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SOMMAIRE DU POSTE

Le coordonnateur d'événements joue un rôle majeur en aidant les planificateurs d'événements seniors à planifier, organiser et livrer les événements corporatifs au Canada et à l'étranger. En travaillant avec l'équipe, le titulaire du poste veille à ce que tout soit préparé pour la journée de l'événement, créant ainsi une expérience mémorable et parfaitement exécutée pour les participants.

L'individu possède des compétences exceptionnelles en matière de collaboration et de relations interpersonnelles. C’est un joueur d’équipe dynamique qui aime être occupé, qui possède d’excellentes compétences en matière d’organisation et d’administration et qui a le sens du détail. Il s’agit d’un poste à temps plein situé au siège social de Montréal avec des déplacements occasionnels.

** En plus de fournir un soutien administratif et logistique, ce poste requiert des compétences et une expérience forte en multimédia, en marketing et en concept d'impression, ainsi qu’être habitué à travailler dans un environnement soumis à des délais précis.

RESPONSABILITÉS PRINCIPALES

  • Aider le planificateur d'événements principal à préparer le plan de projet et à prendre en considération toutes les ressources et toutes les étapes nécessaires à l'organisation de l'événement;
  • Préparez des propositions conceptuelles pour des présentations de PowerPoint ou de Keynote.
  • En coopération avec l'équipe, préparer et organiser toute la logistique de l'événement non limitée au transport terrestre, à l'audiovisuel, à la production, à l'enregistrement des participants, à l'hébergement, à la restauration, à la décoration, au graphisme, à la vidéo et à la configuration du lieu;
  • Effectuer des recherches sur des lieux potentiels, les fournisseurs et les entrepreneurs et préparer une proposition récapitulative pour l'équipe;
  • Assurer la coordination et le suivi avec différents fournisseurs pour l'événement en s'assurant que le service sera fourni avec la qualité et dans les délais convenus;
  • Assurer la liaison avec les clients tout au long de la préparation de l'événement et répondre à leurs questions;
  • Contribuer à la préparation de la documentation nécessaire au projet (plate-forme conceptuelle, manuel d'utilisation, listes d'inscription et de diffusion, etc.);
  • Contribuer à la supervision de la logistique, l'assemblage et le démantèlement de l'événement sur site et effectuer le dépannage le jour de l'événement pour s'assurer que tout se déroule bien.
  • Assister dans la gestion de paiement des factures et mettre à jour divers documents de bureau;
  • Soutenir le planificateur d'événements principal dans la mise en œuvre du plan de communication, y compris l'administration des campagnes par courrier électronique et la préparation du contenu des applications mobiles;
  • Participer à l'évaluation post-événement et proposer des améliorations pour des événements futurs.

QUALIFICATIONS ET EXPERIENCE REQUISES

  • Baccalauréat en communication ou en marketing
  • La certification PMI ou le certificat de planification d'événements sont des atouts;
  • Au moins deux à cinq années d'expérience pertinente en événementiel, idéalement dans une entreprise dont l'innovation est le moteur de sa croissance (agence de publicité, communication, événementiel, start-up);
  • Expérience professionnelle avec véritable passion démontrée pour l'organisation d'événements d'entreprise, y compris les réunions, les congrès et la formation / l'esprit d'équipe.
  • Parfaitement bilingue (français / anglais), compétences efficaces en communication écrite et orale et en présentation
  • Disponible pour voyager au Canada et à l'étranger;

COMPÉTENCES PERSONNELLES REQUISES

  • Capacité de travailler dans un environnement entrepreneurial dynamique et en pleine croissance;
  • Excellentes compétences organisationnelles, méticuleuses et une attention particulière portée aux détails;
  • Capacité à prioriser sous pression;
  • Compétences en résolution de problèmes et diplomatie;
  • Créativité, œil curieux et “artistique”;
  • Apprenant rapide, avec une approche flexible et proactive;
  • Motivation personnelle et enthousiasme;
  • Recherche l’opportunité d’évoluer au sien de l’organsisation.
  • Approche d'équipe et capable de travailler de manière autonome;
  • Extrêmement axé sur le client

