Relevant de la responsable du bureau des offres, le coordonnateur aux appels d'offres est en charge d’effectuer un ensemble de tâches reliées à la production et au suivi des propositions pour tous les services de l’organisation. Il sera impliqué dans l’ensemble du processus de réponse aux appels d’offres, de la vigie du marché au dépôt des soumissions. Il exécute une gamme de tâches variées. Plus précisément, il soutient le processus de réponse aux appels d’offres et est également impliqué dans la rédaction, l’assemblage et la révision du document de réponse. Travaillant en étroite collaboration avec la responsable des appels d’offres, il sera appelé à interagir avec l’équipe de vente et les conseillers de l’organisation.

RESPONSABILITÉS DU POSTE

• Effectuer des recherches d’appels d’offres sur SEAO, Merx et autres sites afin de repérer les offres potentielles et les occasions d’affaires pour les différents centres d’expertise d’Edgenda;
• Pré-analyser les exigences et clauses spécifiques des appels d’offres
• Coordonner l’aspect logistique de la préparation des offres de services : organiser la réunion de démarrage et les rencontres de suivi; préparer les documents administratifs et formulaires nécessaires; gérer l’impression, le packaging et l’envoi des propositions.
• Participer à la rédaction et à la mise en forme des documents en s’assurant de répondre à toutes les exigences des appels d’offres et selon les normes de qualité et gabarits de l’entreprise;
• Faire des recherches et compiler des renseignements pertinents sur le client, le contexte et l’historique du projet afin d'aider à l’établissement de stratégies gagnantes;
• Mettre à jour l’ensemble des informations sur les opportunités liées aux appels d’offres dans le CRM de l’entreprise;
• Fournir du soutien pour la conception d’éléments graphiques et de tout autre matériel promotionnel utilisé dans les offres de services;
• Assurer le suivi des échéanciers auprès des parties prenantes;
• Assurer l’archivage numérique de tous les documents relatifs aux offres de services et participer à la maintenance et à la mise à jour de la bibliothèque de contenus;
• Tenir à jour une base de données des curriculum vitae des employés et collaborateurs de l’organisation;
• Contribuer à l’amélioration des processus et optimiser les outils existants en vue d’améliorer la qualité des offres.
• Autres tâches connexes

PROFIL RECHERCHÉ

• Baccalauréat ou équivalent en communication, marketing, administration ou toute autre discipline pertinente;
• Minimum de deux (2) ans d’expérience;
• Très bonnes habiletés rédactionnelles, grandes aptitudes en organisation/planification de projets et souci du détail;
• Bilinguisme (français et anglais);
• Atouts : Connaissance du processus d’appel d’offres et du secteur des services professionnels.