Créative et innovante, l’agence montréalaise de communication marketing Toc Toc Communications est spécialisée en communication des affaires et se distingue par son approche et sa méthodologie uniques dans l’industrie, combinant stratégie et communication sous une même offre, remettant constamment en question le statu quo. Vingt ans après sa création, l’entreprise est chef de file dans sa spécialité, respectueuse des sensibilités nationales, présente aux tables de travail des plus grandes corporations mondiales.

La culture de Toc Toc est axée sur :

• L’excellence de la stratégie à l’exécution
• Les valeurs de dépassement et d’agilité mentale et interpersonnelle
• L’esprit entrepreneurial concentré sur les objectifs d’affaires

L’adjoint(e) administratif sera appelé à apporter un soutien organisationnel, une coordination générale, s’acquitter des différentes tâches bureautiques et administratives nécessaires au bon fonctionnement de l’agence. La personne titulaire du poste devra offrir un service de qualité et rigoureux.

Vous êtes une personne polyvalente, très organisée, respectant les délais, ayant un fort esprit d’équipe et beaucoup d’entregent, ce poste est pour vous.

TÂCHES

• Soutenir la direction générale dans la planification, la coordination et la réalisation des projets
• Répondre aux appels téléphoniques, gérer l’agenda et effectuer la prise de rendez-vous; gérer et filtrer courriels et courriers
• Rédiger, réviser, mettre en page, imprimer, relier, classer, mettre à jour documents et dossiers 
• Planifier et organiser les logistiques de déplacements;
• Assurer l’ouverture, le classement, l’archivage, la mise à jour, la transmission dans les délais des formulaires et dossiers;
• Coordonner et organiser la logistique des diverses réunions
• Assister aux réunions et suivant la demande de la direction générale, à des réunions, prendre les minutes et rédiger les procès-verbaux;
• Veiller au bon fonctionnement de la permanence (fournitures, entretien, etc…);
• Toutes autres tâches connexes au volet administration.

COMPÉTENCES PROFESSIONNELLES

• Diplôme d’études collégiales (DEC) en technique bureautique ou DEP en secrétariat, avec spécialité juridique (ou expérience équivalente)
• Posséder un minimum de 3 à 5 années d’expérience à titre d’adjoint ou adjointe d’une agence ou équivalent
• Excellente maîtrise des logiciels de la série MS Office
• Capacité à gérer simultanément plusieurs tâches et à établir des priorités
• Démontrer de l’autonomie et un bon esprit d’équipe
• Sens de l'organisation et solides compétences administratives
• Maîtrise parfaite du français et de l’anglais parlée et écrite
• Professionnalisme, rigueur et souci du détail
• Ponctualité, bonne gestion du temps et des priorités, discrétion
• Respect de la confidentialité
• Initiative, autonomie et adaptation au changement
• Entregent, attitude positive et dynamique

Les personnes intéressées sont invitées à faire parvenir leur CV accompagné d’une lettre de motivation via le formulaire au bas de la page.

Veuillez prendre note que nous communiquerons uniquement avec les personnes dont la candidature aura été retenue pour une entrevue.