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RÔLE :

Le titulaire du poste est responsable de la coordination de l’événement bénéfice L’Expérience
Leucan. Il assure le développement de partenariats (recherche de commandites) pour l’événement
sous sa responsabilité et s’assure du respect des ententes effectuées auprès des commanditaires
partenaires. Il assure un soutien au niveau de la sollicitation de dons majeurs et planifiés.

ACTIVITÉS / RESPONSABILITÉS

Gestion d’événement
Logistique

  • Coordonne toutes les étapes de L’Expérience Leucan et assure le respect des échéanciers et des
    budgets;
  • Recrute, gère et supervise le travail des fournisseurs (soumissions, dépôts, prestation de services,
    aspects légaux, etc.);
  • Sollicitation et gestion du comité de ventes
  • À l’aide des outils de sollicitations développés pour l’événement et en synergie avec le comité des
    ambassadeurs, sollicite les commandites monétaires et en biens et services, prend part à la vente de tables et de billets, et recherche des lots pour l’encan;
  • Coordonne les réunions du comité de sollicitation (président d’honneur et ambassadeurs), prépare les ordres du jour, compile les listes de sollicitation, fourni les rapports de sollicitation à partir des renseignements disponibles et obtenus, et prépare les comptes rendus des réunions;
  • Prépare une communication hebdomadaire de mise à jour de l’état des sollicitations, des
    engagements et des ventes conclues, à l’intention des membres du comité de ventes;
  • Veille à la livraison des engagements de visibilité et autres avantages promis aux commanditaires et
    acheteurs de tables et billets;
  • Appui la direction dans le recrutement des bénévoles (président d’honneur, ambassadeurs,
    membres du comité, etc.) affectés à l’organisation de cet événement corporatif et demeure
    le lien avec eux pour répondre à leurs besoins;
  • Développe des stratégies pour assurer une croissance de l’événement approuvée et définie
    par la direction;
  • Effectue la recherche de commanditaires et assure le suivi des ententes préétablies.

Communications

  • Détermine les besoins en matière de communications, supervise la création et la mise à jour des
    différents éléments visuels de l’événement et de la mise en oeuvre avec l’équipe interne;
  • S’assure que le déroulement de l’événement répond aux objectifs et autres exigences de
    l’organisation;
  • Supervise la mise en oeuvre du plan de reconnaissance des différents intervenants : présidents
    d’honneur et ambassadeurs, acheteurs de tables et billets, commanditaires, donateurs, acheteurs
    d’items de l’encan silencieux.
  • Élabore et veille à la mise en oeuvre du plan de reconnaissance lié à cette activité en accord avec le plan de reconnaissance global de Leucan.

Soutien à la direction, sollicitations majeures et dons planifiés

  • Assure le lien entre le département des services aux familles et le département des sollicitations
    majeures et dons planifiés;
  • Effectue ou faire effectuer les recherches sur les donateurs actuels (historique de dons) et
    potentiels (fondations, compagnies, individus) dans la base de données PROPHIL ou autres
    sources d’information;
  • En collaboration avec la direction du département, prépare les demandes de sollicitations
    majeures (documents de demande de soutien et/ou remplir les formulaires);
  • Prépare la documentation nécessaire aux suivis aux donateurs: documents, lettres, etc.
  • Participe à des réunions, formations et conférences pertinentes sur les sollicitations majeures,
    les dons par testament et autres dons planifiés;
  • Fait le suivi personnalisé pour certains donateurs spécifiques, notamment les familles de
    Leucan;
  • Met en oeuvre le programme établi de dons planifiés et y apporte sa contribution par son
    expertise lorsqu’opportun;
  • Prend en charge la reconnaissance des donateurs majeurs et des successions (dons par
    testament);
  • Participe à diverses réunions et activités pertinentes liées à ses fonctions;
  • Effectue toutes autres tâches connexes.

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