Relevant du (de la) DIRECTEUR(TRICE), FINANCEMENT et du (de la) CONSEILLER(ÈRE), DÉVELOPPEMENT PHILANTHROPIQUE - CAMPAGNE GRAND PUBLIC de l’OSM, le (la) coordonnateur(trice), gestion des dons effectue les tâches relatives à la coordination et à la gestion des dons reçus et à la gestion des privilèges offerts aux donateurs dans le cadre de la campagne annuelle de dons individuels.  Il (elle) est responsable de la qualité et de l’efficacité des services offerts aux donateurs et participe ainsi activement à leur fidélisation. Il réalise en outre ses activités courantes dans le respect des valeurs et attitudes souhaitées.

RÔLES ET RESPONSABILITÉS

Gestion des systèmes (Audience view) et de l’information

• Configurer et administrer le module Fundraising du logiciel Audience View
• Coordonner et assurer l’entrée3enregistrement des dons pour toutes les campagnes de l’OSM et pour la Fondation;
• Permettre l’émission, par le service comptabilité, des reçus aux fins de l’impôt;
• Élaborer des requêtes et produire des rapports: quotidiens (liaison avec la comptabilité), hebdomadaires (pour mise à jour des tableaux des campagnes de collecte de fonds, suivi d’événements, etc.) et ponctuels;
• Coordonner ou assurer la mise à jour des données des dossiers des donateurs;
• Extraire les listes de donateurs pour préparer les publipostages des campagnes individuelles et corporatives, les listes de sollicitation pour les événements, etc.;
• Faire évoluer l’utilisation du logiciel, en liaison avec les administrateurs pour le module – Billetterie;
• Optimiser, en liaison avec le chef informatique, l’utilisation des différentes bases de données et outils informatiques pertinents.

Gestion des privilèges de la campagne de dons grand public et événements majeurs

• Rédiger et effectuer l’envoi des lettres de remerciements, des lettres de sollicitation et toute autre correspondance avec les donateurs;
• Préparer et envoyer aux donateurs les informations relatives à leur niveau de reconnaissance;
• Coordonner l’organisation des événements (privilèges) offerts aux Amis de l’OSM : réserver les salles pour les répétitions (Logiciel Agora), logistique, préparer les visites de la Maison symphonique, etc. ;
• Effectuer les visites de la Maison symphonique ;
• Soutien à la gestion des cadeaux (privilèges) offerts aux Amis de l’OSM : commandes, etc. ;
• Effectuer le suivi des réponses aux invitations offertes (téléphone, courriel et via le système informatique de gestion des dons);
• S’assurer du respect de l’ensemble des privilèges offerts;
• Être la personne-ressource pour les demandes de renseignements des donateurs quant à leurs privilèges.
• Fournir une aide administrative à l’organisation des événements de collecte de fonds;

Administratif

• Faire la liaison avec le service financier afin de s’assurer de l’exactitude de la délivrance des reçus et de la conciliation des dons, de la conciliation des chiffres et du soutien aux audits financiers;
• Superviser les bénévoles et les stagiaires internes qui soutiennent les efforts de financement.
• Répondre aux demandes du donateur tout en offrant un excellent service client et effectue tous les suivis nécessaires;
• Assurer le processus d’émission, de validation et de paiement des factures relatives à la campagne de sollicitation grand public;
• Assister pour l’envoi des lettres de remerciements aux Amis de l’OSM et le respect des privilèges accordés;
• Élaborer et produire des tableaux de bord de gestion du service du financement;
• Traiter bons de commande et factures;
• Déterminer la JVM et émission des reçus pour les donateurs de la Fondation OSM;
• Préparer et mettre à jour le calendrier des activités des Amis de l’OSM;
• Effectuer toute autre tâche connexe.

EXIGENCES DU POSTE

• Diplôme d’études universitaires de 1er cycle dans une discipline appropriée ou l’équivalent;
• Expérience pertinente d’au moins 3 ans dans une fonction similaire;
• Connaissance du milieu culturel (un atout);
• Maîtrise de la suite Office;
• Connaissance des bases de données, chiffriers;
• Expérience en sollicitation et en campagne de collecte de fonds (un atout);

COMPÉTENCES ET ATTITUDES ORGANISATIONNELLES REQUISES

• Approche client (respect des engagements, proactivité et réactivité); 
• Communication verbale et écrite efficiente;
• Créativité et innovation;
• Diplomatie, sens politique; 
• Disponibilité et flexibilité;
• Gestion des priorités / Temps;
• Habileté à établir et maintenir des relations privilégiées; 
• Habileté à travailler en équipe;
• Loyauté et engagement envers les clients et l’OSM;
• Ouverture au changement;
• Respect des personnes;
• Sens de la planification et de l’organisation; 
• Souci élevé de la qualité du travail.