Le Forum des jeunes de la fonction publique québécoise est un organisme à but non lucratif ayant pour mission de contribuer activement à l’intégration et au développement des jeunes employés de la fonction publique québécoise âgés de 35 ans et moins, tout en favorisant leur participation à l’évolution de la fonction publique québécoise. Établi depuis plus de 20 ans et comptant plus de 5 000 membres, le Forum est le lieu de réseautage et de réflexion privilégié des jeunes employés de l'État et un intervenant incontournable au regard des grands enjeux de la fonction publique.

Sous la supervision de la présidence du conseil d’administration du Forum, la personne titulaire de l’emploi agit en tant que responsable de la planification, de la mise en uvre et du suivi de différentes activités et événements du Forum des jeunes de la fonction publique québécoise en vue d’assurer leur développement et leur bon déroulement.

• Assure la coordination logistique des événements et activités sous sa responsabilité;
• Assure la gestion des inscriptions aux activités et événements sous sa responsabilité ;
• Assurer un rôle-conseil auprès des chargés de projet en leur proposant des outils pour mettre en oeuvre une programmation qui répond aux attentes des membres ;
• Collabore à la sélection et coordonne le travail des fournisseurs en lien avec les événements et activités sous sa responsabilité;
• Définit les tâches, assure le recrutement et coordonne le travail des bénévoles lors des événements et des activités ;
• Collabore à la préparation de la documentation relative aux événements et aux activités telle que des guides, des aides mémoires, des formulaires de participation, des outils promotionnels, etc. ;
• Dresse, à l’attention de l’administrateur en charge de l’événement, des recommandations et propose un budget pro forma ainsi qu’un échéancier des événements sous sa responsabilité ;
• Assure le respect du budget établi et fait le suivi de l’ensemble des obligations du Forum conformément aux ententes avec les partenaires ;
• Soutient les administrateurs du Forum dans la coordination des comités de travail en partageant son expertise en matière d’organisation d’activités et d’événements ;
• Participe à certaines rencontres des comités organisateurs ou des partenaires en assurant l’organisation logistique des réunions, en préparant les documents nécessaires aux réunions, en produisant des procès-verbaux et en effectuant les suivis nécessaires ;
• Assure le suivi et l'évaluation des activités sous sa responsabilité et fait un bilan de l'événement et les recommandations futures nécessaires;
• Appuie à la coordination logistique des autres événements nécessitant sa collaboration de la part du Conseil d’administration;
• Participe au développement d’outils de communication efficaces, d’éléments de promotion et de visuels de concert avec le ou la responsable aux communications ;
• Assurer la gestion et la promotion des activités et des événements à travers les médias sociaux, l’infolettre et les différents moyens de communication ;
• Assure une veille de l’actualité gouvernementale et fait des recherches et des recommandations de conférenciers ;
• Analyser la rentabilité des activités et développer des stratégies pour les bonifier.

DESCRIPTION DES COMPÉTENCES :

La personne qui ne détient pas un diplôme universitaire pertinent doit minimalement détenir un diplôme d’études collégiales (DEC), notamment en administration, en loisir, en événementiel ou en tourisme et une expérience de minimum 3 ans en organisation d’événements.

Pour exceller dans ce poste, la personne recherchée doit :

• Être polyvalente, dotée d’un sens de l’organisation, autonome, avec un grand sens de l’initiative et de la planification;
• Avoir une expérience significative dans la gestion d’événements ;
• Détenir un sens politique et capacité de négocier et de faire concilier des intérêts divergents ;
• Posséder des habiletés relationnelles et une excellente capacité de travail d’équipe
• Avoir une excellente capacité pour communiquer tant à l’oral qu’à l’écrit tout en étant capable de gérer la pression liée à la gestion d’événements.
• Avoir de l’intérêt pour les tâches administratives et logistiques liées à l’organisation d’activités et d’événements.
• Être dotée d’une bonne capacité d’adaptation.
• Maîtriser la suite Microsoft Office 2010.
• Être disponible occasionnellement en dehors des heures normales de travail.

Atouts :

• Connaissances et intérêts envers les enjeux de la fonction publique québécoise
• Habileté à naviguer et à gérer les réseaux sociaux (Facebook)
• Connaissances de base avec les listes d'envoi massif « PHP list » ainsi que l'édition de site Internet en « Typo 3 » et de Google Drive.
• Posséder une voiture et un permis de conduire classe .

CONDITIONS DIVERSES :

• Contrat de deux ans, renouvelable ;
• Emploi non syndiqué ;
• Semaine de 35 heures ou possibilité d’aménagement de temps de travail à 40 heures de la mi-février à la mi-mai ainsi que de septembre à novembre, et de 28 heures (4 jours) le reste de l’année ;
• 15 jours de vacances après 1 an de service ;
• 5 jours de congés mobiles pour maladies ou événements familiaux;
• 13 jours fériés payés par année ; P
• rogramme d’aide aux employés ;
• Assurances collectives (maladie et médicament) ;
• RVER cotisé en partie par l’employeur ;
• Augmentation de salaire annuelle en fonction du rendement (jusqu’à 6 %) ;
• Travail occasionnel les soirs.

Date prévue d'entrée en fonction : 2019-10-21