Relevant du directeur(trice) des services internes, le préposé(e), services internes assure des fonctions de support administratif et est responsable des remplacements au sein de l’équipe des services internes ainsi que pour le poste de préposé(e), approvisionnement et aménagement des locaux. Plus particulièrement, le(la) titulaire du poste assume les responsabilités suivantes :

RÔLE ET RESPONSABILITÉS

Reprographie, numérisation :

• Assurer le remplacement opérationnel du poste de préposé(e), photocopie au besoin
• Effectuer des opérations de reprographie, reliure et de numérisation
• Alimenter les appareils en matières premières telles que papier, carton, broches, et s’assurer de disposer en tout temps de stocks suffisants
• Assurer l’entretien de base des appareils (nettoyage, ajout d’encre) et interagir avec le technicien réparateur externe
• Maîtriser l’utilisation d’outils manuels, électriques et électroniques requis pour le façonnage des documents (plieuse, plastifieuse, boudineuse, déchiqueteuse)

Courriers, télécopie, aide à la clientèle et messager :

• Assurer le remplacement opérationnel du poste de préposé(e), messagerie au besoin
• Recevoir électroniquement les télécopies
• Réacheminer les télécopies reçues aux destinataires
• S'assurer de l'impression des télécopies après les heures d'ouverture
• Procéder au suivi des télécopies envoyées qui n'ont pas été lues
• Effectuer des recherches dans les télécopies reçues
• Procéder aux cueillettes et aux livraisons du courrier interne et externe aux 30 minutes
• Effectuer le tri et l'ordonnancement du courrier.
• Exécuter le timbrage du courrier
• Assurer la livraison rapide du courrier recommandé
• Tenir les paniers de tous les étages à jour avec les arrivées/départs/modifications des groupes de travail
• Tenir le registre à jour des prêts temporaires des paniers de courrier, de flip sharp, etc.
• Livrer ou récupérer des documents ou colis, notamment au palais de justice
• Procéder aux dépôts aux différentes banques et dans les bureaux de change

Points café :

• Procéder quotidiennement à l’achat des lunch de dernière minute à la foire alimentaire.
• Procéder 2 fois par semaine au remplissage de la machine à liqueurs.
• Procéder à chaque semaine à la rotation des produits alimentaires et placer la commande « d’épicerie» dans le local d’entreposage.
• Lors d’absence du personnel des points de café, procéder au remplacement complet.

Approvisionnement et aménagement des locaux :

• Procède à l’entretien du centre de conférence.
• Approvisionner les salles de conférence des listes téléphoniques papiers.
• Approvisionnement en fournitures de bureau et papeterie.
• Assurer le réapprovisionnement en fournitures aux divers endroits appropriés.
• Effectuer le suivi de l’utilisation des stocks et fixer les niveaux de réapprovisionnement.
• Livrer et placer les paquets de papier à chaque imprimante et photocopieur.
• Participer à l’organisation de l’entrepôt notamment au niveau des outils et équipements.
• Monter et démonter les équipements des salles de réunion selon la demande de la clientèle.
• Collaborer au réapprovisionnement des salles et voir à leur propreté.
• Assurer le déchiquetage de certains documents.
• Assurer le suivi des demandes de service auprès du gestionnaire de l’édifice (Ivanhoé Cambridge)
• Effectuer l’inspection des locaux/mobilier et faire l’inventaire des autres réparations/correctifs à apporter.
• Participer aux réaménagements et déménagements, selon les besoins.

Autres :

• Effectuer toute autre tâche connexe, au besoin

QUALIFICATIONS REQUISES

• Posséder un diplôme d'études secondaires
• 5 ans d’expérience minimum dans un rôle similaire
• Très bon sens du service à la clientèle, sens de la minutie et souci du détail
• Capacité à travailler sous pression
• Connaissances informatiques et des logiciels de la suite Office
• Faire preuve d’autonomie, de discrétion, de ponctualité et de polyvalence;
• Avoir un intérêt marqué pour le travail d’équipe
• Avoir le sens des responsabilités
• Expérience en reprographie, reliure et numérisation (un atout)
• Être disponible pour un horaire de 10 h à 18 h

L’utilisation du masculin dans ce document pour désigner des personnes a pour seul but d’alléger le texte.

Lavery souscrit aux principes d’accès à l’égalité en matière d’emploi.