Numéro d'affichage: 18-19/199

Statut de l'emploi: Remplacement - 6 mois

Classe / Salaire: 8 / 25,33$ à 37,80$

Service: Bureau du recrutement étudiant et de la coordination internationale

Durée et Horaire: 35 heures par semaine, du lundi au vendredi

Début du mandat: Dès que possible

Date limite pour postuler: 17 mars 2019 à 17 h

Appellation interne: Technicienne ou Technicien en information

QUI SOMMES-NOUS?

L’École de technologie supérieure, un établissement de l’Université du Québec, offre des programmes de baccalauréat, maîtrise et doctorat en génie. Située dans Griffintown, à la jonction du Vieux-Montréal et du centre-ville, à distance de marche du métro et des gares Lucien-L'Allier et Bonaventure, l’ÉTS offre, outre un salaire compétitif et un généreux fonds de pension, plusieurs avantages : jusqu'à 21 jours de vacances, horaire de 4 jours l’été, accès à un tarif préférentiel à son centre sportif situé sur le campus ou sur place, programme incitatif de transport en commun (rabais équivalent à 3 mois sur l'abonnement annuel), stationnement pour auto et vélo à prix compétitif, accès aux différentes ententes corporatives de l’École, CPE sur place, et bien d'autres avantages.

DESCRIPTION DE L'EMPLOI:

Sous l’autorité de la supérieure ou du supérieur immédiat, recueille, prépare et diffuse de l’information relative à divers programmes, services et activités offerts; traite et analyse certains dossiers et assure le suivi auprès des usagères, usagers et intervenantes, intervenants concernés.

• Recueille et analyse de la documentation, en effectue une synthèse et rédige, à partir d’un cadre ou de directives établis, des documents d’informations, des courriels, des notes, des guides destinés à renseigner les usagères, usagers et les intervenantes, intervenants concernés ou à promouvoir certains programmes, services et activités.
• Reçoit des documents, les vérifie, les analyse et en effectue la synthèse, applique les règles et les procédures qui s’y rapportent et fait les suivis qui relèvent de sa responsabilité, par exemple : mise à jour de données concernant les étudiantes, étudiants, des institutions partenaires, les professeures, professeurs, etc.
• Communique avec des intervenantes, intervenants afin de colliger, vérifier, transmettre des renseignements et de répondre, dans la mesure de ses connaissances, afin d’assurer le suivi relatif à ses activités.
• Tient à jour des règles et des procédures relatifs à des programmes, des services et des activités; fait une analyse préliminaire des cas particuliers, assure un suivi auprès des intervenantes, intervenants et des usagères, usagers et réfère les cas complexes à son supérieur.
• Informe les étudiantes, les étudiants des procédures et des règles de nature administrative ou légale (par ex. : exigences en matière d’immigration, lors d’un séjour dans le cadre d’un programme d’échange aux fins d’études ou de recherche).
• Accueille à leur arrivée, les étudiantes, étudiants internationaux en provenance d’un programme d’échange, ainsi que les étudiantes, étudiants de l’ÉTS qui participent à un programme d’échange, sur une base individuelle, afin de les aider dans la préparation de leur dossier, de les renseigner sur les conditions nécessaires à l’obtention de bourses de mobilité ou relativement à toute question reliée à leur séjour au pays ou à l’étranger.
• Peut communiquer avec des intervenantes, intervenants d’établissements d’enseignement partenaires, sur des objets déterminés, concernant les processus et les règles s’appliquant aux programmes, aux services et aux activités en vigueur.
• Communique avec les usagères, usagers internes ainsi qu’avec des intervenantes, intervenants d’organismes gouvernementaux ou institutionnels afin de recueillir des renseignements pertinents concernant ses activités.
• Tient à jour dans les systèmes d’information, des données relatives à ses activités; compile et prépare des rapports statistiques relativement aux programmes, aux services et aux activités; produit des indicateurs, et ce, sur une base régulière, afin d’établir des analyses comparatives.
• Collabore à l’organisation et au déroulement d’activités telles que rencontres d’information, de recrutement, d’accueil d’étudiantes, étudiants, de visites, de délégations ou d’autres événements spéciaux.
• Peut être appelé à participer à des réunions, tant internes qu’externes, reliées à ses activités sur des sujets relevant de sa responsabilité.
• Diffuse de l’information à un public interne (professeures, professeurs, étudiantes, étudiants, autres catégories de personnel), effectue des envois massifs, met à jour sur le site web de son unité administrative des renseignements relatifs à son secteur d’activités et collabore à l’organisation et à la réalisation de différentes tâches reliées au soutien bureautique de son secteur.
• Peut être appelée à initier au travail les nouvelles techniciennes, nouveaux techniciens, à diriger du personnel de soutien, à collaborer à son entraînement, à répartir le travail, à en vérifier l'exécution et, à la demande de la notatrice, du notateur, à donner son avis lors de la notation.
• Accomplit temporairement les tâches d'un poste connexe ou inférieur lorsque requis.
• La liste des tâches et responsabilités énumérées précédemment est sommaire et indicative. Il ne s'agit pas d'une liste complète et détaillée des tâches et responsabilités susceptibles d'être effectuées par une salariée, un salarié occupant ce poste. Cependant, les tâches et responsabilités non énumérées ne doivent pas avoir d'effet sur la catégorisation.

