BOB SE CHERCHE UN OU UNE CHEF DE BUREAU

Le ou la chef de bureau est le reflet de la personnalité de Bob. Proactive et polyvalente, cette personne est responsable d’offrir un accueil chaleureux à nos visiteurs tout en fournissant un soutien administratif rigoureux à l’équipe des ressources humaines et des finances ainsi qu’aux associés. Elle veille également à ce qu’une bonne ambiance règne dans notre milieu de travail et s’assure du bien-être général des employés de l’agence.

Si vous recherchez un environnement de travail stimulant, si vous adorez le contact avec les gens et si vous avez un sourire contagieux, vous êtes à la bonne place!

Tâches :

  • Assurer un accueil personnalisé aux visiteurs (clients, invités, fournisseurs, etc.)
  • Offrir un appui aux opérations et à la vie d’agence
    • Gérer les appels, la distribution du courrier et les envois divers
    • Effectuer les achats administratifs (épicerie, fournitures de bureau, etc.)
    • Coordonner les activités de la cuisine (4 à 6, déjeuner, massage, dîner du chef)
    • Coordonner l’aménagement, la préparation et l’entretien des salles de conférence
    • Coordonner l’organisation et l’entretien des espaces en général
    • Coordonner les conférences « Lunch&Learn »
    • Appuyer la coordination des activités et des événements de Bob (massage, activités de mise en forme, party de Noël, etc.)
    • Coordonner les communications internes
  • Offrir un appui à l’équipe des ressources humaines et des finances
    • Participer au recrutement (description de poste, affichage, premier tri des CV reçus, suivi des candidatures après entrevue, prise de références)
    • Coordonner l’intégration et la formation des nouveaux (visite d’agence, mise à l’agenda des différentes formations)
    • Appuyer et faire le suivi de certaines tâches reliées à la gestion des employés (départs, lettres, préparation de documents, entrée de données, etc.)
  • Offrir un appui à la direction
    • Être à l’écoute des associés et anticiper leurs besoins
    • Coordonner les voyages d’affaires de la direction
    • Faire le suivi de la correspondance et répondre à certaines demandes téléphoniques et écrites
    • Rédiger divers documents

    Qualités et compétences recherchées :

    • Personnalité avenante et chaleureuse
    • Bonne aptitude pour le service à la clientèle
    • Rigueur et sens de l’organisation
    • Autonomie, débrouillardise et proactivité
    • Habileté à gérer plusieurs tâches simultanément
    • Polyvalence et bonne gestion des priorités

    Exigences :

    • Formation pertinente en secrétariat ou administration
    • Expérience de travail pertinente (1 an au minimum)
    • Bonne connaissance de la suite Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint)
    • Maîtrise du français et de l’anglais (parlés et écrits)


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