SOMMAIRE DU POSTE

Un très bon temps pour joindre notre équipe chez Atmosphère Communications Événementielles.  Nous recherchons un Chef de projet événementiel senior (contrat d'un an) avec un minimum de 10 ans d'expérience, pour nous aider à gérer et livrer nos projets au Canada et à l'international.

Le Chef de projet événementiel senior est impliqué dans plusieurs projets et est responsable de planifier toutes les étapes nécessaires de A à Z lors de l'organisation et de l'exécution d'événements corporatifs tels que des réunions nationales, des conférences, des galas et des campagnes de marketing au Canada et à l'étranger.

Relevant du Directeur des opérations, vos compétences en leadership et votre expérience seront d'une grande importance pour travailler en étroite collaboration avec les clients, les coordonnateurs d'événements de l'équipe de planification et avec les fournisseurs / prestataires de services tels que les producteurs, les graphistes, les services techniques et de restauration afin d’offrir un service exceptionnel, une expérience événementielle sans faille ou une campagne événementielle en direct.

Le poste requiert une excellente connaissance de l'industrie événementielle, une approche structurée de la gestion de toutes les facettes du processus de gestion d'événements et une passion pour les technologies nouvelles et émergentes.

Une exigence absolue pour ce poste est axée sur la gestion des comptes, sur la création et le maintien de relations avec les clients et sur l'orientation / le conseil des clients et présentation de concepts de haut niveau ainsi que les guider pour les aider dans leurs décisions.

Il s'agit d'un poste contractuel d'un an avec la possibilité de devenir un poste à temps plein selon la croissance de la compagnie.

Le bureau est situé à Montréal dans un loft moderne et dynamique sur le canal Lachine.

RESPONSABILITÉS PRINCIPALES

• Se concentrer sur la gestion des comptes et l'engagement des clients en établissant, en développant et en maintenant des relations commerciales saines et à long terme avec les clients et en les conseillant dans la détermination de leurs besoins de projet.
• Agir comme point de contact avec les clients et la chaîne d'approvisionnement événementielle (A / V, équipes de production, support technique, décor, design graphique, etc.) pour s'assurer que chaque intervenant est au courant des différentes étapes du projet et de leurs livrables.
• Assurer le leadership, la direction, la supervision et l'établissement des priorités de l'équipe de support et superviser le flux de travail et les responsabilités, de l'attribution des tâches à l'exécution et au réajustement des besoins opérationnels conséquente.
• Développer et respecter un chemin critique identifiant les ressources humaines, financières et fournisseurs nécessaires pour chaque projet, en s'assurant toujours que les intervenants font avancer les projets et connaissent leurs actions;
• Préparer et superviser les budgets du projet et assurer un suivi continu pour s'assurer que les coûts du projet sont conformes aux besoins du projet.
• Créez, prévoyez et respectez un chemin critique qui tient compte des délais du projet, des calendriers de production du projet et des calendriers de réunion tout au long du cycle de vie du projet.

QUALIFICATIONS ET EXPÉRIENCE

• Au moins 10 ans d'expérience pertinente en gestion de projet requise dans les événements conférenciers, réunions, activations de marque, avec une entreprise où l'innovation est leur moteur de croissance (agence de publicité, communications, industrie événementielle,);
• Expérience directe en gestion de compte / gestion de client dans les événements corporatifs, réunions, formation / team building et communications intégrées, au Canada et à l'étranger;
• Expérience directe dans l'élaboration et la présentation de concepts, de thèmes et de messages d'événements aux clients; apporter des éléments créatifs à un programme d'événement.
• Expérience directe de travail avec des sociétés de production, des équipes techniques, AV, décoration, ameublement, entreprises de restauration, hôtels, graphistes, etc.
• Parfaitement bilingue (français / anglais), compétences efficaces en communication écrite et verbale et en présentation;
• Une solide expérience en gestion budgétaire ainsi qu'une compréhension des différentes devises et de leur impact sur le budget de l'événement;
• Disponible pour voyager au Canada et à l'étranger.

