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Ville d’arts, de culture et de savoir, Sainte-Thérèse compte 27 000 habitants. Pôle régional dans la MRC de Thérèse-De Blainville, Sainte-Thérèse jouit d’une notoriété acquise en matière culturelle et d’enseignement de grande qualité. Son redéveloppement urbain autour de la gare entraîne un dynamisme exceptionnel avec l’arrivée de nombreux jeunes entrepreneurs offrant une diversité de commerces de proximité. Son centre-ville communément appelé Le Village se démarque des villes voisines par son histoire et l’harmonisation de son cadre bâti ancien et nouveau.

La Ville de Sainte-Thérèse désire combler le poste cadre et permanent d’adjoint(e) à la direction générale et à la marie.

DESCRIPTION SOMMAIRE

Sous la responsabilité du directeur général, la personne titulaire du poste contribue à l'efficacité administrative de la direction générale et de la mairie.  Elle fournit un support à la direction générale, aux élus et à l'occasion aux gestionnaires de la municipalité au niveau de la gestion et du suivi de certains dossiers, de la production de rapports et de l'organisation des réunions.

Elle est aussi responsable du traitement des plaintes, dirigées à la direction générale ou à la mairie, et de s’assurer que les citoyens soient répondus.

RÔLE ET RESPONSABILITÉS

  • Gère les appels téléphoniques, le courriel et les agendas électroniques de la direction générale et de la mairie, s'assure du suivi quotidien des échéances et organise les réunions demandées par ses supérieurs; 
  • Effectue la correspondance, prépare les réquisitions, prépare au préalable les dossiers pour les rencontres à la direction générale et à la mairie, voit à l’accueil des citoyens et des visiteurs;
  • Répond aux différentes demandes de renseignements et plaintes des citoyens et des élus municipaux, les achemine dans les différents services et assure le suivi approprié;
  • Informe les conseillers municipaux des évènements et confirme les présences aux demandes de représentation (conférence de presse, ouverture de commerce, lancement, représentation auprès des organismes). S’informe du protocole et obtient les allocutions ainsi que le déroulement des activités;
  • Planifie et organise, en collaboration avec le service des communications, les événements de la direction générale et de la mairie avec efficacité et efficience tout en étant générateur d’idées innovatrices;
  • Prépare les différentes correspondances acheminées aux citoyens pour les élus, en collaboration avec le service des communications;
  • Assure le suivi du calendrier pour le renouvellement de l'ensemble des baux traités à la direction générale;
  • Organise les rencontres des comités et commissions : prépare l’ordre du jour, envoie les convocations, réserve les locaux, assiste aux rencontres et rédige le compte-rendu;
  • Élabore et met à jour le système de classement, les contacts, les répertoires informatiques, les statistiques, les listes et les tableaux et assure l’archivage des documents importants;
  • Assure le suivi des demandes d’aide et support financier ainsi que le Fonds d’excellence : accusé réception, rapport de recommandation au conseil, demande de chèque, correspondance et compilation des demandes;
  • Prépare les présentations visuelles devant être présentées par la direction générale ou la mairie;
  • Prépare les sommaires décisionnels pour les activités auxquelles participe le conseil et y inscrit les dépenses afférentes;
  • Élabore les résumés de dossiers servant à la prise de décision du conseil lors des comités pléniers pour les demandes de commandites;
  • Effectue toute autre tâche connexe à la demande de son supérieur immédiat.

FORMATION ET EXPÉRIENCE

  • Formation collégiale en secrétariat, bureautique ou en administration. Un diplôme universitaire en communication constitue un atout;
  • Minimum de 5 années d’expérience pertinente dans un poste de soutien à la haute direction. Une expérience en milieu municipal ou au sein d’une administration publique constitue un atout important.

COMPÉTENCES RECHERCHÉES

  • Excellente capacité en rédaction et maîtrise du français tant à l’oral qu’à l’écrit. Posséder également une bonne maîtrise de l’anglais à l’oral et à l’écrit constitue un atout; 
  • Niveau avancé des logiciels MS Office (Word, Excel, Oulook,) et bonne connaissance de PowerPoint;
  • Excellentes aptitudes pour les relations interpersonnelles, la communication à tous les niveaux hiérarchiques et vision orientée vers l'approche client;
  • Adaptabilité et aisance à changer rapidement les priorités en fonction des urgences des autres services;
  • Orienté vers les résultats et apte à mener plusieurs dossiers en parallèle, à travailler sous pression et en équipe;
  • Esprit d’analyse, organisation, planification et habileté en résolution de problèmes;
  • Bonne écoute, rigueur, jugement, diplomatie, discrétion et confidentialité.

HORAIRE DE TRAVAIL

34 heures par semaine (lundi au jeudi de 8h à 16h30 et le vendredi, de 8h à 12h).

RÉMUNÉRATION

L’échelle salariale annuelle de ce poste cadre se situe entre 56 956$ à 80 775$, à laquelle est jumelée une gamme complète d'avantages sociaux, incluant un fond de pension.

Toute personne intéressée à poser sa candidature pour occuper ce poste doit faire parvenir son curriculum vitae ainsi qu’une lettre de présentation par courriel  au plus tard le 27 février 2019.

Nous vous remercions de l’intérêt que vous témoignez pour ce poste, cependant nous ne communiquerons qu’avec les personnes dont la candidature aura été retenue.

La Ville de Sainte-Thérèse souscrit au principe d’équité en emploi et offre des opportunités d’emploi à tous sans égard à leur sexe, origine ethnique ou tout autre critère de discrimination illégal.

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