Titre d’emploi :   Adjoint(e) administratif et service aux membres

Domaine :             Administration, bureautique, secrétariat

Organisation :      Société de Développement Commercial (SDC) Promenade Masson

Type d’emploi :   Permanent, temps plein, jour

Salaire :                 14 à 19,5 $ / heure (suivant expérience)

Lieu de travail :   5349, 4e Avenue, Montréal (Québec) H1Y 2V4

Heures :                                35 H / semaine. Travail en semaine, de 8h30 à 16h.

Peut nécessiter occasionnellement une présence avant 8h30, le soir ou fin de semaine.

Candidature :       Date limite de dépôt de candidature, le mardi 26 février 2019

Prise de fonction : Dès que possible

• PRÉSENTATION DE L’ORGANISATION ET DE L’ÉQUIPE:

La Société de Développement Commercial (SDC) Promenade Masson est un organisme sans but lucratif regroupant 140 membres. Elle a pour mission principale de soutenir le développement et la promotion de l’artère commerciale Promenade Masson, situé dans le quartier Rosemont.

Nous sommes une petite équipe polyvalente, dynamique et souriante, nous avons à cœur de faire briller la Promenade Masson et de faire rayonner le cœur de Rosemont. Nous sommes toujours en mode solutions pour relever de nouveaux défis et offrir des services de qualité. Si vous vous reconnaissez dans cette brève description, ce poste est pour vous.

• DESCRIPTION DU POSTE ET DÉFIS :

L’adjoint(e) administratif et service aux membres sera appelé à apporter un soutien organisationnel, une coordination générale, s’acquitter des différentes tâches bureautiques et administratives nécessaires au bon fonctionnement de l’organisation. La personne titulaire du poste devra offrir un service aux membres de qualité et rigoureux.

Vous êtes une personne polyvalente, très organisée, respectant les délais, ayant un fort esprit d’équipe et beaucoup d’entregent, ce poste est pour vous.

III. PRINCIPALES FONCTIONS :

Volet administration

• Soutenir la direction générale dans la planification, la coordination et  la réalisation des projets, des activités d’animations et des évènements (ouverture de dossiers, demandes d’autorisations, suivi administratif et budgétaire, coordination…);

• Rédiger, réviser, mettre en page, imprimer, relier, classer, mettre à jour documents et dossiers ;

• Répondre aux appels téléphoniques, gérer l’agenda et effectuer la prise de rendez-vous; gérer et filtrer courriels et courriers;
• Planifier et organiser les logistiques de déplacements;
• Assurer l’ouverture, le classement, l’archivage, la mise à jour, la transmission dans les délais des formulaires et dossiers;
• Coordonner et organiser la logistique des diverses réunions (conseils d’administration, assemblées générales, comités, formations, réseautage….);
• Assister aux réunions du conseil d’administration,  des assemblée générales et suivant la demande de la direction générale, à des réunions, prendre les minutes et rédiger les procès-verbaux;
• Veiller au bon fonctionnement de la permanence (fournitures, entretien, etc…);
• Effectuer des taches de comptabilité de base (coder les factures, émission et suivi de factures, petite caisse, dépôt à la banque, classement…);
• Toutes autres tâches connexes au volet administration.

Volet Services aux membres

• Assurer la gestion et le suivi des contributions monétaires offertes aux membres (Décorations de vitrines, verdissement…);
• Assurer la gestion et le suivi des certificats d’achats de la Promenade Masson (vente, remboursement, facturation, tableau de suivi..);
• Effectuer les taches d’impressions, de reliures, de plastifications, d’envois et réceptions de télécopies…;
• Assurer la gestion et le suivi des services payants (Colonnes Morris, plastification, jaquette promotionnelle….), facturation, encaissements…;
• Inscrire et compiler les interventions réalisées pour les membres;
• Actualiser les informations concernant les membres (ouvertures, fermetures, changement de gérant, de propriétaire…), maintenir ces informations à jour auprès des services de la Ville;
• Gérer et suivre des rabais consentis entre membres, impression des cartes privilèges;
• Signaler et suivre toutes les réclamations relatives au bon fonctionnement de l’artère commerciale (déneigement, éclairage, nettoiement….)
• Ainsi que toutes autres tâches connexes au volet services aux membres;

• EXIGENCES ET FORMATIONS
• Détenir un diplôme d’études professionnelles ou diplôme collégial en bureautique ou administration ou secrétariat ou expérience jugée équivalente ;
• Posséder au minimum 2 ans d’expérience pertinente dans un poste similaire ;
• Maîtriser les logiciels de bureautique (Outlook, Word, Excel, PowerPoint);
• Avoir une capacité rédactionnelle et esprit de synthèse;
• Avoir une excellente maîtrise du français, tant à l’écrit qu’à l’oral;
• Avoir une bonne connaissance de l’anglais.

• APTITUDES ET COMPÉTENCES RECHERCHÉES
• Entregent, attitude dynamique et positive ;
• Capacité à faire plusieurs tâches en même temps;

• Sens développé de l’organisation, de la rigueur ;
• Ponctualité, bonne gestion du temps et des priorités, discrétion ;
• Prise d’initiative, autonomie et adaptation au changement

• ATOUTS
• Connaissance du fonctionnement des OSBL (Organisme Sans But Lucratif);
• Connaissance du milieu événementiel, service aux membres;
• Connaissance des logiciels SurveyMonkey (ou équivalent), MailChimp (ou équivalent), Facebook, WordPress;
• Connaissance du logiciel de comptabilité Acomba.

VII. POUR POSTULER
Pour poser votre candidature, veuillez nous faire parvenir par courriel une lettre présentation accompagnée de votre curriculum vitae à l’adresse suivante via Isarta.

Nous remercions toutes les personnes qui répondront à cette annonce, toutefois nous ne communiquerons qu’avec les candidat(e)s retenu(e)s pour une entrevue.