RÔLE

Relevant de la gestionnaire exécutive de création, le/la coordonnateur/trice est responsable d’agir comme personne ressource dans l’organisation quotidienne des activités de création

TÂCHES

• Assister les producteurs à la création dans les bookings hebdomadaires;
• Assister aux rencontres de ressources;
• Approuver l’ensemble des heures administratives hebdomadaires;
• Centraliser les demandes d’absences et les faire approuver auprès des gestionnaires;
• Communiquer les absences du mois courant à venir tous les mardi en prévision des demandes de ressources;
• Réviser les rapports RH tous les mois et communiquer les soldes au début et à la mi année;
• Assurer la complétion des feuilles de temps de l’équipe;
• Complétion des feuilles de temps de certains directeurs;
• Participer à l’organisation de meetings.

COMPÉTENCES PROFESSIONNELLES

• Capable d’accomplir plus d’une tâche à la fois;
• Planificateur hors pair;
• Extrêmement organisé;
• Excellentes aptitudes interpersonnelles;
• Diplomate;
• Sait développer des relations de confiance avec ses collègues;
• Joueur d’équipe;
• Flexible, sait travailler sous pression;
• Sensible aux détails;
• Participe activement à l’application des solutions;
• Créatif et inspirant;
• Indépendant et proactif;
• Connaît les différentes disciplines de la publicité et les enjeux liés à ce milieu.

EXIGENCES

• Baccalauréat en communications, marketing ou tout autre domaine pertinent;
• 1 à 2 ans d’expérience pertinente en agence;
• Excellentes aptitudes de rédaction et de communication.

ROLE

Reporting to the Executive Director, Creative Services, the coordinator is responsible for acting as a resource person in the daily organization of creative activities.

TASKS

• Assist the creative producers in weekly bookings;
• Attend meetings between resources;
• Approve all weekly administrative hours;
• Centralize time-off requests and have them approved by the managers;
• Communicate absences for the upcoming month each Tuesday in anticipation of requests for resources;
• Review HR reports every month and communicate the balances at the beginning of the year and at the mid-year;
• Ensure that the team’s time sheets are completed;
• Complete certain directors’ time sheets;
• Take part in organizing meetings.

SKILLS

• Able to multi-task;
• Exceptional planning skills;
• Extremely organized;
• Excellent interpersonal skills;
• Diplomatic;
• Knows how to develop trusting relationships with colleagues;
• Team player;
• Flexible and works well under pressure;
• Detail-oriented;
• Participates actively in applying solutions;
• Creative and inspiring;
• Independent and proactive;
• Familiar with the various disciplines in advertising and the challenges related to this environment.

REQUIREMENTS

• Bachelor’s degree in communications, marketing or other relevant field;
• 1 or 2 years of relevant agency experience;
• Excellent written and communication skills.