Offre d'emploi

No 19011

Affichage interne et externe

22 janvier 2019 au 1er avril 2019

SECRÉTAIRE DE DIRECTION CONTRACTUEL (1 an avec une possibilité de prolongation)

FONDATION DE L’INRS ET DIRECTION GÉNÉRALE À MONTRÉAL

Sommaire de la fonction

Relevant de la directrice de la Fondation de l’INRS, la personne réalise des travaux de secrétariat et administratifs afin d’assister sa supérieure dans l’accomplissement de certains mandats et d’assurer le bon fonctionnement de la Fondation. En étroite collaboration avec l’adjointe administrative du directeur général de l’INRS, elle offre également un soutien à la Direction générale dans la réalisation de ses activités.

Principales tâches et responsabilités

• Plus spécifiquement, elle tient à jour l’agenda, vérifie les dispositions, fixe les rencontres, en informe les personnes concernées et rassemble les documents pertinents; assiste la directrice par rapport au suivi des dossiers et au respect des échéanciers. Elle traite les affaires courantes, organise les déplacements et effectue les réservations (restaurants, hôtels, transports, etc.), prépare les rapports de dépenses de voyages et assure le suivi approprié.
• Elle prépare et assure le suivi du budget de fonctionnement de la Fondation.
• Elle reçoit les appels et le courrier, prend connaissance des courriels, identifie les urgences, les transmet, au besoin, aux personnes concernées, en assure le suivi; rédige la correspondance; complète les informations nécessaires à la prise de décision et les transmet à la directrice.
• Elle répond aux demandes de renseignements en provenance de l’interne et de l’externe, règle certaines questions et redirige, au besoin, les demandes aux bonnes personnes. Elle assure une circulation efficace de l’information.
• Elle organise des réunions et des évènements : prépare les listes d’invités; envoie des invitations; convoque les personnes concernées; voit à la réservation de salles, à la préparation et à la distribution du matériel et des documents nécessaires; rédige ou révise les procès-verbaux, comptes rendus et rapports découlant de différents comités et rencontres; fait les suivis appropriés suite aux décisions prises, etc.
• Elle collabore et assure le suivi ainsi que la tenue à jour de divers dossiers administratifs, fichiers et bases de données liés aux activités de la Fondation.
• Elle participe à la recherche préalable et à l’élaboration et à la mise en page de lettres, documents, rapports, tableaux et présentations de qualité; effectue l’entrée de données dans les systèmes appropriés et compile des statistiques pour divers rapports.
• Elle assure la gestion des documents et leur classement selon les principes établis, inventorie les fournitures de bureau et prépare les formulaires de demande de paiement, de demandes d’achats et autres, suivant les besoins.
• En étroite collaboration avec l’adjointe administrative du directeur général, elle aide à l’accomplissement des tâches de secrétariat et administratives liées à la Direction générale.
• Au besoin, elle accomplit toute autre tâche connexe.

Exigences normales et habiletés particulières

Scolarité

• Détenir un diplôme terminal du cours secondaire en secrétariat ou détenir un diplôme ou une attestation d’études dont l’équivalence est reconnue par l’autorité compétente.

Expérience

• Posséder quatre (4) années d’expérience de travail dans un poste à responsabilités comparables en secrétariat de direction.

Autre

• Excellente maitrise de la langue française, parlée et écrite;
• Excellente maitrise de la langue anglaise, parlée et écrite;
• Connaissance approfondie de la suite MS Office;
• Bonne connaissance des logiciels usuels de gestion des relations avec la clientèle (CRM) et de bases de données;
• Bonne expérience de gestion d’agendas complexes;
• Sens développé de l’organisation, du service à la clientèle et une facilité à communiquer;
• Bon jugement, rigueur, souci du détail, précision, tact, diplomatie et discrétion;
• Habileté reconnue en rédaction (dont les procès-verbaux) et esprit d’analyse et de synthèse;
• Autonomie, sens de l’initiative, esprit d’équipe et grande disponibilité;
• Capacité à gérer plusieurs dossiers à la fois tout en maintenant un travail de qualité;
• Capacité à travailler sous pression et à respecter des échéanciers serrés;
• Connaissances de base en comptabilité, ainsi que des milieux universitaires et philanthropiques (un atout).

Lieu de travail

Institut national de la recherche scientifique

Direction générale

385, rue Sherbrooke Est

Montréal (Québec)  H2X 1E3

Des déplacements très occasionnels à l'extérieur de la région de Montréal sont à prévoir.

Traitement

Poste à temps complet : 35 heures par semaine.

Selon la politique de rémunération du personnel administratif non syndiqué en vigueur à l’INRS, le salaire varie de 43 172 $ à 59 756 $ annuellement selon l’expérience et la formation (bureau niveau 3). Dès votre première journée de travail, la personne aura droit au régime de retraite, assurances collectives, 4 semaines de vacances par année, journées de maladie, journées personnelles, horaire d’été, etc.)

Comment postuler ?

Les personnes intéressées à ce poste sont priées de postuler en ligne au plus tard le 1er avril 2019.

L'INRS souscrit à un programme d'accès à l'égalité en emploi et invite les femmes, les minorités visibles, les minorités ethniques, les autochtones et les personnes handicapées à poser leur candidature. La priorité sera donnée aux personnes ayant le statut de citoyen ou de résident du Canada.