À PROPOS D’EXOSYSTÈME

Exosystème est une entreprise vouée au bien-être et confort de ses clients dans leurs activités extérieures. L’entreprise manufacture, distribue et installe des solutions d’écrans, de toiles et de pergolas techniques qui permettent aux usagers de se protéger des insectes, du soleil, du vent, de la pluie et des regards. Tous les produits de la compagnie sont conçus sur mesure pour répondre aux besoins de chaque aménagement extérieur de jardin, terrasse, piscine et autres grands espaces extérieurs. En plus d’allonger la saison d’usage et le confort des espaces extérieurs, les solutions d’Exosystème permettent aussi à ses clients d’ajouter une grande valeur à leur propriété. Basée à Bromont, Québec, l’entreprise se démarque par son expertise, son service minutieux, sa haute qualité de produits et son réseau d’installateurs hautement qualifiés. Pour plus d’informations, visitez: www.exosysteme.com.

STRUCTURE ORGANISATIONNELLE

  • Ce poste se rapporte au président / directeur général de l’entreprise

OBJECTIFS DU RÔLE

  • Travailler conjointement avec la direction pour planifier, organiser, exécuter et supporter les activités de vente, marketing et comptabilité de l’entreprise ;
  • Veiller à l’efficacité organisationnelle du bureau (garder l’espace de travail organisé, gérer les fichiers électroniques, commander de la papeterie, cartes d’affaires et autres fournitures de bureau…).

TÂCHES CLÉS

Administration :

  • Soumissions aux clients ;
  • Facturation aux clients ;
  • Effectuer le suivi de la perception des comptes à recevoir ;
  • Commandes de fournitures;
  • Gestion de transport;
  • Vérifier les factures des fournisseurs, les comptabiliser et les soumettre pour approbation de paiement ;
  • Préparer et effectuer les dépôts bancaires ;
  • Comptabiliser et préparer les comptes de dépenses (petite caisse, compte Visa, etc.).

Ventes et marketing :

  • Supporter l’équipe de vente en prenant les appels des clients et les acheminant à la bonne personne;
  • Faire des présentations de produits;
  • Répondre aux questions des clients potentiels ;
  • Effectuer des mises à jour des bases de données clients ;
  • Coordonner les installations de produits avec l’équipe d’installateurs et les clients;
  • Compiler des mises à jour à faire sur le site web de l’entreprise et les partager au webmestre ;
  • Préparer du matériel pour des présentations clients, salons ou expositions;
  • Préparer et faire imprimer le matériel marketing (brochures, cartes d’affaires, enseignes) ;
  • Coordonner les médias sociaux (LinkedIn, Facebook, Instagram);
  • Préparer des infolettres (Mailchimp).

PROFIL RECHERCHÉ

  • Diplôme en administration des affaires, marketing, formation en comptabilité ou secrétariat ou tout autre domaine connexe ;
  • Un minimum de 3 années d’expérience en administration ;
  • Bilinguisme essentiel (anglais, français), tant à l'oral qu'à l'écrit ;
  • Connaissance du marché des produits du “outdooring” un atout ;
  • Expérience avec les logiciels suivants : comptabilité Avantage, suite Microsoft Office, les logiciels de CRM, les technologies Web.

COMPÉTENCES RECHERCHÉES

  • Rigueur, précision, sens de l’organisation ;
  • Discrétion ;
  • Respect des engagements ;
  • Maintien de relations harmonieuses avec l’ensemble du personnel ;
  • Capacité à gérer plusieurs dossiers simultanément ;
  • Capacité d’adaptation aux urgences ;
  • Capacité d'apprentissage et habileté à s’adapter à un environnement en constante évolution ;
  • Autonomie et débrouillardise ;
  • Image très professionnelle ;
  • Capacité à travailler sous pression.

AVANTAGES

  • Poste permanent à temps plein (40 heures) ou 4 jours par semaine au minimum (32 heures) ;
  • Rémunération concurrentielle.

