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CONTEXTE

Ce poste permet de soutenir les opérations quotidiennes du siège de Guerlain Canada ainsi que du département marketing.

RÔLE 

S’assurer du bon déroulement des opérations quotidiennes et soutenir les équipes de ventes et marketing.

RELATIONS 

• Travail avec les départements de ventes et marketing
• Accueil quotidien de visiteurs et point de contact avec nos clients pour du service à la clientèle (répondre aux demandes)

TÂCHES PRINCIPALES

Responsable pour les tâches administratives du siège et des voyages professionnels:

• Téléphone et accueil
• Gestion de manière centralisée la réservation d’hôtels et de vols
• Poste, impressions (y compris celles de livrets)
• Responsable pour la coordination de certains évènements corporatifs (convention nationale, rencontres, formations…)
• Responsable du bon fonctionnement quotidien du bureau (espaces communs, salle de rencontre…)

Support marketing:

• Créer des présentations,
• Aider l’équipe de formations en imprimant et reliant les livres de formations, créer et envoyer les invitations,
• Aider l’équipe marketing dans les designs graphiques et dans les documents marketing: édition pour la presse, points de ventes et publicités en-ligne, création de logos, support à l’équipe marketing pour visuels
• Ajouter les fichiers clients dans la base de données
• Responsable pour le service à la clientèle au Canada

Compétences et Savoir-Faire:

• Diplôme collégial ou universitaire
• Compétences en administration
• Bonne maitrise des outils Excel, PowerPoint, Word
• Connaissance de Photoshop et Illustrator un atout
• Bonne communication
• Bilingue Français et Anglais

Compétences Clés

• Organisation et gestion de priorités
• Crétivité et autonomie

Indicateurs de Performance

• Gestion à temps des taches administratives
• Qualité de production pour l’équipe marketing

CONTEXT

• in to support the ongoing operation of the Guerlain Head Office and making sure to support marketing department

ROLE 

• Ensures smooth functioning of office day-to-day
• Support the commercial and marketing teams

RELATIONS 

• Works closely with sales & marketing departments
• Daily reception of visitors and contact with customers for customer service requests

MAIN TASKS

Responsible for administrative tasks at head office and travels:

• Telephone & on-site reception,
• Manages the centralized hotel & flight reservation system,
• Mailing, books & prints
• Responsible for the coordination of specific corporate events (national convention, meetings, trainings…)
• Responsible for the functioning of office day-to-day (common area, meeting room, signage…)

Marketing support:

• Build presentations,
• Support training in printing & binding training books, creating, editing and sending invitations,
• Support marketing in graphic design & marketing documents: editing for press, POS and web ads, logo creation, support to mkt team for graphic questions,
• Enter customer file into database,
• Responsible for Customer Service in Canada

QUALIFICATIONS & SKILLS 

• College or university degree
• Administrative skills
• Good mastery of Excel, PowerPoint, Word tools
• Knowledge of Photoshop & Illustrator an asset
• Good communication skills
• French/ English fluent

KEY COMPETENCIES (CAREER ARCHITECT) 

• Organization & priority management
• Creativity & autonomy

PERFORMANCE INDICATORS

• Timely management of administrative tasks
• Quality of output for marketing team