À PROPOS DE SOPEXA CANADA

Agence Internationale de communication et de marketing spécialisée dans l’alimentaire, les boissons & l’art de vivre. Forte d’une connaissance approfondie des marchés, des acteurs incontournables et des cultures alimentaires, les collaborateurs de nos 35 agences implantées dans 26 pays garantissent une adéquation subtile des marques aux tendances food & drink d’aujourd’hui et de demain.

Le/la réceptionniste/adjoint exécutif a pour mission de s’assurer du bon fonctionnement et de la coordination du quotidien du bureau, en collaboration avec la direction et les équipes. En plus des connaissances techniques et informatiques requises pour ce poste, il se doit d’être polyvalent et organisé. Il doit également disposer d’une grande capacité d’adaptation, d’un sens du service et des priorités, et d’une grande souplesse d’esprit. A la fois autonome et diplomate, il est en outre une force de proposition et doit faire preuve d’un grand sens de la confidentialité. Par ailleurs, la pratique de l’anglais est requise.

PRINCIPALES RESPONSABILITÉS

• Être l’interface interne/externe 30%
• Assurer le soutien administratif de la direction et des équipes 30%
• Assurer le bon fonctionnement et la coordination du bureau 10%
• Gérer le suivi de courrier et de la facturation 10%
• Gérer l’entrée/sortie des colis et autres livraisons 10%
• Prendre en charge et organiser les déplacements 5%
• Support administratif des ressources humaines 3%
• Happiness Manager 2%

DÉTAIL DES RESPONSABILITÉS 

Être l’interface interne/externe

• Prendre les appels téléphoniques
• Filtrer les appels si nécessaires, prendre des messages
• Effectuer des relances téléphoniques
• Accueillir les visiteurs
• Réceptionner les livraisons (courriers et colis)

Assurer le soutien administratif de la direction et des équipes

• Apporter un soutien administratif fiable au directeur Amériques et au directeur Canada
• Assure un soutien logistique et opérationnel aux collaborateurs de l’agence (chefs de projets, équipe conseil)
• Effectuer le suivi de l’arborescence numérique interne
• Mettre à jour les bases de données
• Assurer la communication interne et externe en gérant les flux de l’information
• Mettre à jour les procédures et modes opératoires existants
• Être force de proposition pour améliorer les procédures et opératoire existants

Assurer le bon fonctionnement et la coordination du bureau

• Commander les fournitures et suivre le budget associé
• Maintenir en bon état l’espace de travail (coordination des services de ménage i.e.)
• Coordonner les relations avec les intervenants (building, IT etc.)
• Négocier les tarifs avec les fournisseurs et prestataires

Gérer le suivi de courrier et de la facturation

• Imputer les factures et transmettre le tout à la comptabilité
• Assurer les relances en cas de litiges ou retards de paiements

Gérer l’entrée/sortie des colis et autres livraisons

• Préparer et expédier les colis/plis selon les besoins de l’agence (gestion des bons d’expédition)
• Assurer le suivi et la traçabilité des plis et colis
• Réceptionner les colis et assurer leur suivi en interne
• Mettre à jour le fichier de suivi selon les entrées et sorties de fournitures et POS
• Transférer tout carton livré/reçu dans l’espace d’entrepôt
• Assurer la tenue d’un espace d’entrepôt organisé et propre

Prendre en charge et organiser les déplacements

• Centraliser les besoins de l’ensemble des collaborateurs
• Mettre à jour le calendrier des déplacements
• Rédiger et assurer le suivi en signature des ordres de mission
• Gérer le processus de réservations avec les interlocuteurs adéquats (agence de voyage, hôtels)
• Imputer les factures et soumettre les documents adéquats à la comptabilité

Support administratif des ressources humaines 

• Participer aux étapes de recrutement (mettre en ligne des annonces, effectuer un suivi etc.)
• Intégrer les nouvelles recrues
• Coordonner la communication entre les Directeurs et l’équipe

Autres tâches connexes 

• Participer au processus d’amélioration continue du cadre de travail
• Maintenir un espace de travail propre et accueillant (commande de café, vaisselles, etc…)
• Organiser les petits déjeuners, lunch, anniversaires, séminaires & sorties d’équipes

PROFIL

• Rigueur d’organisation
• Autonomie et disponibilité
• Sens des priorités
• Force de proposition et esprit d’initiative
• Sens de la discrétion et de la confidentialité
• Très bon relationnel
• Aisance en français comme en anglais
• Très bonne maîtrise de l’orthographe
• Très bonne maîtrise du Pack Office
• Intérêt pour l’univers Food & Wine
• Aime travailler en équipe et avoir du plaisir

L'utilisation du genre masculin a été adoptée afin de faciliter la lecture et n'a aucune intention discriminatoire