CONDITIONS DE TRAVAIL

  • Les bureaux d’Exosystème sont situés à Bromont, Québec. La personne travaillera dans un espace ouvert et collaboratif.

DATE D’ENTRÉE EN FONCTION

  • Dès que possible

APPLICATION

  • Veuillez soumettre votre CV ainsi qu’une lettre de présentation avant le 21 août 2017 à minuit (heure de l’est).

Le genre féminin est utilisé dans cette description d’opportunité. Toutefois, le rôle est ouvert tant aux hommes qu’aux femmes. Nous vous remercions de votre application et intérêt envers notre compagnie. Seuls les candidats retenus pour une entrevue seront contactés.


CAREER OPPORTUNITY

Administration, Sales and Marketing Coordinator

About Exosysteme Exosysteme is a company dedicated to the welfare and comfort of its customers in their outdoor home living environment. The company manufactures, distributes and installs technical screens and pergolas to protect homeowners from insects, sun, wind, rain and neighboring looks. All the company's products are tailored to meet clients’ unique landscaping garden, terrace, swimming pool and other large outdoor areas. In addition to lengthening the season of use and comfort of those outdoor areas, Exosysteme’s technical screen and pergola solutions also enable customers to add value to their properties. Based in Bromont, Quebec, the company is known for its expertise, meticulous service, high product quality and qualified installers. For more information, visit: www.exosysteme.com.

REPORTING STRUCTURE

  • This role reports to the president / general manager of the company

GOALS OF THE ROLE

  • Collaborate directly with the management team to define, plan, organize and support the company’s sales, marketing and accounting ;
  • Oversee the office’s efficient organisation (keep the space organized, keep digital files organized, order stationeries, business cards and other office supplies).

KEY TASKS

Administration

  • Prepare estimates for clients;
  • Oversee customer billing;
  • Monitor accounts receivable;
  • Process supplier invoices and submit them for payment approval;
  • Prepare and make bank deposits;
  • Oversee the cash float and track cheques and credit card payments.

Sales and marketing

  • Support the sales team by taking customer calls and forwarding them to the right person;
  • Do product presentations;
  • Respond to questions from potential clients;
  • Make client database updates;
  • Coordinate product installations with the team of installers and customers;
  • Prepare and print marketing materials (brochures, business cards, signs);
  • Prepare newsletters (Mailchimp).

REQUIRED PROFILE

  • Business administration, marketing, accounting, secretary degree or related field;
  • A minimum of 3 years experience ;
  • Bilinguisme essentiel (anglais, français), tant à l'oral qu'à l'écrit ;
  • Bilingualism (English, French), both oral and written;
  • Market knowledge of "outdooring" products an asset;
  • Experience with the following software: Avantage accounting, Microsoft Office, CRM software, web and networking technologies.

DESIRED QUALITIES AND COMPETENCIES

  • Rigor, accuracy and a strong sense of organisation;
  • Discrete;
  • Respectful of commitments and deadlines;
  • Ability to maintain harmonious relations with all staff;
  • Ability to manage multiple files simultaneously;
  • Ability to adapt to emergencies;
  • Ability to learn and adapt to a changing environment;
  • Autonomy and resourcefulness;
  • Very professional image;
  • Ability to work under pressure.

BENEFITS

  • Permanent full-time role (40 hours / week) or a minimum of 4 days (32 hours / week) ;
  • Competitive compensation (base salary + commission).

WORK LOCATION

  • Exosystem’s offices are located in Bromont, Quebec. The selected candidate will work in an open, collaborative world space.

WORK START DATE

  • AS SOON AS POSSIBLE

APPLICATION

  • Please submit your CV and cover letter via Isarta before August 21, 2017 at midnight (eastern standard time).

Thank you for your application and interest in our company. Only candidates selected for an interview will be contacted.

Type d'emploi : Temps Plein




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