Le coordonnateur aux ventes coordonne et effectue les diverses tâches reliées au soutien administratif des vice-présidents aux ventes. Il supporte également l’équipe de ventes (+-25) représentants) avec leurs diverses demandes.

De plus, il est responsable de gérer l’ensemble des activités reliées à l’organisation des multiples évènements des chaînes, bannières, grossistes, associations et ordre professionnel (colloque, séminaire, congrès, salons d’achat etc.) Il travaille en collaboration avec le marketing au développement des outils de ventes et promotionnelles

Principales tâches
Gestion de l'inventaire chez les grossistes

• Surveille régulièrement les inventaires des grossistes et procède au déplacement des produits entre les entrepôts.
• Travaille en étroite collaboration avec l'équipe de la logistique et du service clientèle afin d'optimiser le niveau des stocks chez les différents grossistes
• S'assure que les produits en B/O soient relâchés dès leur disponibilité, fait le suivi avec le service à la clientèle à cet effet.
• Communique avec les interfaces clients des différents grossistes et assure une communication optimale quant aux éléments suivants et ce sur une base quotidienne
• Responsable de la gestion des produits en B/O.
• Suggère des commandes afin d’assurer que les produits sont bien disponibles et en quantité suffisantes.
• Gère les listings des nouveaux produits.
• Gère l’accroissement de l'inventaire en fonction des nouveaux clients obtenus par la force de ventes etc.
• Gère les communications avec la force de ventes quant à la disponibilité des produits chez les grossistes et répond aux requêtes faites par les représentants.
• Communique au département d’accès au marché et aux représentants les nouveaux codes produits.
• Analyse les ventes et produit des rapports.
• A l’aide d’une recherche externe par l’entremise des liens développés avec les différents clients/grossistes valide les opportunités de marché en fonction des produits en pénurie chez les compétiteurs et les communique aux représentants et à l’équipe de gestion des ventes.

Support Administratif au Vice-Président aux Ventes

• Assiste les vice-présidents (es) aux ventes dans la préparation des réunions
  Prépare la documentation (binder, rapport de ventes, power point) nécessaire aux rencontres
• Offre le support pour les évènements Chaînes & Bannières, grossistes, Associations, Ordre professionnel
• Responsable des communications avec les différentes chaînes et bannières, ordres professionnels et associations en fonction des projets et mandats assignés. (Séminaire, congrès, colloques, salons d’achats, tournois de golfs, soupers de fondation, etc.)Responsable de la gestion de l’ensemble des activités (communications, réservations, restauration, hébergement, outils promotionnels, kiosque etc.)
• Lors de ces évènements supporte l’équipe de ventes avec l’organisation d’évènements spécifiques pour leurs clients et assure le suivi avec le département de la comptabilité pour la refacturation.
  Identifie les cadeaux promotionnels, cartes de remerciements, etc.
• Responsable des relations, des communications et de la négociation avec les divers fournisseurs, fait les demandes de soumissions, assure le suivi de la facturation.
• Prépare les listes clients et les rapports de ventes.
• Responsable de la gestion des kiosques, de leur entreposage et des communications avec les fournisseurs. S’assure de l’état fonctionnel du/des kiosques, bannières etc. Fait les recommandations de changement approprié. Propose des améliorations. Investigue nouveaux fournisseurs.
• Participe activement à ces rencontres à la demande des gestionnaires de ventes
  Soutien pour les budgets annuel, crée et maintien un outil de suivi des évènements par projet et fait le suivi mensuel des écarts et en informe les gestionnaires
• Agit à titre de personne contact pour l’équipe de ventes (25 représentants).
• Agit à titre de personnes ressources entre les ventes et les autres départements.
• Assiste les gestionnaires des ventes avec l’intégration et la formation des nouveaux représentants.
• Prépare tout le matériel/ les outils d’intégration.
• Reçoit les rapports hebdomadaires de l’équipe de ventes et fait le classement approprié.
• Responsable de la communication aux clients en regard des demandes de dons ou autres à la demande des gestionnaires de ventes.
• Participe activement aux bi-weekly JAMP News des différentes équipes de ventes et rédige les minutes des rencontres.
• Assure la Rédaction/transcription/traduction de divers documents, télécopies, courriels, mémos, notes de service, etc.
• Gère la documentation (ouverture et classement de document).
• Gère les communications (appels, courriels) à la demande des gestionnaires des ventes.
• Maintient à jour la liste des clients corporatifs et des fournisseurs.
• Gère les divers envois postaux de toute nature (ex. cartes de Noël), fax mailing etc.

Compétences

• Minimum de 5 ans d’expériences pertinentes au poste
• Formation scolaire : Baccalauréat en administration des affaires, ventes, marketing, gestion d’évènements.
• Excellente maîtrise de la suite MS Office (Word, Excel, Outlook, PPT)
• Parfaitement Bilingue (français/anglais -parlé/écrit) est essentiel
• Excellente grammaire française

Aptitudes

• Discret, capable d’assurer la confidentialité des dossiers
• Possède d’excellentes aptitudes interpersonnelles
• Aime et a une facilité à travailler en équipe
• Communique avec aisance autant de façon verbale que par écrit ainsi que par les différents médias (téléphone, courriel etc.)
• Ponctualité
• Disponibilité / flexibilité
• Capacité à travailler sous pression et à s’adapter régulièrement aux changements
• Organisé et grande capacité à gérer de multiples priorités et plusieurs projets en même temps
• Facilité d’adaptation
• Esprit de synthèse
• Ouverture d’esprit
• Orienté vers l’action
• Capacité à résoudre des problèmes et de trouver des solutions de façon autonome
• Capable de travailler avec un minimum de supervision
• Disponible à voyager occasionnellement au Canada pour les réunions de ventes

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Le recours au masculin pour désigner des personnes a comme seul but d’alléger le texte et identifie sans discrimination les individus des deux sexes