DESCRIPTION DE LA COMPAGNIE

CRÉATEUR DE COMMANDITES PERCUTANTES & GESTIONNAIRE D’ATTRACTIONS ET D’ÉVÉNEMENTS MAJEURS :

Gestionnaire hors pair d’attractions touristiques et d’événements majeurs depuis 30 ans, le Groupe Cogestion a dernièrement propulsé sa division commandite Spondeo afin d’élargir sa clientèle auprès de différentes propriétés, mais également dans le domaine de la commandite sportive.

Maître dans l’art de la commandite, Le Groupe Cogestion a développé à travers les années une solide expertise unique en commandite. Grâce à notre vaste expérience diversifiée, notre firme est à l’affût des meilleures pratiques de marketing et de commandites. La boîte est unique, authentique et offre des services exclusifs et avant-gardistes. Parmi les propriétés que nous représentons, nous comptons entre autres l’International de montgolfières de Saint-Jean-sur-Richelieu, Destination centre-ville, la Ville de Brossard, le Triathlon international de Montréal, la Fédération québécoise d’ultimate.

DESCRIPTION DES TÂCHES

Sous l’autorité du Directeur des opérations, l’ADJOINTE ADMINISTRATIVE / VENTES & COMMANDITES  aura comme principal mandat le soutien administratif du département des ventes et  commandites de Groupe Cogestion.

Plus précisément :

• Rédiger les ententes contractuelles pour chaque commandite vendue par la compagnie;
• Effectuer le suivi et la coordination des ententes contractuelles pour les différents partenaires de la compagnie c’est-à-dire : la signature, la réception et l’envoi des copies officielles;   
• Effectuer les demandes de facturation pour toutes commandites vendues à la comptabilité et en assurer le suivi;
• Faire la relecture de texte et faire de la correction de documents;
• Faire la mise à jour de la base de données du département des ventes & commandites;
• Coordonner le processus de paiement des factures c’est-à-dire : codifier, soumettre pour approbation à la direction, transmettre à la comptabilité, assurer la réception des chèques pour signature par la direction et faire les envois postaux;
• Assurer la gestion informatique mineure c’est-à-dire : s’assurer du bon fonctionnement de l’imprimante, du système téléphonique, des services de l’Internet, du système d’alarme, de la création d’adresses courriel lorsque requis, de même que la création de comptes utilisateurs lorsque nécessaire. Au besoin, assurer la liaison avec les services de soutien technique. Gérer l’inventaire et assurer l’approvisionnement de la papeterie et des cartouches d’encre pour l’imprimante;  
• Répondre aux appels, récupérer et distribuer le courrier;
• Assurer le classement, l’archivage des contrats et présentations des ventes;
• Organiser et coordonner différentes réunions pour la direction;
• Transcrire et distribuer les procès-verbaux des réunions de la direction au besoin;
• Faire la mise à jour des échéanciers du département et des budgets des différents projets en collaboration avec la direction générale.  

PROFIL RECHERCHÉ :

• Détenir un diplôme d’études professionnelles en secrétariat;
• Détenir un minimum de cinq années d’expérience de travail;
• Avoir des habiletés impeccables en rédaction française et une excellente capacité à s’exprimer à l’oral;
• Être bilingue;
• Avoir un excellent sens de l’organisation et esprit de décision, capacité à gérer plusieurs dossiers actifs et à établir les priorités;
• Présenter un excellent service à la clientèle;
• Avoir la capacité de travailler sous pression et avec de courts échéanciers;
• Avoir une attitude collaborative et aimer travailler en équipe;
• Détenir les valeurs recherchées suivantes : le respect, intégrité, authenticité et dépassement de soi et esprit d’équipe;
• Avoir de l’aisance avec l’informatique;
• Maîtriser les logiciels suivants : Microsoft Office (Microsoft Word, Excel, PowerPoint et Outlook).
• Avoir une connaissance de Sales Forces (atout).
  

CONDITIONS DE TRAVAIL

Lieux de travail : Saint-Jean-sur-Richelieu

Horaire de travail : De 8 h 30 à 17 h du lundi au vendredi

Conditions : Avoir un véhicule pour les déplacements et rencontres de clients au besoin

Salaire : À discuter

Note : Seuls les candidats retenus seront contactés