COMPÉTENCES PERSONNELLE

• Compétences chevronnées dans l’entretien relationnel avec des cadres supérieurs et des cadres supérieurs au sein d'une organisation ou d'une entreprise.
• Excellentes compétences en gestion de clientèle avec de bonne patience et la capacité d'entretenir des relations
• Capacité à s'adapter et à travailler dans un environnement entrepreneurial et dynamique en croissance rapide;
• Créativité, curiosité et « œil artistique » avec une extrême attention aux détails.
• Capacité de prioriser sous pression;
• Capacité à gérer de nombreux projets en même temps
• Indépendant; solides compétences organisationnelles et souci d'efficacité;
• Méticuleux, flexible et axé sur les résultats;
• Peut travailler de manière autonome ainsi qu'en équipe.
• Excellentes compétences interpersonnelles
• Patient et flexible
• Volonté et libre de voyager - Doit avoir un passeport et pouvoir voyager dans le monde entier

OUTILS ET CAPACITÉS TI

• Expérience et compétences en design graphique est un atout précieux
• Fort intérêt pour les nouvelles technologies;
• Excellente connaissance de Microsoft Office 365. D'autres logiciels collaboratifs sont des atouts importants.
• Extrêmement bien versé dans PowerPoint et Excel
• Excellentes compétences avec divers outils de médias sociaux

POSITION SUMMARY

An exciting time to join our Atmosphere Event Communications Team. We are looking for a Senior Events Project Manager (1-year contract)) with a minimum of 10 years of experience, to help us manage and deliver our projects in Canada and on the international stage.

The Senior Events Project Manager is involved in multiple projects and is responsible to plan all necessary steps from A to Z when organizing and executing corporate events such as national meetings, conferences, galas and marketing campaigns in Canada and abroad.

Reporting to the Director of Operations, your leadership skills and experience will be of great importance in working closely with clients, event coordinators from the planning team and with vendors/service providers such as producers, graphic designers, technical and hospitality services to deliver an outstanding, flawlessly executed event experience or live event campaign.

The position requires excellent knowledge of the events industry, a structured approach in managing all facets of the events management process, and passion about new and emerging technologies.

An absolute requirement for this position is focused on account management, on building and maintaining client relationships and in guiding/advising clients and presenting them high level concepts as well as offering them advice to help in their decisions.

This is a 1-year contract position with the possibility of becoming a full-time position as the Company is growing.

The office is located in Montreal in a cool and vibrant loft on the Lachine Canal.

MAIN RESPONSIBILITIES

• Focus on account management and client engagement by establishing, developing and maintaining healthy, long-term business relationships with clients and advising them in determining their needs for the project.
• Act as the point of contact with clients and the event supply chain (A/V, production teams, technical support, décor, graphic design, etc) to ensure that each stakeholder is aware of the different stages of the project and their deliverables.
• Provide leadership, direction, oversight and priority setting for the support team and oversee the workflow and responsibilities, from task assignment to execution and readjusting operational needs accordingly.
• Develop and adhere to a critical path identifying the necessary HR, financial and vendor resources for each project always ensuring stakeholders are moving projects forward and know their actions;
• Prepare and oversee project budgets and continually follow up to ensure both the costs of the project are in line with project needs.
• Create, foresee and adhere to a critical path that takes into account project deadlines, project production calendars and meeting schedules throughout the lifecycle of the project.

QUALIFICATION AND EXPERIENCE REQUIRED

• At least 10 years of relevant project management experience required in corporate events, meetings, brand activations, with a company where the innovation is their driving growth (advertisement agency, communications, event industry,);
• Direct face-to-face, account/client management  experience in corporate events,  meetings, training/teambuilding and integrated communications, in Canada and abroad;
• Direct experience in developing and presenting event concepts, themes, messaging to clients; contributing creative elements to an event program.
• Direct experience working with production companies, technical teams, AV, décor, furnishing, catering companies, hotels, graphic designers etc.
• Perfectly bilingual (French/English), effective written and verbal communication and presentation skills;
• Strong experience in budget management as well as an understanding of different currencies and their impact on the event budget;
• Available for travel in Canada and abroad.

PERSONAL COMPETENCIES REQUIRED

• Seasoned skills in dealing with high-level executives and senior staff within an organisation or company.
• Excellent client management skills with amazing patience and the ability to nurture relationships
• Ability to adapt and work in a fast-paced growing entrepreneurial and dynamic environment;
• Creativity, curious and “artistic eye” with extreme attention to detail.
• Ability to prioritize under pressure;
• Ability to handle many projects at the same time
• Independent; strong organizational skills and care about efficiency;
• Meticulous, flexible and results oriented;
• Can work autonomously as well as in a team.
• Excellent interpersonal skills
• Patient and flexible
• Willingness and free to travel – Must have a passport and be able to travel globally

TOOLS AND IT SKILLS REQUIRED

• Experience and skills in graphic design is a valuable asset
• Strong interest for the new technologies;
• Excellent knowledge of the Microsoft Office 365. Other collaborative software are important assets.
• Extremely well versed in PowerPoint and Excel
• Excellent skills with various social media tools