MANDAT : La coordonnatrice administrative est responsable de la réalisation d’un ensemble de travaux administratifs et du secrétariat, afin d’assurer le bon fonctionnement des opérations de l’organisation. Elle devra également apporter un soutien à divers projets en communications et en événementiel, et ce, en collaboration avec la Directrice générale, le Conseil d’administration et les bénévoles.
COMPTABILITÉ ET ADMINISTRATION :
- Gestion de la facturation;
- Suivi des inscriptions aux activités;
- Suivi des comptes payables et recevables;
- Encaissements et dépôts;
- Conciliation des paiements en ligne;
- Tenue de la petite caisse;
- Toutes autres tâches connexes.
SECRÉTARIAT :
- Gestion du courrier;
- Réception téléphonique et accueil des visiteurs;
- Gestion des fournitures et du matériel de bureau;
- Classement, archivages et photocopies;
- Rédactions de correspondances et autres documents;
- Mise à jour quotidienne du site Internet;
- Collaboration au processus de prospection;
- Effectuer des suivis auprès des clients existants;
- Présenter les produits et services offerts par l’entreprise;
- Toutes autres tâches connexes.
EXIGENCES :
- E.C., D.E.P. ou certification en soutien administratif, secrétariat et comptabilité ou domaine connexe;
- 1 à 5 ans d’expérience dans un poste similaire ou toute autre expérience pertinente;
- Excellente connaissance de la suite MS Office (Word, Excel, Outlook, Powerpoint);
- Excellentes aptitudes rédactionnelles et fortes compétences en révision linguistique;
- Excellentes aptitudes pour le graphisme et la création d’éléments visuels;
- Excellente maîtrise de la langue française parlée et écrite;
- Bonne maîtrise de la langue anglaise parlée et écrite;
- Bonne connaissance de WordPress;
- Connaissance d’Eudonet ou autre système CRM, un atout;
- Connaissance des médias sociaux (Facebook, Twitter, LinkedIn & Instagram);
- Connaissance de la suite Créative Adobe (Photoshop et Illustrator), un atout;
- Être disponible occasionnellement pour des activités de soir et de fin de semaine.
COMPÉTENCES ET APTITUDES :
- Rigueur et autonomie;
- Capacité d’initiative et polyvalence;
- Gestion des priorités et sens de l’organisation;
- Aptitude marquée dans les relations interpersonnelles;
- Aimer travailler avec le public et facilité à communiquer;
- Diplomatie et politesse;
- Capacité à travailler sous pression;
- Capacité à travailler en équipe.
Supérieur immédiat : Mme Anne-Marie Lelièvre, Directrice générale
Date prévue d’entrée en fonction :
Le plus tôt possible. Le poste pourra être comblé à tout moment durant le processus.
Durée de la période d’affichage : 17 septembre au 1er octobre 2018
Documents à fournir : Tous les candidat.e.s devront faire parvenir une lettre de motivation, un curriculum vitae ainsi que tout documents pertinent à l’évaluation de leur candidature, et ce, au plus tard le 1er octobre 2018. Des entrevues auront lieu à tout moment durant le processus et le poste pourra être comblé avant la fin de la période d’affichage.
Les candidatures doivent être acheminées à :
Mme Anne-Marie Lelièvre, directrice générale
Lieu de travail : Chambre de commerce et d’industrie du Sud-Ouest de Montréal (CCISOM)
410, avenue Lafleur, bureau 32
Montréal QC H8R 3H6
*Le genre féminin utilisé dans ce texte comprend aussi le masculin.