Cette offre d'emploi est fermée, il n'est pas possible de postuler.

La personne recherchée représente le visage d’accueil de l'organisation. Elle répond aux questions des membres, membres éventuels et aux détenteurs d'une licence de Tax Find (notre logiciel de recherches fiscales) relativement aux événements et rencontres de la FCF, aux adhésions, à Tax Find ainsi qu’à notre site Web. Elle s’occupe des fonctions liées aux comptes payables/recevables et de diverses fonctions administratives.

La personne recherchée joue un rôle clé relativement à la coordination des événements offerts par la FCF au Québec. Elle doit préparer le matériel nécessaire et assurer la coordination avec les différents fournisseurs et commanditaires.  Le travail de coordination inclut le volet logistique, budgétaire et communicationnel. Le titulaire du poste sera aussi responsable de la mise à jour du site web, de l’élaboration des outils de communication et du suivi auprès des conférenciers et participants.

La personne recherchée doit démontrer des aptitudes marquées au niveau de la communication orale/écrite en français et en anglais, des technologies de l’information et des relations interpersonnelles. Elle doit aimer le travail d’équipe et être flexible, autonome et proactive.  

Si ce poste vous intéresse, veuillez faire parvenir votre CV et une lettre de motivation à l’attention de Mme Julie Vézina. Nous remercions tous les candidats, mais ne communiquerons qu’avec les personnes dont la candidature sera retenue pour fins d’entrevue.

TÂCHES ET RESPONSABILITÉS

Administration et comptabilité

  • Répondre aux questions des membres/non-membres par téléphone et en personne
  • Gérer le courrier/les demandes
  • Maintenir à jour le registre des membres
  • Préparer les dépôts bancaires, maintenir et gérer la petite caisse et traiter les paiements par carte de crédit
  • Procéder à la facturation mensuelle des membres
  • Examiner, coder et faire approuver les factures à payer
  • Préparer et faire les écritures de journal
  • Faire le suivi des comptes impayés
  • Traiter les commandes relatives aux publications
  • Gérer les contrats relatifs à l'adhésion et à TaxFind avec les entreprises
  • Aider le trésorier et les chefs de service à répondre aux questions ponctuelles et à la préparation de la vérification annuelle
  • Aider la directrice régionale dans la planification de ses rencontres et déplacements 

Coordination d’événements

  • Identifier, planifier et coordonner tous les aspects logistiques relatifs à la tenue des événements de la FCF au Québec (location de salle, fournisseurs, déroulement, inscriptions, tarifs, suivi de partenariat, etc.)
  • Préparer tout le matériel nécessaire aux événements (badges, présentations, portables, objets promotionnels, liste des participants, cartes-tentes, etc.)
  • Participer à l’élaboration des outils de communication et de promotion des événements à l’aide du logiciel iMIS, du site web de la FCF et des réseaux sociaux
  • Produire des éléments visuels personnalisés pour les événements
  • Participer aux réunions des comités organisateurs d’événements, si requis
  • Faire les appels nécessaires auprès des présentateurs et participants
  • Ouvrir et clore les événements de la FCF à Montréal
  • Télécharger les présentations, les listes de délégués, etc.
  • Rédiger et envoyer des courriels aux membres (annonces d’événements, remerciements, sondages, documents, etc.)
  • Assurer le suivi avec les conférenciers pour obtenir leurs biographies, photos et présentations
  • Gérer les évaluations des événements
  • Maintenir des bases de données à jour sur les événements et contribuer à la mise à jour du site web pour les événements à venir.
  • Élaborer le budget pour la réalisation de chaque événement et effectuer le suivi des revenus et dépenses

EXIGENCES

  • Diplôme en gestion de projets/d’événements ou dans un domaine pertinent
  • Minimum 3 ans d’expérience pertinente
  • Maîtrise du français et de l’anglais, tant à l’oral qu’à l’écrit
  • Connaissance avancée de la suite Office et d’Outlook
  • Expérience au sein d’une fondation ou d’un organisme à but non lucratif, un atout
  • Connaissance de la FCF, un atout
  • Connaissance du logiciel iMIS, un atout

COMPÉTENCES ET QUALITÉS RECHERCHÉES

  • Forte aptitude pour les relations interpersonnelles
  • Capacité à gérer de multiples priorités; sens de l’organisation
  • Autonomie et initiative
  • Sens créatif et souci du détail
  • Esprit d’équipe
  • Capacité d’adaptation
  • À l’aise avec une technologie changeante
  • Disponible pour travailler à l’occasion à l’extérieur de l’horaire régulier et à l’extérieur de la ville de Montréal

Au plaisir de vous lire!

1663