Sous la direction du directeur général, « l’Agent(e) - Base de données et encans » est responsable de la gestion de la base de données concernant les donateurs, les sollicitations postales massives (trois grandes durant l’année), de la réception et de l’enregistrement des dons ainsi que de la production de rapports relatifs aux dons et aux donateurs. L’agent(e) est également responsable de tous les encans reliés aux activités de la Fondation du CHUS.

RESPONSABILITÉS

• Gestion du logiciel ProDon et doit s’assurer d’avoir une base de données complète et sans erreur (entrées de données, vérifications des dons, etc.;
• Sollicitation postale dans le cadre de la campagne annuelle : Envois et réceptions, statistiques, corrections, mises à jour, rappels des promesses, remerciements, émissions des reçus à la fin de l’année;
• Envois mensuels aux patients et pour les dons In memoriam;
• Supervision des bénévoles affectés à l’entrée de données;
• Suivi des promesses de don tout au long de l’année (i.e. entrée des promesses dans le logiciel ProDon) et des entrées de fonds des activités externes et des différents tirages;
• Production des fichiers, des rapports d’analyse dans le but de répondre aux demandes du directeur général et des membres de l’équipe;
• Suivis auprès du service de comptabilité;
• Assurer l’appui technique sur l’utilisation de la base de données auprès des employés;
• Gestion des encans lors des événements;
• Gestion des formulaires WEB : programmation et visuel.

QUALIFICATIONS

• Formation collégiale en administration (minimum requis);
• Minimum de 2 ans d’expérience dans un poste similaire exigeant un suivi rigoureux des données;
• Maitrise de Prodon et d’Acces et connaissance de la suite Office;
• Entregent et sens des communications;
• Sens de la planification et de l’organisation;
• Grande rigueur et sens éthique développé.