RÔLE
Relevant de la directrice, philanthropie et commandites institutionnelles, le titulaire apporte son soutien à l’équipe dans la réalisation des objectifs d’affaires du secteur :
- En assurant le maintien et suivi des outils de gestion de l’équipe;
- En supervisant les activités de nature administrative et contractuelle de l’équipe;
- En coordonnant la production de la documentation requise pour les réunions internes;
- En favorisant la collaboration et le travail d’équipe.
PRINCIPALES RESPONSABILITÉS
- Agir en tant que coordonnateur administratif pour
l’équipe; - Assurer la gestion administrative des demandes soumises à la Caisse;
- Gérer la boîte électronique dons et commandites et répartir les demandes dans l’équipe en
fonction des responsabilités; - Procéder à l’achat de billets et de tables dans le cadre du rayonnement de la Caisse;
- Soutenir la directrice dans l’organisation des rencontres d’équipe, incluant la préparation des
documents relatifs à ces réunions; - Réviser les ententes;
- Obtenir la documentation requise pour gérer les étapes de facturation;
- Créer des bons de commande;
- Procéder aux mises à jour du CRM;
- Assurer la mise à jour du programme causes à effets (dons employés);
- Rassembler, organiser et envoyer les contenus de la Semaine en images;
- Collaborer à la réalisation d’événements organisés avec des partenaires;
- Gérer de multiples échéances serrées et variables, selon les priorités de l’équipe;
Gérer occasionnellement les comptes de dépenses et arrangements de voyages; - Mettre en place des solutions avec peu de
soutien; - Accomplir toute autre tâche connexe qui pourrait lui être confiée.
EXIGENCES
- Diplôme d’études collégiales ou universitaires;
- 5 à 8 ans d’expérience pertinente;
- Maîtrise du CRM;
- Excellente maîtrise du français tant à l’oral qu’à l’écrit;
- Maîtrise de l’anglais tant à l’oral qu’à l’écrit;
- Excellente maîtrise de Microsoft Office, particulièrement Excel et Word.
COMPÉTENCES
- Sens de l’organisation;
- Grande capacité à gérer plusieurs dossiers à la fois;
- Rigueur;
- Capacité de bien communiquer;
- Capacité à travailler en équipe;
- Discrétion et professionnalisme;
- Débrouillardise;
- Disponibilité ponctuelle hors des heures de bureau.
* L'emploi du masculin dans ce document désigne autant les hommes que les femmes.