SOMMAIRE DE LA FONCTION

L’adjoint à la direction est responsable des fonctions administratives et générales du département du développement des affaires, marketing et relations publiques. Il veille à la bonne marche de la direction en effectuant des fonctions de nature cléricales et administratives telles que la rédaction de correspondances, la planification de rendez-vous, l’organisation et le suivi des dossiers physiques et électroniques, le suivi et le traitement des factures et dépenses des fournisseurs, la mise à jour des politiques, procédures et procès-verbaux et la gestion des suivis. Le détenteur du poste joue également un rôle important dans le soutien des communications internes et des relations publiques en effectuant des mises à jour d’intranet et en réalisant le tri et la distribution des photos et vidéos pour les besoins des membres de l’équipe de l’hôpital.

Le détenteur du poste est également responsable de la gestion des appels externes destinés au département. Il est responsable de soutenir le gestionnaire dans ses activités quotidiennes telles que la gestion des courriels et de l’agenda, la confirmation et préparation des dossiers pour les rencontres. De plus, il coordonne les guides et les visites de l’hôpital.

Il est aussi responsable du de la gestion quotidienne de l’inventaire du matériel promotionnel et de la boutique. Il se charge de l’envoi de matériel promotionnel pour les activités de l’équipe de Dons et développement, ainsi que pour la fraternité des Shriners.

EXIGENCES

Connaissances académiques et expérience

• Diplôme collégial ou universitaire de préférence dans un domaine connexe à l’emploi

Expérience

• Expérience de quatre (4) ans en tant qu’agent administratif
• Expérience en contrôle d’inventaire, un atout
• Expérience en correction d’épreuves, un atout
• Expérience en communications, un atout

Compétences recherchées

• Excellentes habiletés d’organisation et de gestion des priorités avec attention aux détails
• Initiative
• Capacité à travailler sous pression
• Excellent bilinguisme oral et écrit (français, anglais)
• Excellente connaissance de la suite Microsoft Office (MS Project, Outlook, Word, PowerPoint et Excel)
• Excellentes habiletés informatiques
• Connaissance et volonté d’apprendre de nouveaux systèmes de gestion de l’information
• Habileté à travailler de façon indépendante, avec peu de supervision
• Joueur d’équipe avec une attitude positive
• Horaire flexible quant aux événements importants

JOB OUTLINE

The Executive Assistant is responsible for the administrative and general activities of the Business Development, Marketing and Public Relations Department. They ensure the smooth running of the directorate by performing clerical and administrative functions such as writing correspondence, scheduling appointments, organizing and monitoring physical and electronic records, monitoring and processing invoices and expenses of suppliers, updating of policies, procedures and minutes and managing follow-ups. The incumbent also plays an important role in supporting internal communications and public relations by performing intranet updates, as well as sorting and distributing promotional photos and videos for the needs of the hospital’s team members.

The incumbent is also responsible for managing external calls to the department. They are responsible for supporting the director in her day-to-day activities such as e-mail and agenda management, confirmation and preparation of meeting files. In addition, they coordinate hospital tours and tour guides schedules.

They are also responsible for the daily management of the inventory of promotional material and the boutique. They are responsible for sending promotional material for the activities of the Donor Development team, any other department as well as for the Shriners Fraternity.

REQUIREMENTS

Educational

• College or university degree preferably in a field related to the job

Experience

• Minimum four (4) years of experience as an administrative assistant
• Experience in inventory management, an asset
• Experience in proofreading, an asset
• Experience in communications, an asset

Key Competencies

• Excellent organizational and priority management skills with attention to detail
• Initiative
• Ability to work under pressure
• Excellent oral and written bilingualism (French, English)
• Mastering of Microsoft Office (MS Project, Outlook, Word, PowerPoint and Excel)
• Excellent computer skills
• Knowledge and willingness to learn new information management systems
• Ability to work independently, with little supervision
• Team player with a positive attitude

Flexible schedule to be present at events