DESCRIPTION DÉTAILLÉE DES TÂCHES: (à titre indicatif)

• Effectue la gestion financière des différentes activités de recrutement du 1er cycle du BRÉCI, incluant la tournée universitaire au Québec, la journée Carrière de Québec, la journée Portes ouvertes de l’ÉTS, la soirée Portes ouvertes des professeurs de CÉGEP, ainsi que pour les activités tenues dans les cégeps pour les étudiants, en collaboration avec les directeurs de département et les professeurs.
• Pilote la prise de rendez-vous dans les cégeps afin de permettre aux départements de présenter leurs programmes en classe ou en vidéoconférence : communique avec différents intervenants afin de proposer des conférences dans les cégeps, met à jour la base de données des contacts, monte le calendrier des rendez-vous, assure la présence des professeurs ou des ambassadeurs aux plages horaires confirmées et compile un rapport détaillé annuel, et fait l’analyse des tendances par département, par cégep, etc.
• Administre les campagnes auprès des clientèles cibles (cursus, sciences nature, cégeps anglophones, femmes, allophones, etc.) : lancement de campagne numériques, relance et suivi de conversion des cibles; fait les contacts appropriés auprès des organismes, des partenaires et des intervenants concernés tels que les coordonnateurs de cégep, les conseillers en orientation, etc.
• Contribue à l’élaboration du plan marketing tant traditionnel que numérique, pour les programmes de 1ercycle, suggère de nouvelles activités de promotion et veille à leur bonne mise en œuvre.
• Organise, sur le plan logistique, divers événements pour des clientèles allant jusqu’à 250 personnes, de concert avec les agents de recrutement du BRÉCI.
• Tient à jour les informations, gère les communautés et effectue la promotion des programmes de 1ercycle sur le web et les médias sociaux (Facebook, LinkedIn, Twitter, Adwords et autres);
• Crée du matériel promotionnel de marketing traditionnel et numérique, des présentations et des webinaires, pour faire la promotion des programmes de 1ercycle de l’ÉTS.
• Effectue les tâches administratives et financières en lien avec les ambassadeurs du 1er cycle, en concertation avec le Service des finances : révision et approbation des rapports de dépenses, gestion de la paie, etc.
• Assiste les agents de recrutement dans les activités de relance des admis non-inscrits au baccalauréat et compile un rapport détaillé faisant ressortir les tendances.
• S’assure du suivi des activités publicitaires en marketing traditionnel et numérique avec divers médias, prépare le matériel publicitaire nécessaire, et contribue à l’évaluation de la pertinence et à l’allocation budgétaire des différents médias pour les placements publicitaires.
• Gère l’envoi de matériel promotionnel dans tous les cégeps du Québec et autres établissements scolaires.
• Contribue à l’élaboration de sondages et en assure la qualité et l’analyse par tests et expérimentation.
• Collige, vérifie, analyse, enregistre des données et prépare des rapports et des statistiques reliées à la clientèle étudiante du 1er cycle.
• Alimente et tient à jour les différentes bases données du BRÉCI.
• Participe à la valorisation et à la diffusion de l’image de marque ÉTS.
• Répond aux demandes d’information des visiteurs au BRÉCI, au besoin.

PROFIL RECHERCHÉ :

Scolarité : Diplôme d’études collégiales (DEC) en marketing ou dans une discipline appropriée.

Expérience : Minimum de deux (2) ans d’expérience technique pertinente dans le domaine des communications et/ou du marketing.

Autres :

• Sens aigu de l’organisation et des priorités dans un environnement dynamique ;
• Aptitude à travailler en équipe, à réaliser des tâches multiples, à faire preuve d’ouverture d’esprit, à respecter des échéanciers serrés et à changer rapidement de priorité ;
• Aptitude pour la communication marketing traditionnelle et numérique : intérêt pour la rédaction de contenu web, la création de pages de tombée de campagnes numériques et la mise en page de matériel promotionnel (bannières, kiosques événementiels, invitations à des événements, etc.) ;
• Intérêt pour la compilation de statistiques et le suivi budgétaire ;
• Excellent sens du service à la clientèle ;
• Aptitude en communication interpersonnelle et approche collaborative avec ses divers clients internes ;
• Autonomie, polyvalence, initiative, créativité ;
• Souci du détail ;
• Connaissance des outils, techniques et analyse de sondages ;
• Connaissance pointue des systèmes d’enseignement, des programmes et du cheminement étudiant niveau cégep et universitaire au Québec ;
• Connaissance et aptitude à travailler avec des systèmes de base de données numériques ;
• Compétences en graphisme (Adobe Photoshop, Adobe Illustrator, Dreamweaver, etc.).