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SOMMAIRE DU POSTE

Le Spécialiste réapprovisionnement est responsable de l'identification des niveaux de stocks appropriés dans les centres de distribution des détaillants pour soutenir les expéditions des magasins et en point de vente. Le Spécialiste aura à collaborer avec les équipes d'approvisionnement des détaillants, l’équipe des Chargés de compte, la logistique et les opérations pour atteindre les prévisions de commandes prévues ainsi qu’une saine gestion de niveau de stock dans les entrepôts des détaillants et en point de vente. Les grossistes soutenus par le Spécialiste en réapprovisionnement clients sont Jean Coutu, McKesson, MacMahon, Familiprix, Kohl & Frisch, London Drugs, Sephora, Holt Renfrew, Hudson's Bay et Nordstrom.

RESPONSABILITÉS

Gestion du processus de commandes (75%)

  • Organise des réunions/communications régulières avec les équipes des achats clients afin de collaborer à la gestion optimale des stocks et de planifier les commandes clients
  • Documente et partage les résumés des réunions avec les partenaires inter-fonctionnels appropriés
  • S'adresse au responsable des comptes clés et aux autres parties prenantes internes lorsqu'il y a des obstacles aux commandes, des lacunes dans les prévisions et des problématiques de stock en point de vente
  • Veiller à ce que les allocations d'inventaire pour les grossistes soient ordonnées avec précision
  • Identifie les sur-stocks et risques de rupture d’inventaire des clients par rapport aux prévisions pour influencer les commandes des grossistes
  • Surveille le niveau des stocks des grossistes qui approvisionne le commerce électronique des détaillants et effectue la recommandation en réapprovisionnement des stocks
  • Établit et rend compte des indicateurs clés de performance : semaines d'approvisionnement, nombre de SKU en rupture de stock, etc.
  • Surveille et mets à jour le statut de toutes les commandes ouvertes des détaillants qui sont expédiées chez les grossistes
  • Communiquer au client les pannes d'approvisionnement majeures provenant de Prestilux
  • Travaille en collaboration avec les opérations et la chaîne d'approvisionnement sur la gestion des dates de livraison appropriées aux grossistes afin de réduire les amendes des détaillants tout en respectant les exigences du client. Signale les retards dans les dates de livraison par rapport aux PO des clients et demande des extensions de POS lorsque requis
  • Soutient le processus de discontinuation de produits au niveau de Prestilux et des clients grâce à des stratégies de sortie et des analyses et rapports appropriés
  • S'engage activement dans l'amélioration continue des processus de gestion des commandes qui permettront la simplification et la normalisation. 

Administration et maintenance des outils de gestion (25%)

  • Administre et maintient OPS/Studio : la base de données et l'outil de saisie des commandes de la force de vente
  • Gère le téléchargement hebdomadaire / mensuel des rapports sur les points de vente des clients et des rapports sur le terrain

COMPÉTENCES REQUISES

  • Analyse commerciale
    • Démontre sa capacité à rassembler et à trier les données internes disponibles de Prestilux (rapports d'inventaire, points de vente, prévisions promotionnelles, rapports sur la chaîne d'approvisionnement), ainsi que les rapports sur les clients (rapports d'entrepôt des détaillants, rapports VBS de Sephora, etc.) dans l’objectif d’identifier les questions importantes et à faire des recommandations bien fondées et applicables aux clients et à Prestilux
    • Est proactif pour anticiper les défis et les obstacles à venir, en se basant sur la connaissance du fonctionnement de la chaîne d'approvisionnement des clients/grossistes, des marques et de la chaîne d'approvisionnement Prestilux dans la poursuite des objectifs de Prestilux.
  • Relations clients
    • Établit et entretient des relations avec les équipes d’achats des clients/détaillants
    • Établit et maintient une collaboration inter-fonctionnelle avec les chargés de compte, la chaîne d'approvisionnement/logistique ainsi que les opérations.
    • Comprend le fonctionnement du processus et des systèmes d'approvisionnement des clients
    • Fixe et maintient une fréquence régulière de points de contact avec les équipes d’achats des clients /détaillants
    • Excellentes aptitudes à établir des relations
  • Rapports
    • Élabore et gère des rapports complémentaires pour soutenir la gestion des stocks et des commandes
    • Communication : escalade et communication appropriées pour s'assurer que toutes les parties et tous les membres de l'équipe sont tenus informés ou sont sollicités pour des informations pertinentes et des solutions, même en cas de dynamique extraordinaire (marque, client, stocks)
    • Travaille avec les principales parties prenantes internes et externes (responsables des comptes clés, bureau d'achat, marketing, opérations et logistique) dans un environnement matriciel pour influencer et fournir des solutions : à court terme comme à moyen terme 
  • Leadership et valeurs
    • S’aligne sur les valeurs et principes de l’entreprise.
    • Fixation des priorités : capacité à gérer des priorités multiples dans un cadre agile et allégé. Doit être capable de définir les besoins des clients et de leur fixer des priorités. Capacité à comprendre les questions importantes, à élaborer des plans efficaces et à mettre en place des ressources et des idées productives pour atteindre les objectifs clés
    • Capacité politique : créer des coalitions positives et constructives (internes/externes) pour stimuler la valeur au sein de Prestilux et au niveau des clients
    • Créativité : Oser et faire preuve d'audace dans les nouvelles façons de communiquer les résultats et le KPIS, et favoriser une dynamique d'équipe positive 

