Sous l’autorité de la directrice des ventes et du marketing, le ou la coordonnateur (trice) des événements a pour responsabilité principale de voir à la préparation, à l’organisation et à la réalisation des réunions, congrès, voyages de motivation conformément aux ententes préalablement établies entre les clients et l’hôtel Sacacomie (via le vendeur) . Il ou elle répond aux nouvelles opportunités d’affaires du marché corporatif pour les petits groupes et du marché Mariage.

PRINCIPALES TÂCHES

Coordination

• Ouvrir les dossiers opérationnels des nouveaux groupes signés.
• Saisir les données des groupes dans les différents systèmes de réservations
• Participe à l’élaboration du programme du congrès ou de la réunion et en assure la mise en œuvre par la rédaction de plan de séjour qu’il (elle) présente et distribue lors de la réunion de fonction (habituellement 10 jours et plus avant l’arrivée du groupe)
• Établir avec les clients les choix de menus avec les clients en conformité avec les budgets, les besoins d’audio visuel, les montages désirés, etc…
• Voir à mettre en place les services et les activités complémentaires à la tenue de l’activité (hébergement et transport des participants, animation, services de restauration, etc…)
• Rencontre des clients lors de visites d’inspections lorsque le contrat est déjà signé
• Accueil du ou des responsables à l’arrivée des groupes
• Être la personne contact pour les responsables de groupe en maison
• Vérifie la satisfaction des clients tout au long de l’événement jusqu’au départ du groupe
• Fermer et balancer les factures au départ des groupes
• Collabore afin de maintenir une bonne communication entre le service des ventes et les autres services de l’hôtel Sacacomie;
• Effectuer toutes tâches connexes pour le département des ventes
• Rédige et communique tout rapport et/ou compte-rendu exigé par son supérieur immédiat;

Ventes interne

• Préparation des propositions et des ententes-clients pour les nouvelles demandes de groupes corporatifs de 10 chambres et moins et du marché Mariage
• Planifie l’accueil et les visites des clients potentiels corporatifs et Mariage avant la signature des ententes           

Il s’agit d’un poste permanent à temps plein (32 à 40 heures par semaine).

Horaire variable.  Nous offrons une gamme complète d’avantages sociaux tels qu’un programme d’assurances collectives, des repas, etc.