L’organisation

Grande partenaire de l’Hôpital Maisonneuve-Rosemont (HMR) depuis 1978, la Fondation HMR soutient les orientations stratégiques de développement de l’Hôpital pour mieux répondre aux besoins de ses patients. Avec une volonté affirmée de faire la différence, la Fondation appuie les projets visant l’amélioration constante des soins, l’enseignement et la recherche. La Fondation sollicite le soutien financier d’individus, de fondations privées, de partenaires et d’entreprises. Ensemble, ils reconnaissent l’excellence des soins offerts aux patients de l’HMR, un remarquable centre hospitalier affilié à l’Université de Montréal.

Relevant de la Directrice aux événements, le titulaire du poste appuie l’équipe des événements dans le suivi administratif et clérical des projets événementiels. Il participe activement à la mise en application des plans d’action relatifs aux activités de collecte de fonds (planification, réalisation, bilan) dont : Montréal Passion Vin, Soirée À Votre Santé!, Tournoi de golf et les autres projets mis en place.

Fonctions principales

Assure le volet logistique et administratif des événements en collaboration avec les autres membres de l’équipe notamment :

• Convoquer les réunions de l’équipe des événements : assembler les documents et les présentations, faire les suivis appropriés après les rencontres
• Convoquer les réunions de chaque comité organisateur et des sous-comités : confirmer les présences, assembler les documents, faire suivre le matériel aux absents, expédier le compte-rendu et faire les suivis après la rencontre
• Dans le logiciel Prodon (logiciel de gestion de dons et donateurs) :
• Entrer les informations concernant les membres des comités et sous-comités et toutes autres informations pertinentes dans la base de données et en assurer la mise à jour constante
• Produire les rapports de vente hebdomadaires des solliciteurs, mettre à jour les caractéristiques des solliciteurs
• Produire les bilans d’occasion, élaborer et assurer le suivi du tableau d’avancement des dossiers
• Produire et maintenir à jour les tableaux de promesses vs réalisation pour les dons en nature utilisés dans les tirages et encans
• Rédiger des documents, des ententes et des lettres destinés aux partenaires et membres des comités organisateurs
• Préparer les documents relatifs aux encans silencieux: formulaires de dons nature, feuilles de mises et de paiement, feuille de présentation des lots, collecte des lots, suivi auprès des gagnants,
• Produire les documents requis pour les activités, ex. : cartes d’identification, listes d’invités
• Effectue les suivis administratifs avec les fournisseurs, ex. : production et suivis des bons de commande, suivi de facturation
• Veiller à la mise à jour et à la relecture du contenu de la page Web reliée à chaque activité
• Organiserransport et le remisage du matériel utile au bon déroulement de chaque activité
• Assister à chaque activité pour appuyer les équipes pour que la logistique prévue soit respectée
• Rechercher et colliger des idées originales afin de rehausser la qualité de chaque événement, convoquer et participer à des rencontres de remue-méninges
• Superviser et encadrer un solide réseau de bénévoles
• Exécuter toutes autres tâches connexes.

Exigences

• Diplôme d’études collégial ou un baccalauréat relié à la gestion et à la planification des événements
• Excellente maîtrise de l’environnement Microsoft (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) et de l’Internet
• Très bonne maîtrise du français parlé et écrit et bonne connaissance de l’anglais parlé
• Minimum de trois ans d’expérience pertinente
• Connaissance du logiciel Prodon serait un atout
• Disponible les soirs et fins de semaine à l’occasion

Compétences et habiletés

• Grande rigueur dans le contrôle de la qualité de sa production
• Capacité de gérer et de prioriser de multiples projets, de travailler efficacement sous pression et de respecter des délais
• Être efficace dans la gestion des problèmes et des imprévus
• Habileté en communication, aptitude pour le travail d’équipe et la négociation
• Haut degré d’autonomie, d’initiative, de capacité à planifier et organiser son travail
• Agilité organisationnelle, capacité d’anticipation et de souplesse

Conditions et avantages

• Poste à temps complet
• Rémunération et autres avantages établis selon les compétences et l’expérience
• Avantages sociaux
• Lieu de travail : Montréal

Seules les personnes retenues pour une entrevue seront contactées. Merci de votre candidature.