Poste régulier temps plein - 35h/semaine

RAISON D’ÊTRE DE L'EMPLOI :

Sous l’autorité de la directrice des ventes, la personne titulaire seconde la déléguée ou le délégué commercial dans la préparation des programmes de sollicitation et assure le suivi administratif des dossiers clients. Elle est responsable du lien administratif interne entre la déléguée ou le délégué commercial et les divers intervenants.

DESCRIPTION DES PRINCIPALES TÂCHES :

Seconde la déléguée ou le délégué commercial dans ses tâches et assure un certain suivi administratif des dossiers clients.

• Assume les responsabilités administratives relatives aux dossiers clients et assure le suivi de la réservation provisoire jusqu’à la confirmation finale du client.
• Conseille les clients relativement à la tenue de leur événement au Centre (matériel de promotion, modification, ajout, analyse des coûts, etc.).
• Prépare le registre d’attribution des salles en fonction des disponibilités du calendrier et des demandes transmises.
• Prépare les propositions et les contrats de location de salles. Prépare l’annexe de tarification.
• Contribue à la mise en œuvre du plan d’action des ventes de la Société.
• Agit à titre de personne-ressource pour le client lors de l’absence de la déléguée ou du délégué commercial.
• Répond aux demandes de réservation d’espace pour certains événements récurrents et les événements d’un à deux jours (réunions ou banquets) du marché québécois.
• Détermine les besoins de la clientèle concernée et donne de l’information sur les espaces disponibles.
• Propose des dates de disponibilité des espaces et suggère des produits et services adaptés aux besoins du client dans le but de conclure une entente.
• Prépare et assure le suivi des propositions et des contrats de location de salles. Prépare l’annexe de tarification. Participe à l’organisation des visites d’inspection et de familiarisation.
• Collabore, avec la déléguée ou le délégué commercial, à l’organisation des visites du Centre (visites d’inspection, de familiarisation et de repérage).
• S’assure que tout le matériel promotionnel nécessaire à ces visites soit fourni au client.
• Assure la liaison entre les comités nationaux et locaux, l’Office du tourisme de Québec, les hôtels, l’organisateur professionnel de congrès, les intervenants touristiques et le Centre.
• Réserve auprès des hôtels le nombre de chambres requis par les clients.
• Participe à la préparation et à l’élaboration de certaines visites du Centre.

AUTRES FONCTIONS ADMINISTRATIVES.

• S’assure de la disponibilité du matériel nécessaire aux activités de la déléguée ou du délégué commercial ou de son supérieur immédiat.
• Prépare les documents ou le matériel qui seront nécessaires à la déléguée ou au délégué commercial pour ses activités de présentation à la clientèle.
• Compose des textes ou autres documents, rédige la correspondance, et ce, tant en français qu’en anglais.
• Élabore différents outils automatisés afin d’améliorer le fonctionnement de son domaine d’activité.
• Maintient à jour le système de classement de son secteur d’activité, prend les appels et en fait le suivi.

EXIGENCES DU POSTE :

• Diplôme d’études collégiales en marketing ou en tourisme, ou l’équivalent.
• Un minimum de 4 années d’expérience préalable dans un domaine connexe.
• Excellente connaissance de la langue française orale et écrite.
• Excellente connaissance de la langue anglaise orale et écrite.
• Bonne connaissance de la suite Office (Word, Excel et Outlook).

Moteur économique de la région de Québec, leader en matière d’événements écoresponsables et reconnu meilleur palais des congrès au monde par l’Association internationale des palais de congrès, le Centre des congrès de Québec offre des installations de pointe pour la tenue d’événements majeurs.