OUTILS ET CAPACITÉS REQUISES

  • Intérêt marqué pour les nouvelles technologies;
  • Excellents outils Web et compétences en médias sociaux;
  • Excellente connaissance de la suite Microsoft Office; fortes habilités avec PowerPoint, Excel et Apple Keynote
  • La connaissance d'autres logiciels collaboratifs sont des atouts précieux.

POSITION SUMMARY

The Event Coordinator plays a major role in assisting the Senior Event Planners with planning, organizing and executing live event campaigns for B2B and B2C customers in Canada and abroad. Working alongside the team, the position holder ensures that everything is coordinated for the day of the event, meetings and other adhoc retreats and or administrative tasks creating a memorable and flawlessly executed experience for the attendees and stakeholders.

The individual possesses exceptional collaborative and interpersonal skills; is a dynamic team player who enjoys the buzz of being busy and has excellent organization and administration skills and a real eye for detail. This is a full-time position located at the Montreal headquarters with occasional travel required.

**In addition to providing administrative and logistical support, this position requires strong skills and experience in multimedia, marketing and print design and being accustomed to performing in a deadline-driven environment.

MAIN RESPONSIBILITIES

  • Assist the Senior Event Planner with the project plan preparation and think of all resources and steps required to organize the event;
  • Prepare conceptual proposals into a seamless presentation deck using PowerPoint or Keynote
  • In collaboration with the team, prepare and organize all event logistics not limited to ground transport, audiovisual, production, attendee registration, accommodation, catering, décor, graphic design, video and venue setup;
  • Research venues, vendors and contractors and prepare a summary proposal for the team;
  • Ensure timely coordination and follow up with different vendors for the event, confirming the service will be delivered with the quality and within the timeline agreed;
  • Assist in contacting clients throughout the event preparation and handle their queries;
  • Prepare documentation needed for the project (concept deck, operation manual, registration and mailing lists, etc.);
  • Assist in overseeing the on-site logistics, assembly, and dismantling of the event and troubleshoot on the day of the event to ensure that all runs smoothly;
  • Assist in the management of invoice payments and updating various office documentation;
  • Support the Senior Event Planner with the communication plan implementation, including email campaigns administration and Mobile Apps content preparation;
  • Participate in the post-event evaluation and propose improvements for future events.

QUALIFICATIONS AND EXPERIENCE REQUIRED

  • Bachelor in communications or marketing;
  • PMI certification or event planning certificate are assets;
  • At least two to five years of relevant experience in events, ideally in a company where the innovation is their driving growth (advertisement agency, communications, event industry, start-up);
  • Working experience with a real passion demonstrated for corporate events organization including meetings, congresses and training/team building;
  • Perfectly bilingual (French/English), effective written and verbal communication and presentation skills;
  • Available for travel in Canada and abroad;

PERSONAL COMPETENCIES REQUIRED

  • Ability to work in a fast-paced, growing entrepreneurial and dynamic environment;
  • Excellent organizational skills, meticulous with outstanding attention to detail;
  • Ability to prioritize under pressure;
  • Problem-solving skills and diplomacy;
  • Creativity, curious and “artistic eye”;
  • Quick learner, with a flexible and proactive approach;
  • Self-motivation and enthusiasm;
  • Seeking an opportunity to evolve professionally within the company
  • Team player who can work autonomously;
  • Extremely Customer Focused

TOOLS AND IT SKILLS REQUIRED

  • Excellent knowledge of the Microsoft Office Suite with emphasis on PowerPoint and Excel and Apple Keynote
  • Excellent Web tools and social media skills;
  • Strong interest in new technologies
  • Other collaborative software are valuable assets.

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