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PROFIL DU POSTE

 

Titre du poste: Coordonnateur Gestion de produits

Département : Logistique & Opérations

Supérieur hiérarchique : Président Directeur Général

RÔLE

Sous l’autorité du Président Directeur général, le titulaire du poste est appelé à exécuter des tâches d’une sélection des producteurs du catalogue relevant des fonctions logistiques et opérationnelles de la Gestion des produits de spécialité par lot de Vins Balthazard. Il sera appelé à travailler en collaboration avec la Coordonnatrice  principale, Gestion de produits. Le rôle s’articule autour de 5 axes principaux, soit : la gestion des fournisseurs, la gestion des nouveaux produits, la gestion des commandes aux fournisseurs privés, agir comme facilitateur lors des visites de producteurs au Québec, appui à l’équipe lors de l’organisation des salons en Europe et finalement assurer une vigie sur la gestion des inventaires.

DESCRIPTION DU POSTE : ACTIVITÉS PRINCIPALES

Gestion des fournisseurs

  • Débuter le processus d’enregistrement et des demandes de procuration des nouveaux fournisseurs sélectionnés par le comité Approvisionnement et Gestion de produits.
  • Gestion des appels d’offres et des plans d’assortiment de la SAQ dans le catalogue de chaque fournisseur sélectionné en respectant les critères de sélection et le calendrier des soumissions;
  • Faire le suivi des résultats des appels d’offres et plans d’assortiment : aviser les fournisseurs des résultats obtenus;
  • Faire le suivi de tous les nouveaux produits jusqu’à la mise en disponibilité. Informer le fournisseur de toutes les normes et réglementations obligatoires et assister ce-dernier tout au long du processus :
  • Entrée de données dans la base de données;

Gestion des nouveaux produits et renouvellements des produits de spécialité par lot

  • Inscrire des demandes de nouveaux produits au catalogue d’offres de la SAQ;
  • Expliquer au fournisseur les implications de la gestion du catalogue SAQ et garder une communication constante afin de mettre à jour les informations des produits inscrits pendant que l’offre est valide;
  • Faire des demandes de renouvellements auprès du département des Achats lorsque les stocks sont écoulés, compléter les demandes de renouvellements SAQ : collecter toutes les informations pertinentes auprès des fournisseurs;
  • Expliquer et faire le suivi de toutes les normes obligatoires de la SAQ pour compléter le dossier : demande d’échantillons, demande d’étiquetage, normes canadiennes d’identification des produits et étiquetage ;
  • Responsable du suivi avec le fournisseur pour assurer le respect des dates d’échéance imposées par la SAQ ;
  • Gestion des corrections s’il y a un problème durant le processus d’acheminement du produit ;
  • Mettre à jour toutes les informations collectées dans la base de données;

Gestion des commandes privées aux fournisseurs

  • Vérification mensuelle des inventaires et de la vélocité des ventes;
  • Coordonner les allocations et commandes selon les périodes SAQ en biais avec le Coordonnateur gestion de produits & développement des affaires;
  • Effectuer des réservations et / ou allocations lorsque nécessaire auprès des fournisseurs;
  • Passer les commandes aux domaines selon la planification;

 Gestion des rencontres lors de visites producteurs

  • Préparer toute documentation requise pour rencontres avec la SAQ et avec producteurs;
  • Assister aux meetings SAQ et faire le suivi des dossiers après chaque meeting et/ou visite de producteur.

Gestion des Salons en Europe

  • Sous la supervision de la Coordonnatrice principale Gestion de produits et Développement des affaires, préparation de l’horaire ;
  • Préparation de toute documentation requise (rapports de catégorie, ventes, rapports dans VINS, intranet, etc.);

Responsable de suivre les inventaires

  • Analyser les besoins d’inventaire des produits de spécialité par lot selon les quantités restantes dans le réseau, la vélocité et le nombre de semaines de disponibilités;
  • Produire un rapport des analyses, organiser le calendrier des rencontres hebdomadaires pour assurer le suivi des inventaires et la vélocité des ventes;
  • En collaboration avec la Coordonnatrice principale Gestion de Produits et Développement des affaires, produire une liste de livrables à transmettre à l’équipe de ventes pour des produits qui arrivent à échéance pour activer la vente;

 

COMPÉTENCES EXIGÉES

  • Capacité d’adaptation; facilité à travailler selon des procédures précises;
  • Savoir mener plusieurs dossiers de front en simultané; autonomie, savoir définir des priorités d’action;
  • Capacité d’assurer la circulation de l’information selon les plateformes utilisées;
  • Être habileté à travailler en équipe, de partager l’information;
  • Établir une relation de confiance avec les fournisseurs;
  • Support à l’amélioration continue des processus à l’interne;
  • Forte capacité au plan relationnel et bonne gestion du stress;
  • Faire preuve de collaboration; d’ouverture d’esprit.

EXIGENCES DU POSTE 

  • Détenir un diplôme du baccalauréat en administration;
  • Être parfaitement bilingue à l’oral et à l’écrit, avoir une connaissance parfaite des règles de grammaire pour le français et l’anglais;
  • Maîtriser les logiciels de la série Microsoft Office principalement, Excel et Word;
  • Connaissance du logiciel de gestion de projets Trello est un atout;
  • Avoir de la facilité à maîtriser des outils de communication comme Slack et autres outils utilisés à l’interne telle la plateforme transactionnelle SAQ-B2B un atout;
  • Être très organisé(e) et pouvoir faire un suivi très serré de tous les dossiers sous sa responsabilité;
  • Être habileté à travailler étroitement avec différents intervenants tels les fournisseurs et les employés de la SAQ;
  • Avoir la facilité de superviser les fournisseurs dans tout le processus de référencement avec la SAQ.
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