Notre firme d’architecture de 30 personnes est à la recherche d’une responsable administrative pour plusieurs aspects du bon fonctionnement de notre bureau.

Nous recherchons une personnalité qui aime collaborer et qui cherche constamment à améliorer nos façons de faire pour optimiser notre rentabilité, mais également notre qualité de travail!

VOTRE CONTRIBUTION :

• Veiller à la facturation, au suivi et à la perception; aux paiements de comptes et aux suivis avec notre technicienne comptable;
• Mettre en place des suivis financiers des projets;
• Procéder aux commandes et au suivi des inventaires de bureau;
• Préparer les paies;
• Assurer un suivi avec les feuilles de temps;
• Accueillir les visiteurs et assurer une relève au téléphone, si nécessaire;
• Assurer l’accueil des nouveaux employés et les départs d’anciens employés, s’il y a lieu;
• Assurer une coordination avec notre responsable informatique en cas de problème;
• Assurer le bon fonctionnement de la firme, gérer les demandes internes et externes ;
• Participer à la coordination des activités internes et externes;
• Mettre à jour les diverses bases de données; 
• Mettre en forme et modifier lettres, notes de service, rapports et présentations à partir de l’information fournie et jusqu’à la version définitive destinée au client.

NOTRE CONTRIBUTION :

• Un milieu de travail ayant un grand niveau d’engagement, de générosité et de participation à l’amélioration de notre société;
• La possibilité de travailler 9 jours sur 10;
• Un salaire concurrentiel, selon l’expérience;
• Un environnement de travail stimulant, convivial et inclusif.

POUR AVOIR DU SUCCÈS DANS CE POSTE :

• Excellente maîtrise de Word, d’Excel et de PowerPoint, assortie d’une aptitude pour apprendre les logiciels standard de la firme ainsi que d’autres applications pertinentes, et pour utiliser l’équipement technique et le matériel de bureau, à un niveau intermédiaire;
• Sens de l’initiative, débrouillardise, discrétion, autonomie, dynamisme, facilité à communiquer dans un environnement d’équipe, grand souci du détail et de la qualité;
• Sens de l’organisation et gestion des priorités ; 
• Grande capacité à trouver des solutions rapidement ;
• Atout si expérience en InDesign, Sketch Up ou autre plateforme similaire.