Adjointe – Marketing et développement des affaires

L’ÉQUIPE

Norton Rose Fulbright Canada S.E.N.C.R., s.r.l. est actuellement à la recherche d’une personne désirant agir à titre d’adjoint. Cette personne relèvera de la directrice principale – marketing et développement des affaires, qui est en poste à Calgary. Cependant, ses tâches seront partagées (50/50) entre les bureaux de la région de l’Est (Québec et Montréal) et les équipes nationales de marketing et développement des affaires.

LE RÔLE 

À l’échelle nationale et sous la direction de la directrice principale – marketing et développement des affaires :

• S’occuper du paiement des factures, des demandes de remboursement de dépenses et des cartes de crédit à l’échelle nationale
• Participer à la préparation du budget et au suivi des dépenses par rapport au budget
• Préparer des rapports
• Élaborer et mettre à jour les outils de travail et documents internes de l’équipe (présentations, organigrammes, tableaux de suivis, rapports trimestriels et mises à jour hebdomadaires) et en assurer le bon déploiement
• Assurer le suivi des présences (jours de vacances, congés de maladie, journées « flexibles »)
• Aider les avocats en ce qui a trait aux commandes d’objets promotionnels par l’intermédiaire de la boutique en ligne, contrôler l’image de marque pour les commandes personnalisées et traiter les factures connexes
• Planifier des réunions internes, s’occuper de la logistique, notamment de l’établissement du calendrier, de la distribution de l’ordre du jour, des rappels et des documents, s’occuper des besoins en services de traiteur, réserver les salles de réunion et le matériel, s’occuper des appels-conférence et compiler les divers rapports
• Préparer, mettre en page et vérifier divers documents conformément aux normes relatives à l’image de marque, comprenant des tâches mineures de conception graphique et de préparation à l’aide des programmes de Microsoft Office
• Mettre à jour le système CRM et les contacts dans Outlook en utilisant des nouveaux renseignements sur des clients ou contacts existants
• Réaliser d’autres tâches et projets qui lui sont confiés

À l’échelle de la région de l’Est, sous la direction de la directrice – marketing et développement des affaires :

• S’occuper du paiement des factures, des dépenses et des cartes de crédit du service de marketing pour l’équipe de la région de l’Est, y compris les dépenses liées à l’accueil de clients au Centre Bell
• Prêter main-forte dans le cadre d’événements pour les bureaux de Québec et de Montréal en gérant les réponses et en préparant les cocardes
• Vérifier, assembler et coordonner l’impression de documents de marketing et de développement des affaires (comme des présentations PowerPoint) tant en anglais qu’en français
• Coordonner les réservations pour les séances de photo au bureau de Montréal
• Contribuer à la mise à jour de nos plateformes électroniques (site Web, intranet, notices professionnelles, site collaboratif)
• Rechercher des fournisseurs et coordonner des commandes de biens et services, au besoin
• Prêter main-forte dans l’exécution de diverses tâches administratives liées à des projets régionaux, à des équipes et à des campagnes, au besoin. 

COMPÉTENCES

• Posséder 1 à 2 années d’expérience
• Posséder de l'expérience de travail au sein d’un cabinet de services professionnels ou des domaines du marketing/de la vente
• Avoir des aptitudes pour les communications orales et écrites exceptionnelles en français et en anglais
• Posséder une expérience de travail éprouvée auprès de dirigeants et de leaders
• Avoir un grand sens de l’organisation, savoir établir les priorités et gérer de multiples tâches simultanément et pouvoir répondre à des demandes de dernière minute
• Être professionnel et efficace et offrir un bon service à la clientèle (interne et externe)
• Être minutieux
• Être apte à travailler sous pression en respectant des délais serrés concurrents
• Faire preuve d’un excellent jugement et avoir le sens des affaires, démontrer un grand niveau de professionnalisme, même lorsque les délais sont serrés
• Être jovial et avoir le sens de l’humour
• Avoir un bon esprit d’équipe et être disponible pour aider les collègues pendant les périodes de pointe
• Savoir s’adapter facilement à de nouvelles situations et avoir de l’entregent
• Posséder d'excellentes compétences en informatique
• Posséder des aptitudes pour préparer divers rapports en Word et Excel et créer/modifier des présentations PowerPoint
• Pouvoir maintenir le plus haut niveau de confidentialité et savoir faire preuve d’une grande discrétion eu égard à tous les dossiers