Coordonnateur administratif

PROFIL ÉDUCALOI

Éducaloi est un organisme à but non lucratif actif au Québec depuis 17 ans. Nos actions permettent aux citoyens de reconnaître l’aspect juridique des situations de la vie courante et de comprendre la loi, leurs droits et leurs obligations, autant au quotidien que dans des circonstances juridiques particulières.

Véritable média spécialisé en pleine émergence, Éducaloi fait preuve de leadership et d’innovation en conciliant le droit, l’éducation et la communication pour informer et sensibiliser les Québécois au droit. Éducaloi est reconnu à travers le Canada et à l’étranger comme chef de file en matière d’information et d’éducation juridiques destinées au grand public.

Éducaloi offre ainsi aux citoyens des contenus d’information juridique clairs et efficaces, accessibles par de multiples canaux de diffusion tels :

• un site Web, qc.ca, présentant des centaines d’articles en français et en anglais sur des sujets de droit variés, et visité plus de 4,7 millions de fois par année;
• des chroniques dans les journaux, à la télévision, à la radio et dans les médias spécialisés;
• des dépliants et autres outils imprimés destinés à des publics variés (aînés, adolescents, parents, etc.);
• des ateliers d’éducation juridique utilisés dans près de 500 classes l’an dernier;
• des trousses éducatives téléchargeables pour les enseignants;
• des conférences pour divers groupes de citoyens et de professionnels.

Pour mener à bien sa mission, Éducaloi compte sur une vingtaine de professionnels aux expertises diverses, dont la majorité est membre du Barreau du Québec ou de la Chambre des notaires.

PROFIL DE POSTE

Coordonnateur administratif

NATURE DU TRAVAIL

Le Coordonnateur administratif a pour mandat de veiller à l’exécution efficace, proactive et en temps opportun des activités du bureau de façon à faciliter et à améliorer la portée et les actions de l’organisme. Cette personne soutient les membres de la direction et de l’équipe dans la réalisation de leurs propres fonctions. Le Coordonnateur administratif prend des initiatives en vue d'améliorer l'efficience et l'efficacité du bureau et propose des suggestions d'amélioration des processus.

Ce poste relève du Conseiller stratégique à la direction.

Ainsi, le Coordonnateur administratif assiste la direction et l’équipe d’Éducaloi dans la gestion quotidienne des affaires de l’organisation en matière de secrétariat, de finances, de gouvernance, de logistique et de ressources humaines et matérielles. Le Coordonnateur administratif :

• Répond aux demandes externes et internes et gère avec professionnalisme le service à la clientèle de l’organisation, entre autres :
  • accueille les visiteurs et assure la présence à la réception;
  • fait les recherches et pose les actions nécessaires pour répondre adéquatement aux demandes d’information du public ;
  • coordonne les relations avec les partenaires de l’organisation;
  • organise les réunions, les rencontres et les rendez-vous à la demande de la direction;
  • fait les suivis et les communications avec les gestionnaires de l’édifice et les autres fournisseurs.
• Voit à préparer la correspondance, les documents et les rapports dont a besoin la direction;
• Prépare, traite et archive les lettres et courriels reçus, et effectue les suivis requis;
• Organise les diverses réunions de l’équipe et du conseil d’administration, ainsi que certains événements corporatifs, en assurant le soutien, les préparatifs et les suivis requis;
• Assiste la direction dans la saine gestion financière de l’organisation pour les tâches courantes de comptabilité, ce qui implique, entre autres :
  • Conciliation des feuilles de temps;
  • Gestion d’un calendrier d’équipe, du traitement de la paie, de la conciliation bancaire et de l’émission de certains chèques;
  • Suivi des comptes de dépenses de l’équipe, de la facturation, et des comptes à payer et à recevoir;
  • Suivi des données attendues par le fournisseur de services comptables externe;
• Prépare l’accueil des nouveaux employés et étudiants et ouvre et met à jour les dossiers des employés et des étudiants;
• Gère offres de pige et de bénévolat et s'assure d’en tirer le maximum de profit au soutien de l’organisme;
• Assure la gestion d’inventaire et du matériel répondant aux besoins de toute l’équipe et gère les achats avec les fournisseurs;
• Assure le classement documentaire, les archives organisationnelles et la gestion efficace des inventaires d’outils produits par l’organisation;
• Garde l’œil sur les opportunités de financement, de subventions, de crédits d’impôts ou autres, permettant d’apporter une aide financière à l’organisation;
• Effectue toutes autres tâches de soutien connexes à la fonction.

COMPÉTENCES TECHNIQUES ET RELATIONNELLES

• Détenir un diplôme en bureautique, en administration générale ou dans un domaine pertinent;
• Posséder au moins 3 années d’expérience pertinente;
• Avoir une maîtrise avancée de la suite Microsoft Office;
• Avoir un excellent français et une bonne connaissance de l’anglais, à l’oral comme à l’écrit;
• Posséder des habiletés en communication orale et écrite et être habitué aux communications d’affaires;
• Être autonome et organisé;
• Avoir la capacité d’effectuer plusieurs tâches à la fois et de bien gérer les priorités et la pression;
• Avoir une grande facilité à travailler en équipe;
• Maîtriser la suite Adobe (Acrobat, inDesign, Photoshop, Illustrator) est un atout.

CONDITIONS DE TRAVAIL

• Lieu de travail : Montréal
• Date d'entrée en fonction : janvier 2018
• Statut de l'emploi : salarié

Vous devez postuler au plus tard le vendredi 5 janvier 2018, 17h00.

• Votre CV;
• Une lettre de présentation.

Seuls les candidats retenus pour une entrevue seront contactés.

Le genre masculin est utilisé sans discrimination et dans le seul but d’alléger le texte.