EXIGENCES MINIMALES

  • 2+ ans d'expérience dans un rôle de prévision ou de planification au sein de l’industrie des biens de consommation ou d'un environnement de grossiste
  • Bac Universitaire dans un domaine pertinent
  • Capacité à collaborer dans un environnement matriciel.
  • Bilinguisme indispensable (anglais/français), excellentes capacités de communication (1-1 et en équipe), à l'écrit comme à l'oral.
  • Expérience préalable de travail avec des équipes d'achat de clients, un atout
  • Capacité à travailler avec un haut niveau de confort grâce à la technologie et à l'autonomie.
  • Sens de l'organisation et attention aux détails.
  • Solides compétences en matière de résolution de problèmes et d'analyse.
  • Connaissance des systèmes SAP, BI (Power BI), EDI, un atout.
  • Excellentes compétences (tableaux croisés dynamiques) ou autres outils d'analyse numérique, ainsi que des compétences en matière de rapports
  • Faire preuve de respect, de travail d'équipe, d'enthousiasme, de plaisir, de volonté de résultats et de flexibilité
  • Maturité professionnelle

POSITION SUMMARY:

The Customer Replenishment Specialist is accountable for identifying appropriate inventory levels at retailers DC’s to support store shipments and on hands; as well as working with retailers’ procurement teams to achieve planned order forecasts. The Customer Replenishment Specialist manages the expected customer order requirements and works collaboratively with the Key Account Managers, Logistics and Operations teams at Prestilux to ensure achievement to forecast and management of optimal inventory levels at retailers and store level. Retailers DC’s being supported by the specialist are PJC, McKesson, MacMahon, Familiprix, Kohl & Frisch, London Drugs, Sephora, Holt Renfrew, Hudson’s Bay and Nordstrom .

POSITION RESPONSIBILITIES:

Order management process (75%)

  • Maintains regular meetings/communication with Customer Procurement teams to collaborate on optimal inventory management and plan for customer orders
  • Documents and shares meeting summaries to appropriate cross-functional partners
  • Escalates to the Key Account Manager and other internal stakeholders when encountering roadblocks to orders, gaps to forecast and on hand issues
  • Ensures inventory allocations are ordered accurately
  • Outlines customer over bookings/ under bookings to forecast for Retailers DC orders
  • Monitors Retailers E-Commerce stock level, pushes for inventory replenishment
  • Establishes and reports on Key Performance Indicators: Weeks of Supply, Out of Stock SKU Count, etc.
  • Monitors and updates status of all open retailer orders and requisitions shipping to the retailer's DC
  • Communicates major supply outages to the customer
  • Works with Operations and supply chain on managing appropriate delivery dates to retailers DCs in order to reduce retailers’ fines by adhering to the client’s requirements and flagging delays in delivery dates vs Customer POS
  • Supports product discontinuations at Prestilux and at Customer levels with appropriate exit strategies and reporting
  • Actively engages in continuous improvement of the order management processes which will enable simplification and standardization.

Maintenance and administration of relevant tools (25%)

  • Administers and maintains the OPS technology/Studio database and tool for Field sales order entry
  • Manages the weekly / monthly upload of Customer POS and On Hands reports

 

REQUIRED COMPETENCIES:

Business Analysis:

  • Demonstrate ability to gather and sort through available internal Prestilux data (on-hand inventory reports, POS, promotional forecasts, supply chain reports), as well as customer reports (retailers warehouse on hands, Sephora VBS reports, etc.) and gather relevant insights, identify important issues and make well-reasoned and actionable recommendations to Customer and Prestilux
  • Is proactive at anticipating upcoming challenges and issues based on knowledge of customer supply chain functioning, internal brands and supply chain dynamics in the pursuit of Prestilux objectives.

Customer relationships:

  • Builds and maintains relationships with customer procurement teams
  • Builds and maintains cross functional collaboration with Key account manager, Supply chain/Logistics as well as Operations.
  • Understands functioning of customer procurement process and systems
  • Set and maintains regular frequency of touch points with customer procurement teams
  • Excellent relationship building skills

Reporting :

  • Builds, and manages complementary reporting to support inventory and order management
  • Communication: escalates and communicates appropriately to ensure all parties and team members are kept informed or are pulled in for relevant information and resolution, even when extraordinary dynamics (brand, customers, inventories) occur.
  • Works with key internal and external stakeholders (Key Account managers, Buying office, Marketing, Operations & Logistics) in a matrix environment to influence and provide solutions: short term as well as medium.

Leadership & values:

  • Aligns with company values and principles
  • Priority setting: ability to handle multiple priorities in an agile and lean setting. Must be able to define customer needs and set priorities for them. Ability to understand important issues, makes effective plans and get resources and productive ideas in place to achieve key objectives
  • Political ability: build positive and construction coalitions (internal/external) to drive value within Prestilux and at customer level
  • Creativity: Be bold and audacious with new ways to communicate results and KPIS and drive positive team dynamics.

MINIMUM REQUIREMENTS:

  • 2+ years experience in a forecasting or planning role within CPG or wholesale environment
  • Bachelor’s degree or equivalent in a relevant field
  • Ability to collaborate in a multi-stakeholder environment.
  • Bilingualism a must (English/French), excellent communication skills (1-1 and in teams), written and oral.
  • Previous experience working with customer procurement teams an asset
  • Ability to work with a high level of comfort with technology and autonomy.
  • Organization skills and attention to details.
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