance à Polytechnique Montréal et l'ÉTS ainsi que dans 3 autres villes du Québec célébrera ses 20 ans en 2019.

Polytechnique Montréal et l'organisme « Les filles et les sciences, un duo électrisant! » sont à la recherche d'une coordonnatrice de projets afin de planifier, organiser et mettre en oeuvre des activités de recrutement destinées à la clientèle féminine pour Polytechnique et d'assurer la coordination des activités de l'événement « Les filles et les sciences, un duo électrisant! » tant sur le plan budgétaire que sur le plan administratif. Le temps de la ressource sera donc réparti, à parts égales, entre les mandats des 2 organisations.

MISE EN CONTEXTE :

Sous la supervision de la directrice du Service du recrutement et de la présidente désignée du duo la personne recherchée :

Pour Polytechnique : contribue à la planification, à l'organisation et à la mise en oeuvre d'activités de recrutement destinées à la clientèle féminine. Exerce un rôle-conseil auprès des futurs étudiants, en leur fournissant des informations détaillées sur les programmes offerts, des conseils utiles et le soutien nécessaire à la poursuite de leur démarche personnelle. Fournit des renseignements spécifiques aux responsables de l'orientation, les coordonnateurs de programmes et les professeurs de sciences en faisant valoir les éléments distincts des programmes offerts par Polytechnique Montréal.

Pour le duo : contribue à la planification, à l'organisation et à la mise en oeuvre de l'événement. En plus d'entretenir des liens de confiance avec les partenaires actuels, elle est responsable de rechercher de nouveaux commanditaires et des subventions. Elle doit aussi entretenir de bonnes relations avec les comités organisateurs de l'événement à Québec, Rimouski et Sherbrooke.

PRINCIPALES RESPONSABILITÉS 

• Planification des stratégies et élaboration d'un plan de travail :
  • Participe à l'élaboration de plans d'actions stratégiques et des outils de planification qui en découle;
  • S'assure de la mise en oeuvre des activités de sensibilisation, de recrutement et de promotion orchestrées par Polytechnique Montréal et assure le lien avec les partenaires d'affaires impliqués;
  • Évalue les résultats et retombées des activités, et propose des améliorations en fonction des succès obtenus (p. ex. : rapports et statistiques);
• Organisation matérielle, logistique et financière des activités (gestion de projets) :
  • Est responsable de l'organisation d'activités et d'événements; 
  • S'assure que les aspects logistiques, matériels et financiers soient conformes à la planification établie et travaille en étroite collaboration avec les personnes impliquées de la logistique des activités et des événements (contractuelles);
  • Fournit, au besoin, la formation et l'encadrement nécessaires aux guides et aux principaux collaborateurs (p. ex. : directeurs de département et de service, professeurs, personnel de soutien);
  • Coordonne le travail des étudiants engagés, des bénévoles, des fournisseurs et autres ressources impliquées : s'assure que les délais soient respectés et que les procédures soient suivies;
  • Élabore, rédige et coordonne la production de différents documents promotionnels imprimés et virtuels (p. ex. : brochures, dépliants, affiches, chandails, sacs et bulletins d'information) et veille à la production de documents de référence et autres outils nécessaires au déroulement de l'événement (p. ex. : consignes, programmes officiels, signalisation, listes des participants. etc.);
• Relations avec la clientèle, partenaires et fournisseurs :
  • Recherche des commandites et des subventions;
  • Maintient les relations avec les commanditaires actuels;
  • Maintient les relations avec les différents partenaires, les comités régionaux ainsi qu'avec les sous-traitants embauchés par l'organisme;
• Représentation :
  • Représente l'organisation auprès de partenaires et fournisseurs internes et externes, et participe à différents comités internes et externes;
  • Participe à la tournée des établissements collégiaux et des écoles secondaires au Québec;
  • Organise des visites guidées auprès des écoles secondaires, assure le service à la clientèle, la logistique et l'accueil;
  • Est responsable de développer du contenu multimédia et d'assurer sa réalisation (production de vidéos promotionnels, création de contenu sur le site Internet, médias sociaux, etc.);
• Rôle-conseil auprès des intervenants :
  • Prend en charge certains étudiants ou leurs parents afin de leur fournir des renseignements et des conseils judicieux dans le choix des programmes offerts;
  • Transmet, aux différents intervenants scolaires, des renseignements spécifiques qui permettront de faire valoir les éléments distincts des programmes;
• Suivi budgétaire :
  • Participe à l'élaboration des budgets;
  • Assure un suivi des finances dans le respect des règles établies : revenus, dépenses, vérification des comptes, facturation, etc.;
  • Assure un suivi des commandites et partenariats: levées de fond ou autres;
• Suivi administratif :
  • Assure le service à la clientèle du Duo tant par téléphone que par courriel en répondant aux différentes questions des partenaires, de la clientèle ou autres;
  • Assure l'organisation des réunions du comité organisateur et leur suivi;
• Autres activités connexes :
  
  • Prend charge de mandats et projets variés.
  • Assume tout autre projet ou tâche qui lui est confié par sa supérieure immédiate dans le cadre de ses
  • responsabilités et de ses compétences.

SCOLARITÉ

Baccalauréat en marketing, communications, éducation ou autres disciplines jugées pertinentes, combiné à un minimum de trois (3) ans d'expériences acquises dans un poste de soutien à des clientèles étudiantes (préférablement en milieu universitaire).

EXPÉRIENCE

Des intérêts et des expériences acquises dans un rôle de représentation, de promotion, d'organisation d'événements et de recherche de commandites constituent un atout important pour accéder à ce poste.

APTITUDES ET QUALITÉS RECHERCHÉES

• Bonne connaissance du système scolaire universitaire du Québec
• Maîtrise du français et de l'anglais (parlé et écrit) afin de répondre efficacement aux multiples demandes de renseignements
• Orientation client, travail d'équipe et capacité d'adaptation, d'influence et de persuasion.
• Habiletés supérieures en relations interpersonnelles et souci des préoccupations et du cheminement académique de jeunes adultes.

RÉMUNÉRATION 

Selon la politique salariale s'appliquant au personnel d'encadrement administratif de l'École Polytechnique, classe 9 (entre 54 783 $ et 90 714 $) (évaluation provisoire).

DURÉE ET/OU HORAIRE DE TRAVAIL 

Temps complet - 5 jours/semaine.

Ce poste exige des déplacements fréquents (le jour, le soir, durant la semaine et à l'occasion la fin de semaine), une grande mobilité est donc nécessaire.

MISE EN CANDIDATURE 

Date limite de soumission des candidatures : vendredi 25 mai 2018, à 17 h.

Polytechnique Montréal applique un programme d'accès à l'égalité et encourage les femmes, les membres des minorités visibles et ethniques, les autochtones et les personnes handicapées à poser leur candidature. Des mesures d'adaptation peuvent être offertes aux personnes handicapées en fonction de leurs caractéristiques.

Polytechnique Montréal remercie les personnes qui manifestent leur intérêt en posant leur candidature. Toutefois, seules les personnes retenues pour une entrevue recevront une réponse.