RÔLE  

Nous sommes à la recherche d’un(e) adjoint(e) exécutive pour seconder un de nos associés principaux. La personne recherchée possède des habiletés interpersonnelles et linguistiques, de même qu’une attitude positive et empreinte de professionnalisme. 

TÂCHES 

• Gérer l’agenda, le courrier, les courriels et les appels;
• Organiser la logistique des réunions;
• Coordonner tous les préparatifs de voyage ainsi que les rencontres tenues à l'extérieur du bureau (itinéraires, avions, hôtels, véhicules, etc.);
• Gestion et suivi de différentes demandes ou dossiers;
• Traitement de documents confidentiels;
• Traitement des feuilles de temps et comptes de dépenses;
• Conception et mise en page de divers documents tels mémos, lettres et présentations;
• Assurer le suivi et la complétion de certains projets spéciaux;
• Préparer l’ordre du jour des rencontres et prendre les minutes au besoin;
• Effectuer des tâches reliées à la vie personnelle des associés tel que la coordination de voyage et le paiement de factures; 
• Supporter les associés au développement de certaines activités relative au développement d’affaire, aux nouveaux outils de gestions et à la structure organisationnelle. 

COMPÉTENCES 

• Expérience de 3 ans dans un poste similaire;
• Habileté marquée à monter des présentations à l’aide du logiciel Keynote;
• Maîtrise parfaite du français et de l’anglais, tant à l’oral qu’à l’écrit;
• DEC en techniques de bureautique, ou expérience équivalente. 

EXIGENCES 

• Excellente capacité organisationnelle; 
• Bonne capacité de gérer plusieurs tâches/demandes à la fois;
• Autonomie;
• Flexibilité;
• Discrétion;
• Empathie;
• Résistance au stress;
• Dynamisme;
• Professionnalisme;
• Diplomatie;
• Connaissance du milieu de la production un atout.

TASKS 

• Manage schedules, emails, and calls;
• Organize meeting logistics;
• Coordinate travel preparations and meetings held outside the office (itineraries, flights, hotels, transportation, etc.);
• Manage and follow up on various requests and files;
• Handle confidential information;
• Submit timesheets and expense accounts;
• Write and format various documents such as memos, letters, and presentations;
• Follow up on and finalize certain special projects;
• Prepare the order of the day and take meeting minutes;
• Carry out tasks related to partners’ personal lives, such as:
• Travel coordination;
• Invoice payment;

PROFESSIONAL SKILLS 

• 3 years of experience in a similar position; 
• Ability to create Keynote presentations;
• Perfectly fluent in French and English, both spoken and written;
• DEC in Office Technology, or equivalent experience.

REQUIREMENTS 

• Excellent organizational skills;
• Ability to manage numerous tasks/requests at once;
• Autonomy;
• Flexibility;
• Discretion;
• Empathy;
• Resistance to stress;
• Dynamism;
• Attention to detail;
• Knowledge of video production an asset.