Poste à combler : Producteur délégué d’événements

Employeur : ICAR Mirabel

À propos d’ICAR

ICAR Mirabel est un complexe de courses motorisées aménagé sur les anciennes pistes de l’Aéroport international Montréal-Mirabel, à 30 minutes au nord de Montréal. ICAR Mirabel est la destination ultime pour organiser des événements qui suscitent des sensations fortes. ICAR offre la possibilité à ses visiteurs de vivre une expérience mémorable en testant ses nombreux produits, circuits et installations ultramodernes. Et cela, dans un environnement sécuritaire et contrôlé : pistes de course ; Aérodium ; Hélipad ; centre de karting ; espace tout-terrain ; aire d’essais ; simulateurs de course ; salle avec des équipements multimédias ; restaurant panoramique offrant une vue sur le circuit ; bar avec terrasse couverte et garage avec atelier mécanique sont à la disposition des clients d’ICAR.

Depuis 2008, ICAR a livré des concepts d’événements corporatifs sur mesure, activités de team building, lancements de produits, formations, rencontres de presse et sans oublier l’incontournable série Nascar. Dans son plan de développement 2019-2021, ICAR Mirabel prévoit la mise sur pied d’un événement grand public majeur. C’est dans cet optique qu’elle est à la recherche d’un producteur délégué. Cette ressource relèvera du dirigeant de l’entreprise et travaillera en étroite collaboration avec lui et ses collaborateurs.

Expérience : 5-10 ans minimum

Scolarisation : baccalauréat de préférence

Langue : maîtrise du français parlé et écrit. Langue seconde : capacité de dialoguer avec des partenaires anglophones et de rédiger de façon fonctionnelle.

Le poste est à combler dès maintenant.

Compétences recherchées

Un(e) professionnel (le) qui aime travailler en équipe!

• De grande rigueur, avec un esprit de synthèse et analytique
• Avec de fortes aptitudes et expériences en gestion de projet (avoir déjà géré des productions de A à Z et des budgets de 500K$ et plus)
• Avec de fortes aptitudes en gestion de partenaires et d’exécution de commandites (ou ventes)
• Ayant géré des agences et fournisseurs (AV, communication, Web, Médias sociaux, agents d’artistes, sécurité, etc.)
• Ayant déjà négocié avec des fonctionnaires de municipalités ou autres paliers gouvernementaux
• Avec la capacité de faire des recherches de façon efficace (sur le web, à travers des contacts, etc…)
• Au sens de l’organisation, et avec une capacité de tenir des échéanciers serrés
• Qui fait preuve d’initiative
• À l’esprit entrepreneurial et d’une grande flexibilité
• Sans être un spécialiste, qui a déjà un réseau social (FB, LinkedIn)
• Qui maîtrise les logiciels word, PPT, Excel
• Qui possède les aptitudes pour faire des rapports d’étapes, des synthèses

Tâches

Élaboration du concept et de la programmation de l’événement (avec l’équipe)

• Être habilité à participer à des séances de réflexion stratégique et y contribuer positivement avec des idées innovantes et porteuses : en ayant fait ses devoirs au préalable (recherches, analyse de la concurrence (benchmark), etc.
• Faire des synthèses de ces séances, et déterminer les chantiers qui en découlent
• Attribuer les tâches
• Faire avancer le dossier et le suivi des étapes
• Faire le suivi avec les parties prenantes – ville, agence, partenaires, etc…)
• Identifier et calculer les risques possibles (point de vue sécurité et opinion publique)
• Définir le concept final
• Bâtir la programmation

Gérer des budgets

• Établir un budget de pré-production
• Établir un budget de production
• Établir un budget de commercialisation (Marketing, RP, Web)
• Valider les budgets
• Sjuivre et contrôler les budgets
• Dresser le bilan financier final de l’événement

Contribuer au financement de l’événement (Appuyer le dirigeant et son équipe)

• Formuler des demandes de subventions
• Monter un programme de commandites
• Adapter ce programme à différents types de partenaires
• Rencontrer des partenaires potentiels
• Conclure des ententes avec ces partenaires
• Gérer la relation avec ces partenaires

Négocier et conclure des ententes avec les talents et fournisseurs  (appuyer le dirigeant)

• Rédiger des briefs, appel à soumissionner
• Préparation de devis techniques
• Rédiger des lettres d’entente pour les artistes, artisans, techniciens, différents fournisseurs et avec les membres honoraires de l'équipe de production
• Conclure des ententes

Diriger la préproduction

• Préparer le scénario détaillé de l’événement
• Coordonner et attribuer les tâches et responsables
• Exécuter les travaux de planification et de préparation
• Contrôler les étapes et l’échéancier de la préproduction
• Gérer l’ensemble des fournisseurs
• Gérer les agences engagées
• Appuyer le directeur de la logistique dans ses besoins
• S’assurer de la planification en cas de crise (bâtir cellule et plan)
• S’assurer de la sécurité publique (redorer d’ardeur dans ce dossier)

Agir comme courroie de transmission entre tous les intervenants

• Assigner des mandats et des tâches
• Assurer la circulation de l'information entre les intervenants
• Superviser la réalisation des mandats et des tâches
• Favoriser des rapports de travail harmonieux et productifs
• Se rapporter régulièrement au dirigeant

Assurer la commercialisation (avec agences à l’appui)

• Identifier et engager des spécialistes en création, publicité, web, médias sociaux et relations publiques
• Élaborer avec eux la stratégie de commercialisation
• Négocier et conclure des ententes avec des diffuseurs ou partenaires médias
• Superviser la création et la production de tous les outils de commercialisation
• Déployer la stratégie de commercialisation
• Préparer des rapports de résultats

Billetterie et produits dérivés pour le grand public

• Élaborer une stratégie de prix
• Assurer le suivi avec l’équipe des opérations pour la mise en place de la billetterie
• Définir et mettre en marché des produits dérivés

Diriger la production

• Agir comme chef d’orchestre sur le terrain
• Gérer les responsables de chacun des dossiers : logistique, sécurité, communication, billetterie, performances, etc.
• S’assurer que la livraison soit sans faille