Appuyé par un conseil d’administration engagé, notre organisme Les programmes éducatifs JA Québec (ou JA Québec) a pour mission d’inspirer et d’éduquer les jeunes sur l’entrepreneuriat, le monde du travail et la littératie financière afin de développer leurs aptitudes d’entrepreneurs et de leaders. Cet organisme à but non-lucratif existe depuis 55 ans au Québec et a un lien d’appartenance avec JA Canada et JA Worldwide. La famille des JA est présente dans 121 pays à travers le monde.

JA Québec cherche à combler le poste d’Adjointe, administration et programmes, en vue de soutenir l’expansion de son offre de services et de poursuivre sa mission éducative dans les écoles du Québec.

APERÇU DU POSTE

Relevant de la présidente-directrice générale, le(la) titulaire du poste joue un rôle de soutien important sur le plan administratif dans la conduite des activités quotidiennes de l’organisation, le support à la livraison des programmes ainsi que l’application des procédures pour le traitement des dons, les transactions bancaires et la facturation. Il(elle) est responsable de certains procédés administratifs principalement pour la structure provinciale et le bureau de Montréal, en plus d’assurer une liaison et un suivi administratif avec les bureaux régionaux. Elle apporte également un soutien ponctuel aux membres du personnel pour certains dossiers.

PRINCIPALES RESPONSABILITÉS

• Assurer un soutien administratif incluant la gestion des appels, des courriels et du courrier, la facturation, le paiement des factures, les envois postaux, la production des reçus et des lettres, ainsi que les suivis nécessaires pour le traitement des dons et les approbations;
• Gérer l’organisation des dossiers pour la comptabilité et travailler en étroite collaboration avec la technicienne comptable;
• Coordonner l’organisation des comités, des réunions d’équipe, des conférences téléphoniques et des assemblées du conseil d’administration;
• Soutenir la présidente-directrice générale dans la production de certains rapports et tableaux de suivis, la préparation de son compte de dépenses et la gestion de ses déplacements (réservations avion, train, hôtel);
• Soutenir la Responsable, gestion et développement des programmes pour les commandes et les livraisons du matériel éducatif et assurer les suivis nécessaires;
• Rédiger, à l’occasion, quelques courriels et lettres (modèles de base fournis);
• Assurer la gestion administrative des dons et commandites à recevoir pour nos événements et de l’envoi des billets, s’il y a lieu.
• Agir à titre de personne-ressource pour toutes demandes concernant les problèmes d’équipement technologique ou de matériel, les requêtes informatiques, les cartes d’accès, les contrats de service (imprimante, téléphonie et informatique) ainsi que les transactions avec notre institution financière et tous nos fournisseurs.
• Améliorer/mettre en place un système de classement efficace des dossiers administratifs internes.
• Assurer une saine liaison avec les bureaux régionaux relativement au suivi mensuel des processus administratifs et du support offert par le bureau provincial;
• Participer à mettre à jour des listes sur Excel en vue d’une importation dans une nouvelle base de saisie de données;
• S’approprier le logiciel de saisie de données et en assurer une saine gestion;
• Être en liaison avec ses collègues pour veiller au maintien de l’inventaire des fournitures de bureau;
• S’assurer que le bureau est propre et en ordre dans toutes les aires communes;
• Effectuer toutes autres tâches connexes.

COMPÉTENCES RECHERCHÉES

• Capacité à établir d’excellentes relations interpersonnelles;
• Souci à l’égard de la qualité de l’approche au téléphone et du travail d'équipe;
• Degré élevé d’efficacité, d’autonomie et de rigueur;
• Jugement, diplomatie et flexibilité;
• Dynamisme;
• Gestion du temps et respect des échéanciers et des priorités;
• Faire preuve de discrétion dans la gestion des dossiers confidentiels;
• Capacité à gérer des situations imprévues;
• Disponibilité hors des heures régulières de travail (rarement).

EXIGENCES

• Formation en secrétariat, administration, bureautique ou expérience de travail équivalente;
• 2 années d’expérience dans un poste similaire;
• Expérience en comptabilité de base (facturation, dépôts bancaires, suivis administratifs, saisie de données);
• Maîtrise des logiciels de la suite Microsoft Office, Excel et Word; connaissance de Power Point, un atout;
• Maîtrise du français; anglais fonctionnel.

CONDITIONS DE TRAVAIL

• Poste permanent, 30 heures par semaine du lundi au vendredi;
• Lieu de travail : Vieux-Montréal (Métro Square-Victoria, stationnement à proximité);
• Salaire : taux horaire entre 13 $ et 16 $, selon expérience; assurances et avantages sociaux compétitifs;
• Équipe passionnée, dynamique et créative;
• Entrée en fonction : fin août 2017 / début septembre.

Si ce poste vous intéresse, veuillez faire parvenir votre lettre de motivation et votre curriculum vitae d’ici le 11 août 2017, à 17 h 00. Seules les candidatures retenues seront contactées.