Milieu de vie

HEC Montréal est la première école de gestion au Canada. Centenaire, détentrice de trois agréments internationaux, sa réputation est établie au Québec, au Canada et à l'international. HEC Montréal offre un milieu de travail enrichissant, dynamique, stimulant et multiculturel; véritable carrefour des tendances dans tous les secteurs de la gestion.

La Direction de la Fondation HEC Montréal et des relations avec les diplômés a pour mission de mobiliser et de solliciter les diverses communautés proches de HEC Montréal, que ce soient les étudiants, les diplômés, le personnel, les amis, les organisations et les entreprises de manière à permettre à l’École de répondre à ses besoins et ses priorités.

RÔLE ET RESPONSABILITÉS

L’agent ou l’agente aux activités (communications) offre un soutien opérationnel aux activités de son secteur de travail. La personne titulaire de ce poste contribue à la mission de la Fondation en participant activement au déploiement des actions de l’équipe des communications et participe à l’organisation logistique et matérielle de l’ensemble des activités de la Fondation. Plus spécifiquement :

Soutien aux communications (65%)

• En collaboration avec son supérieur immédiat, participe au déploiement des actions en communication en: mettant à jour différentes informations sur le site Web de la Direction; recueillant des informations, adaptant et traitant des images/photos et en préparant le format des divers contenus pour diffusion sur les médias sociaux; préparant le format des envois courriel; créant des albums photo; préparant et en mettant en forme des présentations PowerPoint; assurant un support aux communications événementielles; effectuant la révision linguistique de textes.
• Complète des formulaires de demandes faites auprès d’autres services de HEC Montréal comme le Studio de design graphique et en assure le suivi.
• S’assure d’archiver les documents de l’équipe des communications suivant le système en place, propose et met en place des méthodes en vue de l’améliorer. 
• À l’aide des logiciels appropriés et en collaboration avec son supérieur immédiat, prépare et rédige la correspondance générale, les communications de toutes sortes et les rapports. 
• Effectue la recherche, la cueillette et l'agencement de renseignements nécessaires à divers projets; communique avec les personnes ressources appropriées pour obtenir et valider les informations.

Soutien aux activités de la Fondation (35%)

• Participe aux activités et à l'organisation logistique et matérielle de la Fondation HEC Montréal et des relations avec les diplômés : assure l’inscription des participants aux activités de la Fondation et s’enquiert du suivi (confirmation d’inscriptions, nombre de participants) et tient à jour les indicateurs de performance pour l’ensemble des activités; reçoit, filtre et achemine les appels téléphoniques et les courriels liés aux événements et aux communications de la Fondation; envoie les invitations, confirme les présences, procède aux inscriptions. Fournit des renseignements d’ordre courant. Dirige les demandes vers les personnes concernées dès que l’objet de la requête exige la connaissance spécifique d’un dossier; accueille les participants aux activités, les dirige et les informe. 
• À l'aide des logiciels appropriés, participe à la préparation et à la correction de divers documents : listes de participants, affiches, invitations, cocardes, textes ou autres documents en soutien des communications effectuées et des événements. 
• Effectue la compilation de données de toutes sortes en vue de dresser des listes et des tableaux, de procéder à la création de fichiers permettant la réalisation d’étiquettes, de répertoires d’adresses, de lettres, etc.
• Compile et transmet, à l’équipe administrative, les coordonnées recueillies auprès des diplômés et des organisations et toute autre information devant être intégrée dans la base de données Raiser’s Edge.
• Envoie des documents par courriel ou par télécopie, effectue les photocopies de son secteur.

PROFIL RECHERCHÉ

• Diplôme d’études professionnelles dans une discipline jugée pertinente
• Minimum de quatre années d’expérience de travail pertinente
• Excellente connaissance de la langue française, parlée et écrite
• Bonne connaissance de la langue anglaise
• Excellente connaissance des logiciels et des environnements technologiques d’usage courant, notamment Word, Excel (fonctions intermédiaires-avancées) et PowerPoint
• Bonne connaissance des réseaux/médias sociaux les plus courants (Facebook, LinkedIn, Twitter, Instagram), des CMS, et des pratiques spécifiques à ces médias
• Habileté marquée en rédaction incluant la rédaction Web
• Bonne connaissance des bases de données et des opérateurs logiques
• Connaissance du fonctionnement d’un système de gestion des événements
• Fortes habiletés dans les relations interpersonnelles (approche client) et dans les communications orales et écrites
• Aptitude à travailler pour plusieurs personnes à la fois
• Aptitude à travailler avec le public
• Capacité de travailler en équipe
• Habileté à travailler sur plusieurs dossiers à la fois
• Autonomie dans le travail et capacité de travailler à l’intérieur de délais restreints, débrouillardise
• Sens de la planification et de l’organisation
• Esprit méthodique, rigueur, minutie, précision et souci du détail
• Esprit de synthèse et capacité d’analyse
• Aptitudes marquées en rédaction
• Respect des règles d’éthique relatives à la gestion de dossiers confidentiels
• Disponible pour travailler à l’extérieur de l’horaire régulier
• Connaissance du milieu universitaire (atout)
• Connaissance ou expérience en organisation d’événements (atout)

AVANTAGES

• Échelle salariale jusqu'à 53 860 $, selon les années d'expérience pertinente
• 23 jours de vacances annuelles après un an de service
• 15 jours fériés
• Programme de formation et de développement plus généreux que le marché
• Programme d’assurance collective et régime de retraite à prestations déterminées

Soumettre une candidature

• Date limite pour postuler : le 12 novembre 2018 à minuit