DESCRIPTION DE POSTE – ADJOINTE ADMINISTRATIVE

L’ASSOCIÉ est une firme spécialisée dans la gestion administrative et événementielle. Notre équipe répond aux multiples besoins d’OBNL tels que l’administration, l’organisation d’événements, les communications, la gestion de membres et la comptabilité. Nous sommes actuellement à la recherche d’une adjointe administrative qui viendra en renfort aux chargées de projets dans la gouvernance des associations et la coordination des événements confiés à L’ASSOCIÉ.

Rejoignez une équipe dynamique, passionnée de l’événementiel !

Descriptions des tâches :

Organisation d’événements :

• Suivi d’inscriptions aux événements;
• Suivi et coordination des besoins des exposants en collaboration avec la chargée de projets;
• Participe, en support à la chargée de projets, à la réalisation sur le terrain des événements et activités organisés;
• Maintient à jour les bases de données événementielles;
• Au besoin, effectue des appels téléphoniques et des suivis auprès des membres de l’association et d’organismes externes afin de confirmer leur participation aux événements;
• Préparation matérielle des congrès de formation (cocardes, cartons d’allergies, liste de présences, affiches de signalisation, etc.)

Soutien administratif :

• Entrée de données;
• Réception des appels;
• Gestion des courriels;
• Gestion de la correspondance;
• Facturation;
• Envois postaux et, à l’occasion, préparation de publipostage;
• Soutien clérical et mise en page de document divers;
• Révision grammaticale et relecture de documents;
• Toutes autres tâches connexes.

Compétences et exigences requises :

• Niveau d’études : DEP en bureautique
• Année d’expériences reliées à l’emploi : 2 à 5 ans
• Description des compétences : Nous sommes à la recherche d’une candidate possédant d’excellentes connaissances de la suite Office (Excel, Word). Des connaissances de base des logiciels suivants seraient un atout : Salesforce, Mailchimp, Survey Monkey et Jotform. De plus, nous cherchons une personne polyvalente qui n’aura pas de difficultés à exercer de multiples tâches, parfois récurrentes, parfois variées. La candidate possédera également un excellent sens des priorités et une bonne gestion du stress. Finalement, nous cherchons une personne possédant un intérêt marqué envers l’organisation d’événement.
• Langues demandées : excellente maîtrise du français parlé et écrit, bonne maîtrise de l’anglais parlé et écrit;
• Être disponible occasionnellement pour des activités le soir et les fins de semaine ;
• Expérience de télétravail (atout);
• Connaissance du fonctionnement des OBNL (atout).

CONDITIONS DE TRAVAIL :

• Salaire offert : à discuter
• Nombre d’heures par semaine : 30 h, possibilité de 37,5 h occasionnellement de février à juin
• Conditions diverses : emploi permanent de 4 jours semaine, horaire de jour/semaine
• Lieu de travail : Télétravail
• Date d’entrée en poste : 18 février 2019
• Pour soumettre votre candidature  via Isarta