Relevant du (de la) directeur(trice), tournées et opérations artistiques, l’agent(e) des tournées assiste le directeur dans la planification, l’organisation, la gestion, la coordination, le contrôle et la communication des activités de tournées en fonction des objectifs stratégiques; objectifs d’affaires et des enjeux organisationnels (budget et rentabilité).

RÔLES ET RESPONSABILITÉS

• Concevoir la liste des besoins en ce qui concerne les déplacements (avions, trains, autobus, etc.) et les nuitées à l’étranger et coordonner le jumelage des musiciens;
• Assister le (la) directeur(trice), tournées et opérations artistiques dans ses fonctions en lien avec l’organisation et la réalisation des tournées, suivis de dossiers et les échéanciers;
• Assurer le lien avec les musiciens;
• Coordonner l’obtention des visas et des permis de travail de tous les participants de la tournée selon les différents pays;
• Faire les états de compte et assurer un suivi budgétaire sur certains aspects;
• Accompagner l’orchestre en tournée;
• Rédiger les communications faites aux musiciens et autres participants de la tournée;
• Concevoir le livret de tournée qui comprend l’itinéraire, les dates importantes, les adresses et les contacts;
• Gérer l’obtention et la mise en fonction des téléphones de tournées;
• Créer et gérer les bases de données pour les tournées (liste des participants, informations administratives, etc. )
• Faire les suivis nécessaires auprès des compagnies d’assurances et de la chambre de commerce concernant le transport des instruments;
• Rédiger les rapports de tournées et les bilans;
• Assurer les liens réguliers l’agent de l’OSM, les salles de concert et les différents fournisseurs.

Autres tâches administratives

• Fournir du soutien administratif au (à la) directeur(trice), tournées et opérations artistiques (téléphone, messagerie vocale, télécopieur, courriel, classement, bon fonctionnement du bureau, préparation des envois de courrier, dont la correspondance, les lettres, bons de commande, etc.).

EXIGENCES DU POSTE

• BACC dans une discipline appropriée ou l'équivalent;
• Expérience pertinente d'au moins 3 ans dans une fonction similaire;
• Excellente maitrise de l’anglais;
• Expérience en gestion de projets;
• Connaissance de la musique classique, un atout;
• Bonne maitrise de la Suite Office;
• Disponibilité les soirs et fin de semaine.

Compétences et attitudes organisationnelles requises

• Approche client (respect des engagements, proactivité et réactivité);
• Autonomie;
• Communication verbale et écrite efficiente;
• Créativité et innovation;
• Disponibilité et flexibilité;
• Gestion des priorités et du temps;
• Habileté à établir et maintenir des relations privilégiées;
• Habileté à travailler en équipe;
• Habileté à travailler en multidossiers;
• Loyauté et engagement envers les clients et l’OSM;
• Ouverture au changement;
• Respect des personnes;
• Sens de la planification et de l'organisation;
• Souci élevé de la qualité du travail.